Abrechnung und Zeiterfassung

CrewBrain unterstützt verschiedene Varianten zur Mitarbeiter-Abrechnung und Zeiterfassung. Diese Varianten beziehen sich in der Regel auf das Angestelltenverhältnis des Mitarbeiters. Freelancer oder Minijobber werden beispielsweise meist nach Stunden, Pauschalen oder Tagessätzen abgerechnet, für Festangestellte wird ein Gleitzeitkonto geführt.

Erst wenn die Abrechnungsart in den Stammdaten hinterlegt ist, kann der Mitarbeiter - manuell oder per Stempeluhr - an der Zeiterfassung teilnehmen.

Konfiguration

Wichtige Grundvoraussetzung für die Verwendung der Abrechnung und Zeiterfassung ist die Konfiguration eines Abrechnungszeitraums für den Mitarbeiter oder Freelancer. Dieser kann in den Stammdaten im Profil des Mitarbeiters oder Freelancers unter dem Punkt Abrechnung & Zeiterfassung angelegt werden.

Abrechnungszeiträume bilden die vertragliche Situation mit einem Mitarbeiter oder Freelancer ab. Entsprechend verfügen sie über einen Gültigkeitszeitraum und bei Änderungen im Vertragsverhältnis (beispielsweise eine Erhöhung oder Verringerung der Stundenzahl) muss ein neuer Abrechnungszeitraum angelegt werden. Dieser Zeitraum muss exakt auf das Datum datiert werden, ab welchem die Änderung im Vertrag greift. Auch eine rückwirkende Änderung (Rückdatierung) ist möglich.

Änderungen an einem Abrechnungszeitraum wirken sich immer auf die bereits erfassten Arbeitszeiten aus. Bitte prüfen Sie daher immer genau, ob eine Änderung des Zeitraums richtig ist oder ob ein neuer Zeitraum ab einem bestimmten Datum angelegt werden müsste.

Damit das historische Zeitkonto auch nach einer Umwandlung z.B. von einem Mitarbeiter zu einem Freelancer noch korrekt angezeigt wird, ist der Typ des Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Zeitraums hinterlegt. Nach der Umwandlung eines Mitarbeiters oder Freelancers muss daher ein neuer Zeitraum angelegt werden, damit das Zeitkonto korrekt berechnet wird.

Varianten

• keine Abrechnung
• Abrechnung nach Stunden- oder Pauschallohn (Jobbasiert)
• Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert)
• Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

Anwendungsbeispiele

Festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit

Wir gehen hier von einer 40-Stunden-Woche mit fixem Gehalt aus.

Abrechnungsart: Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

Gültigkeitsdatum: das ist entweder der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt, der Tag ab dem die Lohnabrechnung mit CrewBrain beginnt oder der Tag, ab dem es eine Änderung im Arbeitsvertrag gibt.

Arbeitstage: die Tage Montag - Freitag anhaken - wir gehen von einer "normalen" Arbeitswoche von 5 Tagen à 8 Stunden aus. Das schließt nicht aus, dass der Mitarbeiter auch mal am Wochenende arbeitet und Zeiten erfasst. Es besagt nur, dass der Mitarbeiter 5 Tage mit - in diesem Fall - 8 Soll-Stunden pro Woche (= 40 Stunden)arbeitet.

Gehalt: pro Monat eintragen

Arbeitszeit: 8 Stunden pro Tag

Urlaub / Krank, Feiertage: 0 Stunden

Gleitzeitkonto: hat ein Festangestellter in der Regel. Bringt er schon Gleitzeitstunden mit, geben Sie diese als Startwert an.

Ob der Mitarbeiter am automatischen Pausenabzug teilnimmt, Pausen bezahlt bekommt oder ob mit Kappung gearbeitet wird, hängt von Ihrer Arbeitsweise bzw. dem Arbeitsvertrag ab.

Mit Soll-Tagen wird hier nicht gearbeitet. Diesen Wert also auf 0,00 belassen.

Mini-Jobber

Abrechnungsart: Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

Gültigkeitsdatum: das ist entweder der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt, der Tag ab dem die Lohnabrechnung mit CrewBrain beginnt oder der Tag, ab dem es eine Änderung im Arbeitsvertrag gibt.

Arbeitstage: müssen nicht zwingend angehakt werden, da die Arbeitszeit pro Tag auf 0 Stunden gesetzt wird. Ggf. die Arbeitstage, so wie sie im Arbeitsvertrag stehen, anhaken.

Gehalt: pro Stunden eintragen

Maximalbetrag: 520€. Bedenken Sie, dass der Mitarbeiter, nach Erreichen des Maximalbetrages, keine Zeiten mehr erfassen kann.

Arbeitszeit: 0 Stunden pro Tag

Urlaub / Krank, Feiertage: 0 Stunden

Gleitzeitkonto: ein Minijobber hat in der Regel kein Gleitzeitkonto. Falls doch, müssen die Auszahlungen jeden Monat erfasst werden.