Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

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Die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto gibt es in CrewBrain bereits seit längerer Zeit. Mit der neuen Logik für die Zeiterfassung bieten wir nun eine optimierte Variante, die folgende Probleme der bisherigen Zeiterfassung löst:

  • Flexiblere Optionen für Zuschläge (künftig: Gehaltsbestandteile)
  • Pausenabzug bei Schichten über Mitternacht
  • Auswertungsmöglichkeiten für Ruhezeiten und andere Zeitverstöße

Diese Abrechnungsart gilt i.d.R. für alle fest Angestellten, Minijobber, Werkstudenten usw. Hierunter fallen i.d.R. alle, die mit einem Vertrag an ihr Unternehmen gebunden sind.

Basisdaten

Die Konfiguration der neuen Logik für die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto ist in weiten Teilen identisch mit der bisherigen. Ist die neue Logik im Abrechnungszeitraum gewählt, sind zunächst die folgenden Informationen zu hinterlegen:

  • Gültig ab (ggf. mit Befristung)
  • Arbeitstage (i.d.R. Montag bis Freitag, auch bei Teilzeit-Mitarbeitern - siehe Arbeitszeit)
  • Gehalt zzgl. Lohnnebenkosten (für die Berechnung in der Statistik)
    • Beim Gehalt kann zwischen einem fixen und einem variablen Gehalt unterschieden werden. In Deutschland ist i.d.R. nur das fixe Gehalt relevant.
    • Sie haben die Möglichkeit einen Maximalbetrag zu definieren. Dies kann z.B. für 520€-Kräfte relevant sein. Bei der Jobplanung wird dieser Betrag geprüft, sodass bereits im Anfragedialog erkennbar ist, wann der Betrag für einen Monat erreicht ist und der Mitarbeiter nicht mehr angefragt oder gebucht werden soll.
  • Arbeitszeit (Stunden pro Tag, Woche oder Monat)
    • Eine wöchentliche Arbeitszeit sollte auf eine 5-Tage-Woche heruntergerechnet und so pro Tag hinterlegt werden.
    • Bei Verwendung der Option "pro Woche" wird die Sollzeit immer Sonntags abgezogen. Hier ist darauf zu achten, dass der Arbeitsbeginn ein Montag sein muss oder alternativ mit einem Startwert zu arbeiten ist.
    • Eine klassische 40-Stunden-Woche sollte immer mit "8 Stunden pro Tag" hinterlegt werden. Bei abweichenden Stunden für einzelne Tage können die Tage individuell definiert werden.
  • Arbeitszeit für Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage
    • Wird die Arbeitszeit pro Tag berechnet, kann dieser Wert auf 0 belassen werden
    • Bei einer monatlichen Arbeitszeit muss hier der vertraglich festgelegte Wert für Urlaubstage hinterlegt werden
    • Erhält der Mitarbeiter keinen Ausgleich für Feiertage (da dies z.B. durch einen Tarifvertrag ausgeschlossen ist), kann auch dies an der Stelle hinterlegt werden. Das System kann dann z.B. anstelle des Feiertagsausgleichs nur die Feiertagszuschläge berechnen.

Gleitzeitkonto

Für das Gleitzeitkonto gibt es drei Optionen:

  • Gleitzeit aus vorherigem Zeitraum fortschreiben (Standard)
  • Startzeit für Gleitzeit (wird benötigt, wenn ein Startwert aus einem vorherigen System übernommen werden soll)
  • Kein Gleitzeitkonto erstellen

Sollen später Änderungen am Zeitkonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Überstundenauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Gleitzeitkonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.

Pausenabzug

CrewBrain ist in der Lage, Pausen automatisch abzuziehen sofern das gesetzliche Minimum durch den Mitarbeiter für einen Tag nicht erreicht wurde. Die neue Logik kann diesen Pausenabzug auch für Schichten über Mitternacht korrekt berechnen. Voreingestellt ist die derzeit in Deutschlang gültige Regelung (30 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit und weitere 15 Minuten ab 9 Stunden).

Der Pausenabzug sollte keinesfalls die Erfassung von Pausen durch die Mitarbeiter ersetzen. Er soll die Mitarbeiter lediglich dazu anhalten, die Pausen sauber zu erfassen, da ihnen das "sparen" von Pausen keinen Vorteil bringt. Dennoch ist der exakte (und vom Mitarbeiter erfasste) Nachweis von Pausen rechtlich unumgänglich und sollte nicht durch den automatischen Pausenabzug ersetzt werden. Zudem können automatisch abgezogene Pausen nicht bei der Berechnung der Gehaltsbestandteile (Zuschläge) berücksichtigt werden da das System nicht weiß, wann die Pause stattgefunden hat.

Gleitender Abzug

Hier wird die Pause nicht direkt nach einer Arbeitszeit von 6h und einer Minute komplett abgezogen, sondern die nächsten Minuten laufen auf die Pause, bis der Schwellenwerte erreicht ist.

Sofortiger vollständiger Abzug

Bei dieser Variante wird ab einer Arbeitszeit von 6h und einer Minute die halbe Stunde Pause komplett abgezogen.

Kappung

Es gibt zwei Varianten der Kappung, einmal täglich und einmal monatlich. Die tägliche Kappung kann beispielsweise genutzt werden, um die Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Tag zu begrenzen. Auch hier gilt wie beim Pausenabzug: dies sollte nicht als Standard sondern nur als Ausnahme genutzt werden, um die Mitarbeiter zur Einhaltung der arbeitsrechtlichen Regeln zu bewegen.

Bei der monatlichen Kappung gibt es drei verschiedene Varianten. Neben der Kappung auf eine maximale Anzahl an Überstunden (=Gleitzeit) gibt es zwei Varianten der fixen Kappung. Eine funktioniert auf Monatsbasis und kappt somit maximal die Mehrstunden aus dem aktuellen Monat während die andere auf Gleitzeitbasis funktioniert und somit über mehrere Monate auch dann den Saldo reduziert, wenn in diesen Monaten weniger gearbeitet wurde aber noch ein Zeitguthaben aus früheren Monaten besteht.

Soll-Tage

Die Berechnung von Soll-Tagen funktioniert analog der Berechnung der Gleitzeit, jedoch wird hier nur auf die Tage (=Buchungen) multipliziert mit dem Abrechnungsfaktor geschaut. Diese Felder sind nur relevant, wenn die Mitarbeiter auf Tagesbasis anstelle von Stundenbasis angestellt sind. Da gesetzlich trotzdem nur die Erfassung der Stunden zählt, werden die Soll-Tage immer nur zusätzlich aber nicht ausschließlich erfasst und angezeigt.

Gehaltsbestandteile (z.B. Zuschläge & Zulagen)

Die wichtigste Neuerung in der neuen Logik für die Zeiterfassung sind die Gehaltsbestandteile. Diese ersetzen die bisherige Zuschlagslogik, können jedoch auch für andere Zwecke genutzt werden. Gehaltsbestandteile können entweder für jeden Mitarbeiter individuell oder zentral als Definitionen in der Verwaltung hinterlegt werden (empfohlene Variante, unter Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Definitionen). Die in der Verwaltung definierten Gehaltsbestandteile können dann bei beliebigen Mitarbeitern ausgewählt werden und gelten somit global.

Bevor die ersten Gehaltsbestandteile angelegt werden, sollten zunächst Kategorien für diese Bestandteile angelegt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Kategorien). Jeder Kategorie können später beliebig viele Gehaltsbestandteile zugeordnet werden, diese werden in der Abrechnung und an anderen Stellen gruppiert angezeigt. Typische Kategorien wären "Nachtarbeit", "Sonntagsarbeit" oder "Feiertagsarbeit", wenn unterschiedlich Hohe Zuschläge gelten und diese gesondert ausgewertet werden sollen kann es aber auch sinnvoll sein, beispielsweise "Nachtarbeit 25%" und "Nachtarbeit 40%" getrennt anzulegen.

Näheres zur Konfiguration der Gehaltsbestandteile erfahren Sie auf der entsprechenden Unterseite.

Arbeitszeit

Hier können Sie einstellen, welche Zeit zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt werden soll. Hier wird unterschieden zwischen Ist-Zeiten, also den tatsächlich erfassten Zeiten und den Vorgabe-Zeiten, also den geplanten Zeiten. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nur Ist-Zeiten für die Berechnung nutzen. (Benutzer müssen Arbeitszeiten erfassen)
  • Vorgabe- und Ist-Zeiten für die Berechnung nutzen (Vorgabe-Zeiten werden genutzt, wenn keine Zeiten erfasst werden)
  • Nur Vorgabe-Zeiten für die Berechnung nutzen (Arbeitszeiten werden nur informativ erfasst)

Zeiterfassung

In diesem Abschnitt kann definiert werden, wie der Mitarbeiter oder Freelancer an der Zeiterfassung teilnehmen darf (z.B. durch manuelle Erfassung oder durch Stempeln an den Stempeluhren).

Urlaub

Auch der Urlaub des Mitarbeiters kann im Abrechnungszeitraum hinterlegt werden. Analog zum Gleitzeitkonto gibt es auch hier die Möglichkeit, einen Startwert zu definieren. Dies kann verschiedene Gründe haben:

  • Übernahme aus einem Vorsystem
  • Befristete Verträge
  • Unterjähriger Start, wenn eine abweichende als vom System berechnete Anzahl an Tagen gewährt werden soll (z.B. wegen Rundungsdifferenzen)

Ist ein Startwert gesetzt, so wird dieser vom System als tatsächlicher Wert herangezogen, unabhängig von der Laufzeit des Abrechnungszeitraums. Es erfolgt somit beispielsweise auch keine automatische Kürzung, wenn der Zeitraum später befristet wird.

Sollen später Änderungen am Urlaubskonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Urlaubsauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Urlaubskonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.