DATEV-Export
Dank des DATEV-Exports können Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter direkt an Ihr Steuerbüro weiterleiten. Unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" oder "Abrechnung" können Sie oben rechts die Daten im DATEV-Format herunterladen. Einzelne Mitarbeiter können dabei aktiviert oder deaktiviert werden und für das Steuerprogramm "Lohn + Gehalt" wird außerdem der Export auf Monats- statt Tagesbasis unterstützt.
Konfiguration des Exports
Klären Sie zunächst mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro, welches Steuerprogramm genutzt wird. Die Schnittstelle unterstützt derzeit die DATEV-Lösungen "Lodas" und "Lohn + Gehalt". Zudem benötigen Sie eine Liste der relevanten Lohnarten.
Unter Verwaltung > Zeiterfassung > Datev-Export können dann entsprechende Profile für verschiedene Personaltypen mit unterschiedlichen Lohnarten erstellen. Diese können in den Stammdaten unter "Abrechnung & Zeiterfassung" über einen Abrechnungszeitraum den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Im Zuge der Umstellung auf die neue Zeiterfassung werden die Lohnarten künftig nicht mehr im DATEV-Profil, sondern in den Kategorien für die Lohn- und Gehaltsbestandteile unter Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile hinterlegt. Um die Abwärtskompatibilität zu gewährleisten stehen die Felder im DATEV-Profil jedoch weiterhin zur Verfügung und sollten auch dort zusätzlich ausgefüllt werden.
Benötigt Ihr Steuerbearter Informationen, die der Export aktuell nicht liefert, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Daten exportieren
Sowohl unter Zeiterfassung als auch unter Abrechnung finden Sie oben ein Download-Symbol. Über dieses Download-Symbol können Sie auch die DATEV-Dateien herunterladen.
Die DATEV-Dateien stehen Ihnen Mitarbeiterbezogen (aus der Abrechnung oder Zeiterfassung eines Mitarbeiters) oder auch für alle oder ausgewählte Mitarbeiter (aus der Übersicht der Abrechnung oder Zeiterfassung) zur Verfügung. So können Sie Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro die Dateien für alle Mitarbeiter "am Stück" übermitteln.
Import in DATEV
Der Import der Dateien in DATEV erfolgt über den sog. ASCII-Import. Dieser ermöglicht das Importieren von ASCII-Dateien in unterschiedlichen Formaten, hier muss ggf. nach dem richtigen Format gesucht werden.
Die Reihenfolge der Felder in der Schnittstellendatei ist für die beiden Systeme wie folgt:
Lodas
- Tagesanzahl (immer 1)
- Tag (immer der erste Tag des Monats, da für Lodas nur die Monatserfassung unterstützt wird)
- Anzahl der Stunden
- Personalnummer
- Lohnart
- Ausfallschlüssel
- Leerfeld
- Leerfeld
- Leerfeld
Bei den letzten drei Feldern handelt es sich um Leerfelder, die für CrewBrain nicht relevant sind, im DATEV-Standardformat jedoch vorkommen. Der Import sollte diese Felder automatisch ignorieren. Ist dies nicht der Fall können hier beliebige optionale Feldtypen gewählt werden.
Lohn + Gehalt
- Personalnummer
- Tag des Monats (nur gefüllt bei Kalendererfassung)
- Ausfallschlüssel
- Lohnart
- Anzahl Stunden (nur gefüllt bei Kalendererfassung)
- Wert (die Anzahl der Stunden bei Monatserfassung)
- Tagesanzahl (immer 1, nur gefüllt bei Kalendererfassung)
Der Import unterscheidet sich minimal zwischen der Kalender- und Monatserfassung. Es werden immer alle Felder übergeben, je nach Variante sind unterschiedliche Felder entsprechend leer (DATEV-Standard).