Abrechnung und Zeiterfassung

CrewBrain unterstützt verschiedene Varianten zur Mitarbeiter-Abrechnung und Zeiterfassung. Diese Varianten beziehen sich in der Regel auf das Angestelltenverhältnis des Mitarbeiters. Freelancer werden beispielsweise meist nach Stunden, Pauschalen oder Tagessätzen abgerechnet, für Festangestellte wird ein Gleitzeitkonto geführt.

Erst wenn die Abrechnungsart in den Stammdaten hinterlegt ist, kann der Mitarbeiter - manuell oder per Stempeluhr - an der Zeiterfassung teilnehmen.

Konfiguration

Wichtige Grundvoraussetzung für die Verwendung der Abrechnung und Zeiterfassung ist die Konfiguration eines Abrechnungszeitraums für den Mitarbeiter oder Freelancer. Dieser kann in den Stammdaten im Profil des Mitarbeiters oder Freelancers unter dem Punkt Abrechnung & Zeiterfassung angelegt werden.

Abrechnungszeiträume bilden die vertragliche Situation mit einem Mitarbeiter oder Freelancer ab. Entsprechend verfügen sie über einen Gültigkeitszeitraum und bei Änderungen im Vertragsverhältnis (beispielsweise eine Erhöhung oder Verringerung der Stundenzahl) muss ein neuer Abrechnungszeitraum angelegt werden. Dieser Zeitraum muss exakt auf das Datum datiert werden, ab welchem die Änderung im Vertrag greift. Auch eine rückwirkende Änderung (Rückdatierung) ist möglich.

Änderungen an einem Abrechnungszeitraum wirken sich immer auf die bereits erfassten Arbeitszeiten aus. Bitte prüfen Sie daher immer genau, ob eine Änderung des Zeitraums richtig ist oder ob ein neuer Zeitraum ab einem bestimmten Datum angelegt werden müsste.

Damit das historische Zeitkonto auch nach einer Umwandlung z.B. von einem Mitarbeiter zu einem Freelancer noch korrekt angezeigt wird, ist der Typ des Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Zeitraums hinterlegt. Nach der Umwandlung eines Mitarbeiters oder Freelancers muss daher ein neuer Zeitraum angelegt werden, damit das Zeitkonto korrekt berechnet wird.

Varianten

• keine Abrechnung
• Abrechnung nach Stunden- oder Pauschallohn (Jobbasiert)
• Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert)
• Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

Anwendungsbeispiele

Festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit

Festangestellte(r) in Vollzeit

Wir gehen hier von einer 40-Stunden-Woche mit fixem Gehalt aus.

• Abrechnungsart: Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

• Gültigkeitsdatum: das ist entweder der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt, der Tag ab dem die Lohnabrechnung mit CrewBrain beginnt oder der Tag, ab dem es eine Änderung im Arbeitsvertrag gibt.

• Arbeitstage: die Tage Montag - Freitag anhaken - wir gehen von einer "normalen" Arbeitswoche von 5 Tagen à 8 Stunden aus. Das schließt nicht aus, dass der Mitarbeiter auch mal am Wochenende arbeitet und Zeiten erfasst. Es besagt nur, dass der Mitarbeiter 5 Tage mit - in diesem Fall - 8 Soll-Stunden pro Woche (= 40 Stunden)arbeitet.

• Gehalt: pro Monat eintragen

• Arbeitszeit: 8 Stunden pro Tag

• Urlaub / Krank, Feiertage: 0 Stunden

• Gleitzeitkonto: hat ein Festangestellter in der Regel. Bringt er schon Gleitzeitstunden mit, geben Sie diese als Startwert an.

Mini-Jobber

Mini-Jobber

• Abrechnungsart: Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)

• Gültigkeitsdatum: das ist entweder der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt, der Tag ab dem die Lohnabrechnung mit CrewBrain beginnt oder der Tag, ab dem es eine Änderung im Arbeitsvertrag gibt.

• Arbeitstage: alle Tage anhaken, da ansonsten für alle Tage "frei" eingetragen würde. Das Anhaken der Arbeitstage ist für Mini-Jobber irrelevant, sofern sie keine separaten Urlaubstage bekommen, da die Arbeitszeit pro Tag auf 0 Stunden gesetzt wird. Ggf. die Arbeitstage, so wie sie im Arbeitsvertrag stehen, anhaken. Relevant wird das Anhaken der einzelnen Arbeitstage nur, wenn der Mini-Jobber separat Urlaubstage bekommen soll, damit das System weiß, für welchen Tag Urlaub gegeben werden soll.

• Gehalt: pro Stunden eintragen

• Maximalbetrag: 538 €. Bedenken Sie, dass der Mitarbeiter, nach Erreichen des Maximalbetrages, keine Zeiten mehr erfassen kann.

• Arbeitszeit: 0 Stunden pro Tag

• Urlaub / Krank, Feiertage: 0 Stunden

• Gleitzeitkonto: ein Minijobber hat in der Regel kein Gleitzeitkonto. Falls doch, müssen die Auszahlungen jeden Monat erfasst werden.

Festangestellte(r) mit Monats-Soll-Stunden

Angestellter mit Monats-Soll-Stunden

Wir gehen hier von einem Monats-Soll von 150 Stunden und einem fixem Gehalt aus.

• Abrechnungsart: Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (Tagesbasiert - neue Logik)
• Gültigkeitsdatum: das ist entweder der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt, der Tag ab dem die Lohnabrechnung mit CrewBrain beginnt oder der Tag, ab dem es eine Änderung im Arbeitsvertrag gibt.
• Arbeitstage: in der Regel die Arbeitstage Montag - Freitag anhaken oder so, wie es im Arbeitsvertrag festgehalten ist. Das schließt nicht aus, dass der Mitarbeiter auch mal am Wochenende arbeitet und Zeiten erfasst. Es besagt nur, an wie vielen Tagen pro Woche mit Soll-Arbeitszeit gerechnet wird.
• Gehalt: pro Monat eintragen
• Arbeitszeit: die Arbeitszeit pro Monat (150 Stunden) idealerweise "auf Arbeitstage aufteilen". Dadurch rechnet das System die Soll-Arbeitszeit entsprechend herunter auf die einzelnen Tage. Wird die Arbeitszeit nicht auf Arbeitstage aufgeteilt, muss zwingend ein Wert für Urlaub / Krank und Feiertage hinterlegt werden.
• Urlaub / Krank, Feiertage: hat man die Arbeitszeit auf Arbeitstage aufgeteilt, den Wert auf 0 belassen. Ansonsten den entsprechenden Wert, der pro Tag als Soll- und Ist-Zeit berechnet wird, eintragen.