Die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto gibt es in CrewBrain bereits seit längerer Zeit. Mit der neuen Logik für die Zeiterfassung bieten wir nun eine optimierte Variante, die folgende Probleme der bisherigen Zeiterfassung löst:
Diese Abrechnungsart gilt in der Regel für alle fest Angestellten, Minijobber, Werkstudenten usw. Hierunter fallen i.d.R. alle, die mit einem Vertrag länger an ihr Unternehmen gebunden sind. Nur noch die Freelancer werden i.d.R. nach Stunden und Pauschalen abgerechnet.
Die Konfiguration der neuen Logik für die Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto ist in weiten Teilen identisch mit der bisherigen. Ist die neue Logik im Abrechnungszeitraum gewählt, sind zunächst die folgenden Informationen zu hinterlegen:
Für das Gleitzeitkonto gibt es drei Optionen:
Sollen später Änderungen am Zeitkonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Überstundenauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Gleitzeitkonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.
CrewBrain ist in der Lage, Pausen automatisch abzuziehen sofern das gesetzliche Minimum durch den Mitarbeiter für einen Tag nicht erreicht wurde. Die neue Logik kann diesen Pausenabzug auch für Schichten über Mitternacht korrekt berechnen. Voreingestellt ist die derzeit in Deutschlang gültige Regelung (30 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit und weitere 15 Minuten ab 9 Stunden).
Der Pausenabzug sollte keinesfalls die Erfassung von Pausen durch die Mitarbeiter ersetzen. Er soll die Mitarbeiter lediglich dazu anhalten, die Pausen sauber zu erfassen, da ihnen das "sparen" von Pausen keinen Vorteil bringt. Dennoch ist der exakte (und vom Mitarbeiter erfasste) Nachweis von Pausen rechtlich unumgänglich und sollte nicht durch den automatischen Pausenabzug ersetzt werden. Zudem können automatisch abgezogene Pausen nicht bei der Berechnung der Gehaltsbestandteile (Zuschläge) berücksichtigt werden da das System nicht weiß, wann die Pause stattgefunden hat.
Hier wird die Pause nicht direkt nach einer Arbeitszeit von 6h und einer Minute komplett abgezogen, sondern die nächsten Minuten laufen auf die Pause, bis der Schwellenwerte erreicht ist.
Bei dieser Variante wird ab einer Arbeitszeit von 6h und einer Minute die halbe Stunde Pause komplett abgezogen.
Es gibt zwei Varianten der Kappung, einmal täglich und einmal monatlich. Die tägliche Kappung kann beispielsweise genutzt werden, um die Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Tag zu begrenzen. Auch hier gilt wie beim Pausenabzug: dies sollte nicht als Standard sondern nur als Ausnahme genutzt werden, um die Mitarbeiter zur Einhaltung der arbeitsrechtlichen Regeln zu bewegen.
Bei der monatlichen Kappung gibt es drei verschiedene Varianten. Neben der Kappung auf eine maximale Anzahl an Überstunden (=Gleitzeit) gibt es zwei Varianten der fixen Kappung. Eine funktioniert auf Monatsbasis und kappt somit maximal die Mehrstunden aus dem aktuellen Monat während die andere auf Gleitzeitbasis funktioniert und somit über mehrere Monate auch dann den Saldo reduziert, wenn in diesen Monaten weniger gearbeitet wurde aber noch ein Zeitguthaben aus früheren Monaten besteht.
Die Berechnung von Soll-Tagen funktioniert analog der Berechnung der Gleitzeit, jedoch wird hier nur auf die Tage (=Buchungen) multipliziert mit dem Abrechnungsfaktor geschaut. Diese Felder sind nur relevant, wenn die Mitarbeiter auf Tagesbasis anstelle von Stundenbasis angestellt sind. Da gesetzlich trotzdem nur die Erfassung der Stunden zählt, werden die Soll-Tage immer nur zusätzlich aber nicht ausschließlich erfasst und angezeigt.
Die wichtigste Neuerung in der neuen Logik für die Zeiterfassung sind die Gehaltsbestandteile. Diese ersetzen die bisherige Zuschlagslogik, können jedoch auch für andere Zwecke genutzt werden. Gehaltsbestandteile können entweder für jeden Mitarbeiter individuell oder zentral als Definitionen in der Verwaltung hinterlegt werden (empfohlene Variante, unter Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Definitionen). Die in der Verwaltung definierten Gehaltsbestandteile können dann bei beliebigen Mitarbeitern ausgewählt werden und gelten somit global.
Bevor die ersten Gehaltsbestandteile angelegt werden, sollten zunächst Kategorien für diese Bestandteile angelegt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Gehaltsbestandteile > Kategorien). Jeder Kategorie können später beliebig viele Gehaltsbestandteile zugeordnet werden, diese werden in der Abrechnung und an anderen Stellen gruppiert angezeigt. Typische Kategorien wären "Nachtarbeit", "Sonntagsarbeit" oder "Feiertagsarbeit", wenn unterschiedlich Hohe Zuschläge gelten und diese gesondert ausgewertet werden sollen kann es aber auch sinnvoll sein, beispielsweise "Nachtarbeit 25%" und "Nachtarbeit 40%" getrennt anzulegen.
Näheres zur Konfiguration der Gehaltsbestandteile erfahren Sie auf der entsprechenden Unterseite.
Hier können Sie einstellen, welche Zeit zur Berechnung der Arbeitszeit genutzt werden soll. Hier wird unterschieden zwischen Ist-Zeiten, also den tatsächlich erfassten Zeiten und den Vorgabe-Zeiten, also den geplanten Zeiten. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
In diesem Abschnitt kann definiert werden, wie der Mitarbeiter oder Freelancer an der Zeiterfassung teilnehmen darf (z.B. durch manuelle Erfassung oder durch Stempeln an den Stempeluhren).
Auch der Urlaub des Mitarbeiters kann im Abrechnungszeitraum hinterlegt werden. Analog zum Gleitzeitkonto gibt es auch hier die Möglichkeit, einen Startwert zu definieren. Dies kann verschiedene Gründe haben:
Ist ein Startwert gesetzt, so wird dieser vom System als tatsächlicher Wert herangezogen, unabhängig von der Laufzeit des Abrechnungszeitraums. Es erfolgt somit beispielsweise auch keine automatische Kürzung, wenn der Zeitraum später befristet wird.
Sollen später Änderungen am Urlaubskonto vorgenommen werden (beispielsweise für Auszahlungen o.ä.) kann dies direkt über den Menüpunkt "Zeiterfassung" als Urlaubsauszahlung erfasst werden. In diesen Fällen ist keine Änderung am Abrechnungszeitraum notwendig. Der Startwert für das Urlaubskonto sollte daher nur einmalig gesetzt und dann dauerhaft fortgeschrieben werden.