Verwaltung

Verwaltung

In der Verwaltung können Sie zu allen Bereichen individuelle Konfigurationen vornehmen.

Sie können u.a. Bezeichnungen, Typen oder Kategorien nach Ihren Bedürfnissen ändern oder weitere hinzufügen, individuelle Felder mit Zusatzinformationen anlegen oder definieren, welche Daten in Jobs bzw. Unterjobs übernommen werden sollen. Da ein Großteil dieser Konfigurationen selbsterklärend ist und/oder im Zuge dieser Anleitung unter den einzelnen Punkten bereits angesprochen wurden, wird hier nur auf bestimmte Punkte eingegangen.

Allgemein

Firma

Hinterlegen Sie hier Ihren Firmen-, Band- oder Vereinsnamen. Da dieser Name an vielen Stellen in CrewBrain angezeigt wird, sollte er Ihre Firma oder Band repräsentieren, darf jedoch vom Vertragspartner in der Vertragsverwaltung abweichen.

Wählen Sie hier das Logo aus, das einmal in der Desktop-Ansicht aber auch auf PDF-Ausdrucken und E-Mails angezeigt werden soll.

Unter "Bezeichnungen" können Sie, je nach Zielgruppe, die für Sie praktischere Terminologie wählen.

Außerdem können Sie hier verschiedene Einstellungen für Ihre PDF-Reports vornehmen.

Standorte / Abteilungen

Existieren in Ihrer Firma mehrere Standorte bzw. Abteilungen, können Sie sie hier anlegen und deren Standort- bzw. Abteilungsleiter und Mitarbeiter eintragen.

Benutzergruppen

Bis auf die Benutzergruppe “Administrator” können Sie hier die Rechte aller anderen Benutzergruppen definieren oder neue Gruppen anlegen. Mit den vielen Konfigurationsmöglichkeiten können Sie so die Hierarchie Ihres Unternehmens perfekt abbilden. Denn Schreibrechte können nicht nur “global”, sondern auch auf die eigene Abteilung oder unterstellte Mitarbeiter beschränkt, vergeben werden.  

In den Stammdaten können Sie diese Benutzergruppen Ihren Mitarbeitern zuweisen. Dabei kann ein Mitarbeiter auch mehreren Gruppen zugewiesen werden. In diesem Fall zählt für den Mitarbeiter die Gruppe mit dem “höchsten” Recht. Ist also ein Recht in einer der Gruppen auf “Schreiben” gesetzt, hat er Schreibrechte.

Kalender

Export

Freigegebene Termine von CrewBrain können automatisch auf Ihrer Homepage dargestellt werden. Der Abruf erfolgt als XML- oder JSON-Datei über https://demo.crewbrain.com/xml/termine . Geben Sie hier an, was genau auf die Homepage exportiert werden soll.

Ferien / Feiertage

Die hier eingetragenen Ferien-Zeiträume bzw. Feiertage werden im Kalender "Übersichten" angezeigt. Feiertage werden in der Berechnung der Arbeitszeiten und in Urlaubskontingenten berücksichtigt. Tragen Sie daher nur Feiertage ein, die in Ihrem Land/ Bundesland gelten. Nutzen Sie ansonsten die Funktion ‘Ferien’.Um nicht alles manuell eingeben zu müssen, können Sie hier auch eine iCal-Datei mit den entsprechenden Terminen hochladen. Entsprechende iCal-Dateien mit Ferien und Feiertagen für Ihr Land oder Bundesland finden Sie im Internet.

Bei den Feiertagen haben Sie außerdem die Möglichkeit weitere Kategorien hinzuzufügen.

Projekte

Projekt -ID

Entscheiden Sie hier, wie Ihre Projekte nummeriert werden sollen. Standartmäßig nummeriert CrewBrain alle Projekte mit einer aufsteigenden, lückenlosen Nummer.

Projekt-Typen

Hier können Sie verschiedene Projekt-Typen definieren, die mit einer speziellen Farbe im Kalender hervorgehoben werden. Im Kalender können Sie nach diesen Typen filtern. Außerdem können Sie die Projekt-Typen unterteilen.

Projekt-Status

Hier können Sie eigene Bezeichnungen für den Status Ihres Projekts hinterlegen.

Voreinstellungen

Hier können Sie Voreinstellungen zu den einzelnen Projekt-Typen vornehmen, die bei der Anlage neuer Projekte greifen soll. So können Sie hier entscheiden, ob die Titel für Jobs automatisch erzeugt werden sollen und welche Daten in Jobs übernommen werden sollen.

Zusatzinformationen

Fehlen Ihnen beim Anlegen eines Projekts Informationsfelder, können Sie diese hier anlegen. Diese Felder können Sie wahlweise als Pflichtfelder (ein solches Feld muss immer befüllt sein) oder als privates Feld (ein solches Feld ist nur für Disponenten sichtbar) definieren.

Jobs

Allgemein

Hier können Sie allgemeine Eintsellungen zu Jobs vornehmen.

Job-ID

Entscheiden Sie hier, wie Ihre Jobs nummeriert werden sollen.

Job-Status

Hier können Sie eigene Bezeichnungen für den Status Ihres Jobs hinterlegen.

Voreinstellungen

Hier können Sie für die einzelnen Job-Typen Voreinstellungen definieren, die bei der Anlage neuer Jobs greifen sollen. Dabei können Sie auch wählen, welche Daten automatisch oder nach Rückfrage aus einem Hauptjob in die Unterjobs übernommen werden soll.

Anfragen & Buchungen

Definieren Sie hier Ihre Einstellungen zu Anfragen & Buchungen

Zusatzinformationen

Fehlen Ihnen beim Anlegen eines Jobs Inforamtionsfelder, können Sie diese hier anlegen. Diese Felder können Sie wahlweise als Pflichtfelder (ein solches Feld muss immer befüllt sein) oder als privates Feld (ein solches Feld ist nur für Disponenten sichtbar) definieren.

Aufgaben

Vorlagen

Hier können Sie für einzelne Job-Typen Vorlagen definieren, die CrewBrain automatisch in neuen Jobs oder Projekten als Aufgabe erzeugt. Auf diese Weise können Sie mit automatisch erzeugten Checklisten Zeit sparen.

Zusatzinformationen

Fehlen Ihnen beim Anlegen einer Aufgabe Inforamtionsfelder, können Sie diese hier anlegen. Diese Felder können Sie wahlweise als Pflichtfelder (ein solches Feld muss immer befüllt sein) oder als privates Feld (ein solches Feld ist nur für Disponenten sichtbar) definieren.

Personal

Allgemein

Hier können Sie auswählen, ob beim Anlegen neuer Mitarbeiter automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten versendet werden soll.

Kategorien

Mitarbeiter können in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden. Diese helfen, die Mitarbeiter leichter zu filtern und einzuteilen. Hier können Sie die Kategorien benennen und weitere hinzufügen.

Dokumente

Hier können die Kategorien für die Dokumente der Mitarbeiter bestimmt oder neue angelegt werden. Diese kann man dann in den Stammdaten auswählen.

Arbeitsmittel

Hier können die Kategorien für die Arbeitsmittel der Mitarbeiter bestimmt oder neue angelegt werden. Diese kann man dann in den Stammdaten auswählen.

Dienstanweisungen/ Bestätigungen

Hier können Sie Ihren Mitarbeitern Weisungen oder auch Einverständniserklärungen zuweisen und bestätigen lassen. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick, welche Anweisungen und Bestätigungen die einzelnen Mitarbeiter gegeben haben und welche eventuell noch ausstehen.

Zertifikate

Definieren Sie hier, für wen welche Zertifikate Pflicht sind. Sie erhalten dann automatisch einen Hinweis, wenn ein Zertifikat fehlt oder ausgelaufen ist.

Preislisten für Mitarbeiter/ Freelancer

Hier können Sie Preislisten mit allgemeinen EK-Preisen für Ihre Mitarbeiter und Freelancer erstellen. Für Mitarbeiter, die nach Stunden oder Pauschalen abgerechnet werden, können diese Preislisten für den Abrechnungszeitraum in den Stammdaten übernommen werden.

Zusatzinformationen

Fehlen Ihnen in den Stammdaten der Mitarbeiter oder Diesntleister bestimmte Informationsfelder, können Sie diese hier anlegen. Diese Felder können Sie wahlweise als Pflichtfelder (ein solches Feld muss immer befüllt sein) oder als privates Feld (ein solches Feld ist nur für Disponenten sichtbar) definieren.

Kunden & Locations

Preislisten

Hier können Sie Preislisten für Kunden mit allgemeinen VK-Preisen Ihrer Mitarbeiter und Freelancer erstellen.

Zusatzinformationen

Fehlen Ihnen beim Anlegen von Kunden oder Locations bestimmte Informationsfelder, können Sie diese hier anlegen. Diese Felder können Sie wahlweise als Pflichtfelder (ein solches Feld muss immer befüllt sein) oder als privates Feld (ein solches Feld ist nur für Disponenten sichtbar) definieren.

Zeiterfassung

Stempeluhr

Hier kann die Zeiterfassung per Stempeluhr definiert oder deaktiviert werden. Erfolgt die Zeiterfassung per Stempeluhr zentral (z.B. an einem Tablet), müssen die Mitarbeiter eine PIN hinterlegen, mit der sie sich unter http://eigenedomain.crewbrain.com/stempeluhr  autorisieren.

Arbeitssicherheit

Jeder Unfall oder Vorfall, der Auswirkungen auf die Gesundheit eines Mitarbeiters hat, muss gem. DGUV Vorschrift (§24 Abs. 6 Vorschrift 1) dokumentiert werden. Auch für Covid-19 Tests könnte dies in Zukunft vorgeschrieben werden. CrewBrain bietet eine elektronische Verarbeitung dieser Informationen, sodass diese direkt vom Mitarbeiter im System gespeichert werden können.

Elektronisches Verbandbuch

Aktivieren Sie hier das elektronische Verbandbuch durch Setzen des Hakens. Jeder Mitarbeiter hat anschließend unter „Mein Account“ sowohl in der WebApp als auch in der Desktop-Ansicht einen neuen Menüpunkt, über den er die Vorfälle erfassen kann. Durch Klicken auf "weiteren Eintrag hinzufügen" können Sie auch hier Vorfälle erfassen.

Covid-19 Tests

Aktivieren Sie hier - durch Setzen des Hakens - dass Mitarbeiter Ihre Covid-19 Testergebnisse erfassen können. Jeder Mitarbeiter hat anschließend unter „Mein Account“ sowohl in der WebApp als auch in der Desktop-Ansicht einen neuen Menüpunkt, über den er die Tests erfassen kann. Da es sich bei den Testergebnissen um Gesundheitsdaten handelt geben Sie hier bitte an, nach wievielen Tagen die Ergebnisse und die Dokumente zu den Tests gelöscht werden sollen. Durch Klicken auf "weiteren Eintrag hinzufügen" können Administratoren hier auch Tests für andere Mitarbeiter erfassen.

Schnittstellen

Über die verschiedenen Schnittstellen können externe Programme automatisiert auf CrewBrain zugreifen (API) oder von CrewBrain automatisiert abgerufen werden (Eventworx, Epirent & Rentman).

API

Über unsere API-Schnittstelle können beliebige Daten in CrewBrain abgerufen und modifiziert werden. Die API bietet umfangreichen Zugriff auf nahezu alle Datenobjekte, wodurch CrewBrain einfach und schnell mit anderen Systemen verknüpft werden kann. Alle relevanten Informationen zur API inklusive Beschreibung der verfügbaren Endpunkte finden Sie in unserer API-Referenz.

Eventworx

Mit Hilfe der Eventworx-Schnittstelle können Daten aus dem Rental-Management-System von Eventworx an CrewBrain übertragen werden. Weitere Informationen finden Sie im zugehörigen Artikel Eventworx-Synchronisation.

Epirent

Auch für Epirent besteht eine automatische Schnittstelle, mit welcher Auftragsdaten aus dem Rental-Management-System Epirent übernommen werden können. Weitere Informationen finden Sie im zugehörigen Artikel Epirent-Synchronisation.

Rentman

Das Rental-Manamgent-System Rentman kann ebenfalls mit CrewBrain synchronisiert werden. Weitere Informationen finden Sie im zugehörigen Artikel Rentman-Synchronisation.

WebHooks

CrewBrain kann für verschiedene Aktionen sogenannte WebHooks auslösen. Diese ermöglichen es, die Daten direkt in anderen System weiterzuverarbeiten. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer API-Referenz.

Vertragsinformationen

Hier können die den Tarif jederzeit verlängern oder in einen höheren Tarif wechseln.

Möchten Sie den Tarif nicht verlängern, nehmen Sie einfach den Haken bei ‘Tarif automatisch verlängern’ heraus. Das ist auch am letzten Tag des Tarifs noch möglich.