Kalenderansicht
Jahresansicht
Hier haben Sie das ganze Jahr mit all Ihren eingetragenen Terminen, Jobs oder auch Geburtstagen im Blick (abhängig von den festgelegten Einstellungen). Jeden dieser Termine können Sie durch Anklicken öffnen und alle Informationen abrufen/bearbeiten. Wenn Sie einen Job für einen bestimmten Tag anlegen wollen, ist dies, durch Klicken auf den jeweiligen Tag, direkt möglich.
Welche Einträge in dieser Ansicht angezeigt werden, lässt sich über die Filterfunktion steuern.
Monatsansicht
Hier haben Sie Ihre Termine und Jobs im monatlichen Überblick. Wenn Sie mit der Maus über einen Job fahren, werden alle relevanten Informationen direkt angezeigt. Gehen Sie auf Job öffnen, wenn Sie diesen genauer anschauen oder bearbeiten wollen. Durch einen Klick öffnet sich die Maske des Jobs direkt.
Um einen Job anzulegen klicken Sie auf das von Ihnen gewählte Datum. Es öffnet sich die Maske, in der Sie nun Ihren neuen Job planen können. Welche Einträge in dieser Ansicht angezeigt werden, lässt sich über die Filterfunktion steuern.
Wochenansicht
In der Wochenansicht sehen Sie direkt einige Informationen zu Ihren Jobs. Welche Informationen das sind bestimmen Sie über 'Wochenansicht konfigurieren'. Diese Funktion finden Sie ganz unten im Reiter Kalender. Hier können Sie auch entscheiden, ob eine Maske mit genaueren Informationen erscheinen soll, wenn mit der Maus über den jeweiligen Job gefahren wird.
Durch Klicken auf den Job öffnet sich die Maske, um diesen zu bearbeiten. Auch hier ist das direkte Anlegen eines Jobs durch Klicken auf das Datum möglich. Welche Einträge in dieser Ansicht angezeigt werden, lässt sich über die Filterfunktion steuern.
Tagesansicht
Die Tagesansicht bietet eine auf Stunden aufgeteilte Übersicht. Was genau in dieser Ansicht erscheint kann wiederum durch das Setzen von Filtern geregelt werden. Außerdem können Sie in dieser Ansicht direkt wählen, ob sie nach Mitarbeitern, Jobs oder der Zeiterfassung angelegt sein soll.
Fährt man mit der Maus über einen Termin, erhält man dessen Informationen. Klickt man dort auf Job öffnen oder direkt auf den Termin, öffnet sich dessen Maske und man kann ihn – je nach Zugriffsrechten - bearbeiten.
Das gleiche gilt für die Wochenvariante, die man innerhalb der Tagesansicht, wenn man oben links auf Woche wechselt, erhält.
Planungsansicht
Achtung, bei dieser Ansicht handelt es sich um eine Ansicht für fortgeschrittene Nutzer. Sie sollte erst dann genutzt werden, wenn Sie bereits Jobs und Mitarbeiter erfasst haben.
In dieser Ansicht sehen Sie zwei Achsen. Je nachdem, welche Filter gesetzt sind, sehen Sie die Jobs auf der einen, die daran beteiligten Mitarbeiter auf der anderen Seite. Die Achsen können auch getauscht werden.
Anhand der farblichen Unterlegung sehen Sie hier auf einen Blick, welche Mitarbeiter angefragt bzw. eingetragen oder verfügbar sind. Welche bereits gebucht wurden, wer abgelehnt hat, wer im Urlaub oder krank ist und wer für den Job nicht verfügbar ist.
Befinden sich Ihre Jobs auf der horizontalen Achse, können Sie, wie gewohnt, die Maske des Jobs durch Anklicken öffnen und – je nach Zugriffsrechten - bearbeiten. Als Administrator können Sie Ihre Mitarbeiter direkt für die Jobs verwalten, indem Sie in die Spalte des jeweiligen Mitarbeiters klicken. Es öffnet sich eine Maske, mithilfe derer Sie den Mitarbeiter anfragen, eintragen, direkt buchen oder auf nicht verfügbar setzen können. Außerdem kann hier eintragen werden um welche Art von Job es sich handelt oder wie die Bezahlung geregelt ist. Die Kategorien bzw. die Bezahlung erfolgt aus den in den Stammdaten angelegten Informationen. Einen bereits angefragten oder gebuchten Mitarbeiter können Sie über diesen Weg wieder stornieren.
Vertauschen Sie die Achsen, so dass sich die Jobs nun auf der vertikale Achse befinden, können Sie wiederum den Job durch Anklicken öffnen und bearbeiten. Als Administrator können Sie auch hier die Mitarbeiter wieder direkt anfragen, buchen oder stornieren, indem Sie, wie oben beschrieben, auf die Spalte des Mitarbeiters im jeweiligen Job gehen. In dieser Ansicht haben Sie außerdem die Möglichkeit, mit Klick auf das Symbol des Auges, den einzelnen Job in der Achsenübersicht zu erhalten.
Auch hier gilt: Welche Einträge in dieser Ansicht angezeigt werden, lässt sich über die Filterfunktion steuern.
Übersichten
Hier erhalten Sie standardmäßig einen monatlichen Überblick, den Sie aber – durch Klicken auf die Daten - auf einen gewünschten Zeitrahmen festlegen können. Den Überblick können Sie entweder in Hinblick auf die Verfügbarkeit, die Jobs oder die Zeiterfassung erhalten.
Verfügbarkeit
Hier haben Sie den monatlichen Überblick über Ferien/ Feiertage, Jobs und welche Mitarbeiter, Freelancer, Dienstleister oder Fahrzeuge wann für welchen Job gebucht, verfügbar oder angefragt sind (abhängig von den gesetzten Filtern). Die jeweilige farbliche Unterlegung gibt dabei, wie unten in der Legende erklärt, den Status an. Bei den Jobs wird die Anzahl der einzelnen Jobs am jeweiligen Datum angezeigt. Klickt man auf die blau unterlegten Zahlen werden die einzelnen Jobs angezeigt, deren Maske man durch erneutes Anklicken öffnen kann. Dadurch erhält man nicht nur dessen Informationen, sondern kann ihn auch bearbeiten (abhängig vom Zugriffsrecht).
Fährt man mit der Maus über die einzelnen Jobs der Mitarbeiter, Freelancer, Dienstleister oder Fahrzeuge, wird der Titel des Jobs angezeigt. Klickt man darauf, kann man wiederum dessen Maske für weitere Informationen öffnen und bearbeiten (Zugriffsrecht).
Klicken Sie auf ein Feld, das nicht farblich unterlegt ist, können Sie als Administrator für den jeweiligen Mitarbeiter Urlaub hinzufügen. Sie können hierbei zwischen Urlaub, Frei, Schule/ Schulung oder Krankmeldung unterscheiden und wenn gewünscht, direkt genehmigen.
Jobs
Klicken Sie hierfür in der Seitenleiste auf Verfügbarkeit und wählen Sie Jobs aus.
Hier sehen Sie links alle Jobs, die im gewählten Monat anstehen. Noch offene Jobs sind rot, bereits fertig geplante Jobs sind grün. Durch Klicken auf den jeweiligen Job erhält man dessen Informationen und kann diesen bearbeiten, wenn der Nutzer über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.
Zeiterfassung
Klicken Sie hierfür in der Seitenleiste auf Verfügbarkeit und wählen Sie Zeiterfassung aus.
Hier sehen Sie die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter. Die farbliche Unterlegungen sind in der Legende am unteren Bildschirmrand erklärt.
Urlaubsübersicht
Neben den Terminen für die einzelnen Jobs haben Sie hier eine Übersicht über die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter, Freelancer oder Dienstleister. Wie gewohnt kann die Auswahl anhand von Filtern gesteuert werden.
Die farbliche Unterlegung ist in der Legende am unteren Bildschirmrand erklärt (abhängig von der gewählten Ansicht). Sie haben hier nämlich die Möglichkeit zwischen Status und Kategorie zu unterscheiden. In der Ansicht Status sehen Sie den Status des Urlaubsantrags. In der Ansicht Kategorie sehen Sie, ob es sich um Urlaub, eine Schulung o.ä. handelt. Unterschiedliche Farben hierfür können Sie unter Verwaltung > Urlaub > Urlaubskategorien wählen.
Klicken Sie auf ein farblich unterlegtes Feld, öffnet sich, abhängig von Ihren Zugriffsrechten, die Maske zur Bearbeitung des Urlaubsantrags. Klicken Sie auf ein noch freies Feld können Sie Urlaube, Frei, Schule/Schulung oder eine Krankmeldung direkt hinzufügen. Zur individuellen Konfiguration der Urlaubskategorien gehen Sie zu Verwaltung > Urlaub & Abewesenheit > Kategorien.
Für jeden Mitarbeiter stehen am Ende der Tabelle die noch verfügbaren Urlaubstage. Diese müssen allerdings vorher in den Stammdaten hinterlegt sein.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, für jeden einzelnen Mitarbeiter eine monatliche Urlaubsübersicht auszudrucken. Neben dem kalendarischen Überblick enthält die Druckansicht eine Liste, in der alle Fehlzeiten genauestens aufgelistet sind.