Die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto gibt es in CrewBrain bereits seit längerer Zeit. Mit der neuen Logik für die Zeiterfassung bieten wir nun eine optimierte Variante, die folgende Probleme der bisherigen Zeiterfassung löst:
Diese Abrechnungsart gilt in der Regel für alle fest Angestellten, Minijobber, Werkstudenten usw. Hierunter fallen i.d.R. alle, die mit einem Vertrag länger an ihr Unternehmen gebunden sind. Nur noch die Freelancer werden i.d.R. nach Stunden und Pauschalen abgerechnet.
Die Konfiguration der neuen Logik für die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto ist in weiten Teilen identisch mit der bisherigen. Ist die neue Logik im Abrechnungszeitraum gewählt, sind zunächst die folgenden Informationen zu hinterlegen:
Für das Gleitzeitkonto gibt es drei Optionen:
Sollen später Änderungen am Zeitkonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Überstundenauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Gleitzeitkonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.
Wählen Sie hier die Definition ihrer Pausenregelung aus, die Sie ggf. vorher unter Verwaltung > Zeiterfassung > Pausen angelegt haben.
Stimmt ihre Pausenregelung mit der gesetzlich vorgegebene deutschen Pausenregelung überein (30 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit und weitere 15 Minuten ab 9 Stunden), können Sie diese voreingestellte Definition übernehmen.
Wählen Sie hier die Definition ihrer Kappung aus, die Sie ggf. vorher unter Verwaltung > Zeiterfassung > Kappung angelegt haben.
Sollten Sie nicht mit Kappungen arbeiten, dann wählen Sie hier die voreingestellt Definition “Keine Kappung” aus.
Die Berechnung von Soll-Tagen funktioniert analog der Berechnung der Gleitzeit, jedoch wird hier nur auf die Tage (=Buchungen) multipliziert mit dem Abrechnungsfaktor geschaut. Diese Felder sind nur relevant, wenn die Mitarbeiter auf Tagesbasis anstelle von Stundenbasis angestellt sind. Da gesetzlich trotzdem nur die Erfassung der Stunden zählt, werden die Soll-Tage immer nur zusätzlich aber nicht ausschließlich erfasst und angezeigt.
Die wichtigste Neuerung in der neuen Logik für die Zeiterfassung sind die Gehaltsbestandteile. Diese ersetzen die bisherige Zuschlagslogik, können jedoch auch für andere Zwecke genutzt werden. Gehaltsbestandteile können entweder für jeden Mitarbeiter individuell oder zentral als Definitionen in der Verwaltung hinterlegt werden (empfohlene Variante, unter Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Definitionen). Die in der Verwaltung definierten Gehaltsbestandteile können dann bei beliebigen Mitarbeitern ausgewählt werden und gelten somit global.
Bevor die ersten Gehaltsbestandteile angelegt werden, sollten zunächst Kategorien für diese Bestandteile angelegt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Kategorien). Jeder Kategorie können später beliebig viele Gehaltsbestandteile zugeordnet werden, diese werden in der Abrechnung und an anderen Stellen gruppiert angezeigt. Typische Kategorien wären "Nachtarbeit", "Sonntagsarbeit" oder "Feiertagsarbeit", wenn unterschiedlich Hohe Zuschläge gelten und diese gesondert ausgewertet werden sollen kann es aber auch sinnvoll sein, beispielsweise "Nachtarbeit 25%" und "Nachtarbeit 40%" getrennt anzulegen.
Näheres zur Konfiguration der Gehaltsbestandteile erfahren Sie auf der entsprechenden Unterseite.
Hier können Sie einstellen, welche Zeit zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt werden soll. Hier wird unterschieden zwischen Ist-Zeiten, also den tatsächlich erfassten Zeiten und den Vorgabe-Zeiten, also den geplanten Zeiten. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
In diesem Abschnitt kann definiert werden, wie der Mitarbeiter oder Freelancer an der Zeiterfassung teilnehmen darf (z.B. durch manuelle Erfassung oder durch Stempeln an den Stempeluhren).Hier kannn
Auch der Urlaub des Mitarbeiters kann im Abrechnungszeitraum hinterlegt werden - in Tagen pro Jahr oder in Stunden pro gearbeiteter Stunde. Wird letzteres angehakt, wird ein Urlaubsstundenkonto geführt, welches sich mit jeder gearbeiteten Stunde erhöht und durch Urlaubstage reduziert wird. Hier unser Video-Short dazu.
Analog zum Gleitzeitkonto gibt es auch hier die Möglichkeit, einen Startwert zu definieren. Dies kann verschiedene Gründe haben:
Hier unser Video-Short dazu.
Ist ein Startwert gesetzt, so wird dieser vom System als tatsächlicher Wert herangezogen, unabhängig von der Laufzeit des Abrechnungszeitraums. Es erfolgt somit beispielsweise auch keine automatische Kürzung, wenn der Zeitraum später befristet wird.
Sollen später Änderungen am Urlaubskonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Urlaubsauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Urlaubskonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.
Hier kann man die Überwachung von Auslgeichstagen aktivieren. Für jeden Sonn- oder Feiertag, an dem gearbeitet wurde, wird ein Ausgleichstag gezählt. Ein zusätzliches Urlaubskonto ermöglicht es, diesen Zähler wieder zu reduzieren. Die dafür notwendige Urlaubskategorie muss ggf. manuell angelegt werden mit dem Zeitkonto “Ausgleichstag”. ( Verwaltung > Urlaub & Abwesenheiten > Kategorien).
Hier unser Video-Short dazu.
Das Urlaubskonto der Ausgleichstage ist für den Mitarbeiter oder mit den entsprechenden Rechten unter dem Menüpunkt Zeiterfassung sichtbar.
Liegen bereist Ausgleichstage vor, können diese mit dem entsprechenden Startwert hinterlegt werden.