Aufgaben
Aufgabe erstellen
Erstellen Sie eine Aufgabe, indem Sie den Titel ins Eingabefeld eintragen. Optional kann man ein Datum und einen Bearbeiter angeben. Durch drücken der Enter-Taste taucht die Aufgabe unterhalb des Eingabefeldes auf. Wenn Sie nun die Aufgabe öffnen, haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen zu hinterlegen. Sie können Dokumente hochladen, Kommentare schreiben, die Priorität festlegen, wenn nötig einen Zeitraum bestimmen, in dem die Aufgabe erledigt werden soll. Sie können angeben, ob die Aufgabe wiederholt werden und ob sie einem Projekt / Job oder einer Aufgabenliste zugeteilt werden soll. Weiterhin haben sie die Möglichkeit Unteraufgaben anzulegen und Arbeitszeiten zu ermitteln.
Unteraufgaben
Zu jeder Aufgabe haben Sie die Möglichkeit Unteraufgaben zu erstellen. Jede Unteraufgabe wird wie eine Aufgabe erstellt und kann auch genauso bearbeitet werden. In der Übersicht sehen Sie automatisch wie viele Unteraufgaben bereits erledigt sind.
Aufgaben bearbeiten
Wenn Sie eine Aufgabe selbst angelegt haben oder als Bearbeiter eingetragen sind, haben Sie die Möglichkeit, detaillierte Angaben zu den einzelnen Aufgaben zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf eine Aufgabe. Im sich nun öffnenden Fenster sehen Sie auf der linken Seite die Übersicht. Hier können Sie eine genauere Beschreibung hinterlegen, Dokumente hochladen oder Kommentare posten.
Auf der rechten Seite befinden sich die Informationen. Hier kann man angeben, wer die Aufgabe bearbeiten soll. Je nach Einstellung wird die Person direkt per Mail benachrichtigt und ist daraufhin in der Lage, die Aufgabe zu bearbeiten.
Durch das Setzen der Priorität wird die Aufgabe zusätzlich in der Liste 'hoch' oder 'höchste' angezeigt, wenn diese Priorität gewählt wurde. Auf jeden Fall wird sie in der entsprechenden Farbe markiert.
Die Fälligkeit einer Aufgabe kann anhand eines Datums oder eines Zeitraums festgelegt werden.
Legt man sich auf eine Wiederholung einer Aufgabe fest, taucht diese als neue Aufgabe auf, sobald die ursprüngliche Aufgabe als erledigt markiert wurde.
Die Übersicht mit den Informationen, den Unteraufgaben und Arbeitszeiten sind ebenfalls rechts über einen Reiter schnell einzusehen.
Die Historie besagt, wer was wann an dieser Aufgabe bearbeitet hat.
Aufgabe auf erledigt setzen
Setzt man den Haken bei erledigt, ist die Aufgabe abgeschlossen und verschwindet aus der Liste, kann aber ganz unten, unter ‘erledigte Aufgaben’, wieder aufgerufen werden.
Aufgabenlisten
Aufgabenlisten helfen Ihnen, einen guten Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen sind, welche eine hohe Priorität besitzen, welche überfällig sind, wann sie erledigt werden müssen und welche von Ihnen selbst erstellt wurden.
Aufgabenlisten erstellen
Neben den gesetzten Aufgabenlisten haben Sie auch die Möglichkeit individuelle Aufgabenlisten zu erstellen. Gehen Sie dazu auf Aufgabenliste hinzufügen. Benennen Sie sie, ordnen Sie sie einem zuvor angelegten Ordner zu und fügen Sie eventuell eine Beschreibung hinzu. In diesen Listen können Sie mehrere Aufgaben erstellen, die dank mehrerer Listen und Ordner in Ihre persönliche Ordnung gebracht werden können.
Aufgabenlisten teilen
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Ihre Aufgabenliste mit Mitarbeitern oder ganzen Benutzergruppen zu teilen. Öffnen Sie dazu oben links das Feld Aufgabenliste teilen.
Erledigte Aufgaben finden Sie am Ende einer Liste durch Klicken auf den roten Text.
Ordner erstellen
Um einen Ordner zu erstellen gehen sie auf Ordner hinzufügen und benennen Sie ihn. Sie haben nun die Möglichkeit die selbst erstellen Aufgabenlisten in diese Ordner zu verschieben. Dabei können sich auch mehrere Listen in einem Ordner befinden.
Aufgaben verschieben
Sie haben die Möglichkeit die einzelnen Aufgaben per drag&drop zuzuweisen. Auch die Positionen der Aufgaben in den einzelnen Listen können auf diese Weise verändert werden. Bitte beachten Sie, dass die Seitenleiste der Aufgabenlisten dafür ausgeklappt sein muss.
Einige Listen bieten spezielle Funktionen, wenn Sie Aufgaben auf diese Listen schieben:
- Verschiebt man eine Aufgabe in 'Mir zugewiesen', wird man automatisch als Bearbeiter eingetragen.
- Verschiebt man eine Aufgabe in 'höchste oder 'hohe Priorität' wird der Status dementsprechend in der Aufgabe geändert.
- Verschiebt man eine Aufgabe in 'Heute' oder 'Diese Woche', wird das Datum dementsprechend angeglichen.
Aufgaben zuordnen
Man kann eine Aufgabe einem Projekt oder Job zuordnen. Auf diese Weise ist sie dann im jeweiligen Projekt oder Job als Aufgabe sichtbar. Ordnet man sie einer Aufgabenliste zu, wird sie automatisch dorthin verschoben.
Unteraufgaben
Zu jeder Aufgabe haben Sie die Möglichkeit Unteraufgaben zu erstellen. Jede Unteraufgabe wird wie eine Aufgabe erstellt und kann auch genauso bearbeitet werden. In der Übersicht sehen Sie automatisch wie viele Unteraufgaben bereits erledigt sind.
Arbeitszeiten
Auch die Arbeitszeiten können zu allen Aufgaben individuell hinterlegt werden. Dabei kann zwischen verschiedenen Kategorien wie Arbeitszeit, Fahrtzeit, Pause oder Schulung (siehe Zeitkategorien) unterschieden werden. Die Tätigkeit kann genauso wie die Uhrzeit individuell eingegeben werden. Ob die Zeiten automatisch genehmigt werden oder nicht ist Sache der Einstellungen.
Sie können sehen, wer die Arbeitszeit wann manuell erfasst hat, können die Arbeitszeiten kopieren, sie im Nachhinein ändern oder ganz löschen.
Zeiten können außerdem per Stempeluhr auf Aufgaben erfasst werden. Sehen Sie hierzu den Abschnitt Zeiterfassung.