Eventworx-Synchronisation
Für Kunden der Software "Eventworx" (https://www.eventworx.biz) bietet CrewBrain eine automatisierte Schnittstelle, über die Auftragsdaten automatisch nach CrewBrain übertragen werden können.
Synchronisation aktivieren
Um die Synchronisation zu aktivieren ist zunächst ein API-Token notwendig. Dieser kann in Eventworx unter Programmeinstellungen > API generiert werden und wird anschließend in CrewBrain unter Verwaltung > Schnittstellen > Eventworx hinterlegt. Ebenfalls notwendig ist die Angabe der Subdomain, unter der die Eventworx-Instanz erreichbar ist. Sind beide Felder gefüllt, kann der Abruf über "API-Abruf testen" getestet werden.
Basis-Einstellungen
Die Synchronisation bietet verschiedene Möglichkeiten, wie Angebote und Aufträge aus Eventworx nach CrewBrain synchronisiert werden können. Diese können wahlweise als Job oder als Projekt in CrewBrain angelegt werden.
Sowohl Angebote als auch Aufträge können übernommen werden, zudem können auf Wunsch nur Aufträge und Angebote übernommen werden, bei denen in Eventworx die Disposition aktiviert ist. Auf diese Weise lässt sich in Eventworx exakt definieren, welche Angeobte und Aufträge übernommen werden sollen.
Unterjobs
Hinsichtlich der Unterjobs kann gewählt werden, ob der Eventworx-Timetable als Unterjobs angelegt werden soll. Wird diese Option gewählt, so werden die Unterjobs auch dann angelegt, wenn keine Service-Positionen für diese Zeiträume vorgesehen sind. Sofern in Eventworx die Standard-Termine (Aufbau, Abbau, Anlieferung, etc.) verwendet werden, kann auch hier definiert werden, ob diese auch ohne Service-Positionen synchronisiert werden sollen.
Unabhängig von diesen Einstellungen werden Unterjobs bei der Synchronisation automatisch auf Basis der an den Service-Positionen im Auftrag hinterlegten Einsatzzeiten erzeugt und die Service-Anforderungen auf diese verteilt. Hierfür ist wichtig, dass das Mapping der Leistungen auf die CrewBrain-Kategorien vollständig ist (siehe Abschnitt Mapping).
Aufgaben
Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie auch die Aufgaben übernehmen wollen. Diese werden dann in CrewBrain angelegt, eine Rückmeldung an Eventworx (z.B. bei erledigten Aufgaben) ist nicht möglich.
Personal
Auch Personaldaten (Mitarbeiter, Freelancer & Dienstleister) können direkt aus Eventworx übernommen werden. Hierbei ist zu wählen zwischen "Nur neues Personal" oder "Werte regelmäßig aktualisieren". Wird die zweite Variante gewählt, so werden Änderungen in CrewBrain immer mit dem nächsten Lauf der Synchronisation überschrieben. In diesem Fall ist Eventworx also das führende System für die Personal(stamm)daten.
Mapping
Termin-Status
Eventworx verfügt je Angebot und Auftrag über ein Status-Feld. Für jeden dieser Status kann in den Einstellungen definiert werden, ob Angebote oder Aufträge mit diesem Status synchronisiert werden sollen. Zudem lässt sich im hinteren Bereich der Tabelle wählen, mit welchem Status die daraus erstellten Jobs oder Projekte in CrewBrain angelegt werden sollen.
Termin-Typen
Über den Button "Eventworx-Kategorien abrufen" können alle in Eventworx hinterlegten Kategorien abgerufen werden. Wie auch bei den Status kann je Kategorie definiert werden, ob ein Angebot oder Auftrag mit einer bestimmten Kategorie synchronisiert werden soll oder nicht. Ebenfalls kann angegeben werden, welcher Termintyp in CrewBrain verwendet werden soll.
Hinweis: CrewBrain kann je Job oder Projekt nur einen Typ zuordnen, in Eventworx können jedoch mehrere Kategorien vergeben werden. In diesem Fall betrachtet der Sync-Prozess lediglich die erste Kategorie. Es macht daher Sinn, auch in Eventworx immer maximal eine Kategorie zu verwenden.
Kategorien
Unter dem Punkt "Kategorien" wird das Mapping der Eventworx-Leistungen zu den CrewBrain-Kategorien (z.B. Tontechniker, Lichttechniker, etc.) vorgenommen. Zunächst können über den Button "Eventworx-Leistungen abrufen" die Leistungen abgerufen werden. Anschließend kann für jede Leistung definiert werden, ob die synchronisiert werden soll und wenn ja, welche CrewBrain-Kategorie dafür verwendet werden soll.
Manueller und automatischer Sync
Der Synchronisationsprozess läuft automatisch alle 2-3 Stunden und hält die Daten somit immer aktuell. Zudem gibt es in CrewBrain in den Kalender-Ansichten oben ein Synchronisations-Symbol, über welches der Prozess auch manuell (für den gesamten Datenbestand) gestartet werden kann. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn gerade ein neuer Auftrag im Quellsystem erstellt wurde.
Zusätzlich zu dieser Möglichkeit, den Sync-Prozess zu starten gibt es das selbe Icon auch in allen synchronisierten Jobs. Dort kann über ein Menü entweder die Synchronisation für diesen einen Job angestoßen, das Angebot bzw. der Auftrag direkt in Eventworx aufgerufen oder die Synchronisation für diesen Job bzw. dieses Projekt pausiert werden.
Synchronisation pausieren
Wird die Synchronisation in einem Job oder Projekt über das Kontextmenü pausiert, werden keine Änderungen mehr aus Eventworx übernommen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn manuell Änderungen in CrewBrain vorgenommen werden, die nicht mehr zu den ursprünglich aus Eventworx übertragenen Daten passen.