Jobs

Die drei Ebenen

Grundlegend für die Eventplanung ist das Erstellen von Jobs. Jobs erstellt man, indem man im Kalender auf das Datum klickt oder, alternativ, über das Pluszeichen oben rechts. Ein so erstellter Job ist erstmal ein Einzeljob. Legt man innerhalb des Jobs Unterjobs an, wird der Einzeljob automatisch zu einem Hauptjob. Gemeinsam mit Projekten lassen sich somit bis zu drei Ebenen abbilden.

Beispiel:

1. Projekt  (die Tour eines internationalen Künstlers)
2. Hauptjob  (die Stationen der Tour: Hamburg, München, etc.)
3. Unterjob (die einzelnen Schichten an den Stationen: Aufbau, Veranstaltung, Abbau)

Wie viele Ebenen braucht man

Wie viele der Ebenen Sie nutzen hängt in erster Linie von der Größe bzw. Dauer des Jobs ab, oder wie genau Sie ihn strukturieren möchten. Teilweise macht es auch Sinn, ein Projekt zu den Jobs zu erstellen, um einen Überblick zu haben, was an Kosten oder Arbeitszeiten z.B. innerhalb eines Jahres entstanden ist. So kann man z.B. Projekte für bestimmte Kunden, Locations, etc. anlegen und darunter die einzelnen Events als Haupt- und Unterjobs anlegen. Über das Icon „Statistik“ im Projekt kann man sich dann die gesamten Arbeitszeiten, Personalkosten, Reisekosten oder auch Spesen ausgeben lassen, die für eine bestimmte Location oder einen bestimmten Kunden angefallen sind.

Sollten Sie bei der Strukturierung Ihrer Jobs Schwierigkeiten haben, wenden Sie sich gerne an unseren Support.

Die nächst untere Ebene anlegen

Schnellerfassung

Wichtig beim Erstellen der nächst unteren Ebene (von Projekt auf Hauptjob oder von Hauptjob auf Unterjob) ist immer die Schnellerfassung. Auf diese Weise können Sie weitere Jobs sehr schnell anlegen. Generell gilt, dass man Unterjobs immer dann anlegt, wenn Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten da sein sollen.

Wenn Sie mit mehreren Ebenen arbeiten denken Sie immer daran, dass sich alle Mitarbeiter stets in der untersten Ebene befinden sollten. Eine Ausnahmen besteht, wenn Sie Ihre Mitarbeiter erstmal für die Zeit des Hauptjobs blocken. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. das Datum einer Veranstaltung schon kennen, aber die genaue Planung noch nicht steht. Dann können Sie Ihre Mitarbeiter für den Zeitraum der Veranstaltung schon mal buchen, damit Sie für den Zeitraum geblockt sind. Steht dann die genauere Planung, können Sie, über den Personalplan, Ihre Mitarbeiter mit einem Klick aus dem Hauptjob wieder herausnehmen und sie auf die einzelnen Unterjobs verteilen. Im Zuge dessen kann es vorkommen, dass sich die Mitarbeiter kurzfristig in Haupt- und Unterjobs befinden.

Jobs anlegen

Jobs legen Sie an, indem Sie entweder im Kalender auf ein Datum klicken - wenn das nicht unter Verwaltung > Kalender > Allgemein auf Projekte geändert wurde - oder indem Sie oben rechts auf das Plus klicken und einen Job anlegen. In beiden Fällen öffnet sich eine Maske, in der Sie den kompletten Job inklusive Personal, Unterjobs, Zeiterfassung u.v.m. erstellen können.

Informationen und Schnelleinstieg

Informationen

Auf der linken Seite der Maske werden als erstes alle Job relevanten Informationen eingegeben. Dazu gehören der Titel, das Datum, eventuelle die Zeitzone (falls der Job ein einer abweichenden Zeitzone stattfindet), der Typ und der Status. Typ und Status können unter Verwaltung > Jobs > Job-Typen bzw. Job-Status individualisiert werden.

Den Disponent, den Kunden, die Location und den Projektleiter können Sie direkt Ihrer Datenbank entnehmen, oder im sich öffnenden Fenster neu anlegen, indem Sie unten auf das Plus klicken und alle relevanten Informationen eingeben.

Unter Verwaltung > Jobs > Zusatzinformationen können Sie weitere individuelle Informationsfelder anlegen.

Für noch detailliertere Informationen können Sie außerdem eine Beschreibung hinterlegen (hier ist die Verwendung von Textvorlagen möglich), Dokumente hochladen (Sie entscheiden, für wen diese freigegeben werden) und Kommentare schreiben. Die Kommentarfunktion agiert dabei wie ein Chat, bei dem Sie bei jedem Kommentar entscheiden können, ob ihn alle, oder nur die Disponenten oder Projektleiter sehen können. Selbst geschriebene Kommentare können im Nachhinein bearbeitet oder gelöscht werden. Mit den entsprechenden Zugriffsrechten können auch fremde Kommentare bearbeitet oder gelöscht werden. Auch im Chat können Dokumente hochgeladen werden.

Schnelleinstieg

Wenn Sie die Maske eines neuen Jobs das erste Mal öffnen, sehen Sie auf der rechten Seite drei verschiedene Varianten, die Möglichkeiten darstellen, wie Sie Ihren Job weiterplanen möchten. Handelt es sich um einen kleinen Job, für den Sie "nur" ein paar Mitarbeiter brauchen, dann gehen Sie auf Personalbedarf planen. Haben Sie einen größeren Job mit mehreren Unterjobs oder verschiedenen Schichten, dann gehen Sie auf Produktion bzw. eine Tour planen. Oder wollen Sie erst einmal anfragen, welche Mitarbeiter für Ihren Job zur Verfügung stehen? Die Wahl hängt davon ab, was das Ziel Ihres Jobs ist. Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, werden Sie direkt auf die richtige Seite weitergeleitet. Bei "Personalbedarf planen" (Ein-Tages-Job) können Sie direkt angeben, wie viele Mitarbeiter pro Kategorie Sie für Ihren Job brauchen. Bei "Produktion oder Tour planen" (Mehrtagesjob) gelangen Sie direkt auf die Seite zum Planen von Unterjobs bzw. Schichten. Bei "Mitarbeiter anfragen" werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt.

Mitarbeiter disponieren

In jedem Job können Sie Mitarbeiter anfragen, eintragen oder direkt buchen.

Weitere Einstellungen

Übersicht Job-Icons

In jedem Job finden Sie oben rechts eine ganze Reihe von Icons, die Sie bei der übersichtlichen Planung und Verwaltung Ihres Jobs unterstützen:

• Mitarbeiter
• Unterjobs
• Übersicht
• Aufgaben
• Arbeitszeiten
• Locations
• Rechnungsbeilage
• Gefährdungsbeurteilung
• Reisekosten
• Homepage-Export
• Aufwandserfassung
• Statistik

Individuelle Tabs

Wenn Sie unter Verwaltung > Jobs > individuelle Tabs einen oder mehrere dieser Tabs erstellt haben, tauchen diese ebenfalls, mit dem entsprechenden Icon, oben rechts im Jobdialog auf. Mit diesen individuelle Tabs können weitere Informationen wie bsplw. Zeit-, Material-, Gästelisten oder weitere Zusatzdatenfelder individuell angelegt werden. Die Inhalte der individuellen Tabs können hier, im Job, aus einem beliebigen anderen Job oder Projekt kopiert bzw. importiert werden.

Eine automatische Sortierung der Zeilen ist möglich. Klicken Sie dazu einmal auf die jeweilige Titelzeile einer Tabelle. Die so eingestellte Sortierung wird beim Speichern übernommen und beim nächsten Mal automatisch angezeigt.

Daten herunterladen

Daten herunterladen

Hier finden Sie alle wichtigen Job-Daten im CSV oder XLSX-Format. Diese Tabellen können Sie bearbeiten und so zusammenfügen, wie Sie es brauchen.

Druckansicht (PDF)

Wenn Sie einen Job angelegt haben, Mitarbeiter dazu angefragt, eingetragen oder gebucht haben und dann auf "speichern" klicken, können Sie sich über die Druckansicht oben rechts veschiedene Mitarbeiterlisten ausgeben lassen. Dazu gehören eine Jobübersicht, ein Personalplan, die Statistik, Unterschriftenlisten, Ausgabelisten, Meldelisten, Zeitnachweise, Aufgabenlisten, Auftragsbestätigungen und eine Liste für Covid-19 Tests. Bei fast allen Listen können Sie auswählen, welche Informationen enthalten sein sollen.

Mitarbeiter kontaktieren

Anfrage- und Buchung-Email senden

Über das E-Mail-Symbol werden beim Anfrage- und Buchungsprozess hier die entsprechenden Mails versendet. Ohne das aktive Versenden dieser Mails werden im neuen Anfragedialog Mitarbeiter / Freelancer / oder Dienstleister nicht angefragt oder gebucht. Neben jedem Mitarbeiter, der an dem Job beteiligt ist, sehen Sie ein E-Mail-Symbol mit einem roten X. Erst wenn die Anfrage- oder Buchungsmail aktiv versendet wurde, verschwindet dieses Symbol und Sie wissen so, dass die entsprechende Mail rausgegangen ist.

Ausschreibung-Email senden

Ausschreibungs-Email

Wollen Sie für einen Job alle Mitarbeiter, Freelancer und / oder Dienstleister der benötigten Kategorien auf einmal anfragen, dann senden Sie ihnen hier eine Ausschreibungs-Email. Treffen mehrere Kategorien für eine Person zu, so wird nur eine E-Mail für den Job mit allen Kategorien Versand. Die Empfänger der Ausschreibung können sich nun im Job aktiv anbieten und so auf die Ausschreibung antworten. Anschließend kann der Disponent oder Projektleiter wählen, welche dieser Personen er final buchen möchte.

Sendet man die Ausschreibungs-Email aus einem Hauptjob oder Projekt heraus, ermöglicht dies die Ausschreibung einer Tour oder eines Projekts in einem einzigen Schritt. Außerdem ist es möglich, der Email einen Freitext hinzuzufügen.

Lesen Sie hier, wie Sie die Ausschreibung-Email Schritt für Schritt versenden und dabei die richtigen Mitarbeiter selektieren.

Freitext-Email senden

Senden Sie hier eine Freitext-Email an ein oder mehrere Empfänger. Sie können hier auch aus Ihren Textvorlagen wählen.

Bestätigungs-Email senden

Haben Sie Ihren Job schon vor längerer Zeit geplant und sind Sie sich jetzt nicht mehr sicher, ob alle Beteiligten auch anwesend sein werden, dann schicken Sie Ihnen eine Bestätigungsmail. Damit erhalten alle gebuchten Mitarbeiter eine Mail bzw. Push-Benachrichtigung, in der sie ihre Teilnahme am Job aktiv bestätigen müssen.

Job kopieren

Kopieren

Da man in CrewBrain keine Vorlagen erstellen kann, lösen wir dieses Problem mit Hilfe der Kopierfunktion. Sollen sich also bestimmte Jobs wiederholen, können Sie diese oben rechts kopieren. Die Intervalle können Sie dabei selber bestimmen. Von einmalig bis täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder beispielsweise jeden zweiten Dienstag eines Monats.

Sie können dabei einen Titel wählen und auswählen, was genau übernommen werden soll. Unter anderem können Sie wählen ob die Unterjobs, die Mitarbeiter oder Dokumente übernommen werden sollen. Auch der Job-Status kann individuell gewählt werden.

Haben Sie wiederkehrende Veranstaltungen, z.B. Festivals, die jedes Jahr stattfinden, dann können Sie sich diese wiederkehrenden Projekte oder Jobs auch auf einen bestimmten Monat eines bestimmtes Jahres legen, so dass Sie dort alle Ihre Vorlagen schnell finden und von dort aus kopieren können.

Optionen

Unten links unter „Optionen“ können Sie einzelne Jobs aus dem Kalender ausblenden. Diese Funktion wird besonders dann interessant, wenn Sie die Synchronisation mit einer Rental-Management-Software nutzen und einige der synchronisierten Jobs nicht ständig im Kalender sehen wollen. Über Filter im Kalender lassen sich ausgeblendete Jobs bei Bedarf auch wieder einblenden.

Außerdem können Sie hier einen Job umwandeln. In einen Einzeljob oder ein Projekt.

Sie können hier auch den Job offiziell absagen oder komplett löschen.

Zeiten erfassen

Ist ein Mitarbeiter fest gebucht, kann seine Arbeitszeit manuell oder per Stempeluhr erfasst werden.

Anwendungsbeispiele

Einzeljob "Besprechung"

Einzeljob

Einen Einzeljob legen Sie an, wenn Sie für maximal einen Tag Personal brauchen, das zur gleichen Zeit beginnt und am gleichen Ort arbeitet. Beispiele wären hier Personal, dass man im Zuge der Arbeitnehmerüberlassung für einige Stunden am Tag verleiht, Videoproduktionen, die ihre Mitarbeiter für ein paar Stunden zum Dreh schicken oder auch interne Besprechungen.

Haupt- und Unterjob

Haupt- und Unterjob

Legen Sie zwei Ebenen an, wenn Personal zu unterschiedlichen Zeiten da sein soll, oder wenn z.B. die Einsatzorte, sprich die Locations, innerhalb eines Jobs unterschiedlich sind.

Ein Beispiel wäre hier der Auf- und Abbau eines Events. Als Hauptjob hätte man dann den Namen der VA mit der kompletten Zeit, also mit den Zeiten von Auf- und Abbau. Die Unterjobs wären dann einmal der Aufbau und der Abbau, die zu unterschiedlichen Zeiten stattfinden.

Projekt - Hauptjob - Unterjob

Projekt - Hauptjob - Unterjob

Alle drei Ebenen braucht man vor allem, wenn man Veranstaltungen hat, die sich über mehrere Tage oder sogar Wochen ziehen. Beispiele hierfür sind Festivals oder auch Touren von Künstlern. Das Projekt würde sich dann über den gesamten Zeitraum der Tour oder des Festivals mit ggf. noch Auf- und Abbauzeiten, ziehen. Bei einem Festival könnten die Hauptjobs dann z.B. die einzelnen Tage oder auch die einzelnen Bühnen sein. Je nachdem, was man aufbaut oder plant. Die Unterjobs wären dann entweder, was an den einzelnen Tagen oder eben an den einzelnen Bühnen passiert.

Bei einer Tour wären die einzelnen Stationen der Tour die Hauptjobs und die Unterjobs die einzelnen Schichten an den Stationen.