Abrechnung

Abrechnungen

Je nachdem, welche Abrechnungsart für einen Mitarbeiter in den Stammdaten hinterlegt wurde, findet man ihn unter dem Menüpunkt “Abrechnungen” oder “Zeiterfassung”. Bei der “Abrechnung nach Stunden- oder Pauschallohn” findet man ihn unter “Abrechnungen”, bei der “Arbeitszeiterfassung  mit Gleitzeitkonto” unter “Zeiterfassung”.  

Unter dem Menüpunkt “Abrechnungen” können Monats-, Wochen- oder Jahresabrechnungen in einer Übersicht aller Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister, oder gefiltert nach einzelnen Mitarbeitern, Freelancern oder Dienstleistern, eingesehen werden. In jeder Übersicht werden die Jobs mit den dazugehörigen Arbeitszeiten angezeigt und aus der in den Stammdaten hinterlegten Lohnabrechnung berechnet. Lassen Sie sich einen einzelnen Mitarbeiter anzeigen, um dessen Arbeitszeiten zu genehmigen. Alternativ können unten alle Zeiten eines Mitarbeiters in einem Schritt freigegeben oder abgelehnt werden. Dies ist in der Wochen- und Monatsansicht möglich. Setzen Sie einen Haken bei  “Mitarbeiter ohne Verdienst” (allgemeine Übersicht) oder “Jobs ohne Arbeitszeiten” (einzelner Mitarbeiter) wird Ihnen angezeigt, für welche Jobs der entsprechende Mitarbeiter noch keine Zeiten erfasst hat.  

Setzen Sie einen Haken bei “Monat abgerechnet” ist dies auch für den entsprechenden Mitarbeiter durch einen grünen Balken in der Abrechnung sichtbar. Wer einen Monat "abrechnen" bzw. "abschließen" darf, kann über die Benutzergruppen (Verwaltung > Allgemein > Benutzergruppen > Abrechnung & Zeiterfassung) definiert werden. Somit ist es z.B. möglich, Personen aus der Personalabteilung mit dieser Funktion zu betrauen.

Die Abrechnung kann im PDF-Format angezeigt und gedruckt werden. Auch ist eine Dateiausgabe in anderen Formaten möglich (CSV-, XLSX- oder Datev-Format).

Zeiten anlegen

Innerhalb der Monatsabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters, Freelancers oder Dienstleisters können, durch Klicken auf das Pluszeichen oben rechts, “unabhängige Zeiten” (Arbeitszeiten, die sich auf keinen bestimmten Job beziehen) oder “Arbeitszeiten” (bezogen auf einen Job, ein Projekt oder eine Aufgabe) für den gewählten Monat erfasst werden. Geben Sie dazu die Zeitkategorie, optional die Tätigkeit, und Datum und Uhrzeit ein. Je nach Einstellungen müssen die Zeiten erst noch genehmigt werden.

Urlaub anlegen

Innerhalb der Monatsabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters, Freelancers oder Dienstleisters können, durch Klicken auf das Pluszeichen oben rechts, Urlaubzeiträume hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf “weiteren Urlaub hinzufügen", geben Sie den Zeitraum, optional den Grund und die Kategorie ein. Letzteres ist für die Erfassung im richtigen Zeitkonto relevant (Urlaubs- oder Gleitzeitkonto). Ist der Urlaub nicht ganztägig, nehmen Sie den Haken an entsprechender Stelle raus und geben einen Zeitraum ein. Auch "täglich wiederkehrende Zeiträume" können hier eingestellt werden.

Krankmeldung anlegen

Innerhalb der Monatsabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters, Freelancers oder Dienstleisters können Sie, durch Klicken auf das Pluszeichen oben rechts, Krankmeldungen erfassen. Klicken Sie dazu auf “weitere Krankmeldung hinzufügen”, geben Sie den Zeitraum und den Grund ein und laden Sie die entsprechende Krankmeldung als Dokument hoch.

Auszahlung

Innerhalb der Monatsabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters, Freelancers oder Dienstleisters können Sie, durch Klicken auf das Pluszeichen oben rechts, erfassen, wie Salden  ausgeglichen bzw. angepasst werden sollen. Entweder in Form von Urlaubstagen, oder als Auszahlung. Im Falle der Abrechnung beziehen sich die Salden auf die Urlaubstage und das Gehaltskonto, bei der Zeiterfassung auf Urlaubstage und das Stundenkonto. Bei der Zeiterfassung kann man außerdem ein Tages-Konto führen, dann können auch ganze Tage ausbezahlt werden.

DATEV-Export

Mit dem DATEV-Export können die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für die DATEV-Produkte "Lodas" und "Lohn + Gehalt" exportiert werden. Der Export kann über das Download-Icon oben rechts aufgerufen werden. Dabei können einzelnen Mitarbeiter aktiviert oder deaktiviert werden. Außerdem wird für "Lohn + Gehalt" auch der Export auf Monats- statt auf Tagesbasis unterstützt.

Unter Verwaltung > Zeiterfassung > Datev-Export können Sie unterschiedliche Datev-Profile erstellen (z.B. für Festangestellte oder Mini-Jobber usw.), die Sie Ihren Mitarbeitern dann in den Stammdaten > Abrechnung & Zeiterfassung vergeben können.