Rentman-Synchronisation
Für Kunden der Software "Rentman" (https://rentman.io) bietet CrewBrain eine automatisierte Schnittstelle, über die Projektdaten automatisch nach CrewBrain übertragen werden können.
Synchronisation aktivieren
Um die Synchronisation zu aktivieren ist zunächst ein API-Token notwendig. Dieser kann in Rentman generiert werden und wird anschließend in CrewBrain unter Verwaltung > Schnittstellen > Rentman hinterlegt. Anschließend kann der Abruf über "API-Abruf testen" getestet werden.
Basis-Einstellungen
Die Synchronisation bietet verschiedene Möglichkeiten, wie Projekte aus Rentman nach CrewBrain synchronisiert werden können. Diese können wahlweise als Job oder als Projekt in CrewBrain angelegt werden. Außerdem lässt sich definieren, ob der Planungs- oder Gebrauchszeitraum aus Rentman für die Jobs & Projekte in CrewBrain verwendet werden soll.
Unterjobs
Unterjobs werden bei der Rentman-Synchronisation automatisch auf Basis der Projekte, Unterprojekte und Projektfunktionen erzeugt. Hierzu berücksichtigt CrewBrain auch die jeweils hinterlegten Zeiträume.
Personal
Auch Personaldaten (Mitarbeiter und Freelancer) können direkt aus Rentman übernommen werden. Hierbei ist zu wählen zwischen "Nur neues Personal" oder "Werte regelmäßig aktualisieren". Wird die zweite Variante gewählt, so werden Änderungen in CrewBrain immer mit dem nächsten Lauf der Synchronisation überschrieben. In diesem Fall ist Rentman also das führende System für die Personal(stamm)daten.
Account Manager
In Rentman kann ein Account-Manager definiert werden, welcher wahlweise als Disponent oder Projektleiter nach CrewBrain synchronisiert werden kann.
Mapping
Termin-Typen & Termin-Status
Sowohl die Termin-Typen als auch die Termin-Status können individuell gemappt werden. Hierfür werden die Daten zunächst aus Rentman abgerufen und anschließend festgelegt, ob eine Synchronisation stattfinden soll und wenn ja, mit welchem Wert diese Projekte in CrewBrain angelegt werden sollen.
Wird bei einem Typ oder Status im Bereich "Synchronisieren" die Option "Nein" gewählt, so wird in der Regel das gesamte Projekt oder Unterprojekt nicht synchronisiert.
Kategorien
Unter dem Punkt "Kategorien" wird das Mapping der Rentman-Funktionen zu den CrewBrain-Kategorien (z.B. Tontechniker, Lichttechniker, etc.) vorgenommen. Zunächst können über den Button "Rentman Funktionen abrufen" die Funktionen abgerufen werden. Anschließend kann für jeden Service definiert werden, ob er synchronisiert werden soll und wenn ja, welche CrewBrain-Kategorie dafür verwendet werden soll.
Leider bietet die Rentman API keinen sauberen Zugriff auf die in der Datenbank hinterlegten Funktionen. Aus diesem Grund ruft CrewBrain die 300 zuletzt in Rentman verwendeten Funktionen ab und gruppiert diese nach Namen. Die Liste kann daher auch Funktionen enthalten, die möglicherweise gar nicht mehr aktuell sind.
Zusatzinformationen
In Rentman können Nutzer individuelle Zusatzdatenfelder anlegen. Auch diese können nach CrewBrain übernommen werden. Wichtig ist hierfür, die technische ID des Extra-Eingabefeldes aus Rentman zu ermitteln. Diese kann als Spalte in der Liste der Extra-Eingabefelder in Rentman eingeblendet werden ("Spalten anpassen"). Für jede ID kann dann gewählt werden, in welches Feld in CrewBrain die Information übernommen werden soll.
Manueller und automatischer Sync
Der Synchronisationsprozess läuft automatisch alle 2-3 Stunden und hält die Daten somit immer aktuell. Zudem gibt es in CrewBrain in den Kalender-Ansichten oben ein Synchronisations-Symbol, über welches der Prozess auch manuell (für den gesamten Datenbestand) gestartet werden kann. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn gerade ein neuer Auftrag im Quellsystem erstellt wurde.
Zusätzlich zu dieser Möglichkeit, den Sync-Prozess zu starten gibt es das selbe Icon auch in allen synchronisierten Jobs. Dort kann über ein Menü entweder die Synchronisation für diesen einen Job angestoßen oder die Synchronisation für diesen Job bzw. dieses Projekt pausiert werden.
Synchronisation pausieren
Wird die Synchronisation in einem Job oder Projekt über das Kontextmenü pausiert, werden keine Änderungen mehr aus Rentman übernommen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn manuell Änderungen in CrewBrain vorgenommen werden, die nicht mehr zu den ursprünglich aus Rentman übertragenen Daten passen.