Zeiten zu Jobs verwalten
Im Job unter dem Icon Arbeitszeiten sehen Sie zunächst die Vorgabe- und Ist-Zeiten für den Hauptjob. Sie können die Arbeitszeiten des Hauptjobs entweder für alle Mitarbeiter oder für einen bestimmten angeben bzw. einsehen - je nach Zugriffsrechten.
Arbeitszeiten Unterjobs
Klicken Sie links auf den rot unterlegten Titel des Hauptjobs, werden Ihnen rechts die Unterjobs mit den jeweiligen Mitarbeitern angezeigt. Wurden bei einem Mitarbeiter bereits Arbeitszeiten erfasst, sehen Sie das an der gelben (Arbeitszeit wird gerade erfasst) oder roten Uhr (Arbeitszeiterfassung beendet) links des Namens - wurde noch keine Arbeitszeit erfasst ist die Uhr schwarz.
Wenn Sie nun mit der Maus über die farbige Uhr fahren öffnet sich ein Fenster mit Informationen über die Vorgabe- und Ist-Zeiten des Mitarbeiters. Sie sehen hier auch, wer diese Zeiten wann und wo erfasst hat. Klicken Sie auf "Arbeitszeiten bearbeiten", um die Zeiten des Mitarbeiters für diesen Unterjob einzusehen bzw. zu bearbeiten - je nach Zugriffsrechten.
Klicken Sie im Fenster auf "Vorgabe-" bzw. "Ist-Zeiten" oder den dazugehörigen Jobs, werden Sie direkt auf den Unterjob weitergeleitet und befinden sich in der Ansicht "Mitarbeiter". Klicken Sie hier wiederum auf das Symbol der Uhr, werden Sie auf die Seite Arbeitszeiten weitergeleitet und können hier die Vorgabe- und Ist-Zeiten zum jeweiligen Unterjob eingeben bzw. die Arbeitszeit per Stempeluhr erfassen.
Liste
Befindet man sich in der Listendarstellung der Arbeitszeiten, kann man dort die Vorgabe- und Ist-Zeiten getrennt voneinander eingeben.
Vorgabe-Zeiten
Tragen Sie hier die von Ihnen veranschlagte Zeit für eine bestimmte Tätigkeit ein. Sie können diese Zeiten auch von anderen Mitarbeitern übernehmen oder sie für alle Mitarbeiter verwenden.
Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Hakens fahren, sehen Sie, wer die Arbeitszeiten wann genehmigt hat. Fahren Sie über das Symbol der Tastatur, wird Ihnen angezeigt, wer die Zeitvorgaben wann manuell erfasst hat. Klicken Sie auf kopieren, erscheint exakt die gleiche Zeile - mit Tätigkeit und Arbeitszeitraum - direkt unterhalb nochmals auf. So müssen Sie bei gleichen Zeitvorgaben nicht jedesmal alles neu eingeben.
Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, erhalten Sie eine Übersicht der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters zum jeweiligen Job.
Mit Klicken auf das rote Kreuz löschen Sie die jeweilige Zeile mit den Arbeitszeiten.
Ist-Zeiten
Die Ist-Zeiten, also die tatsächlich aufgewendete Zeit für eine bestimmte Tätigkeit, kann entweder manuell oder per Stempeluhr erfasst werden. Wie sie erfasst wurde sehen Sie an dem Icon der Tastatur (manuell erfasst) oder des Bildschirms (per Stempeluhr erfasst). Fahren Sie mit der Maus über diese Icons um zu erfahren wer die Zeiten wann erfasst hat. Je nach Einstellungen (Verwaltung > Abrechnung/Zeiterfassung > Allgemein) müssen die eingegebenen Zeiten noch genehmigt werden.
Für die manuelle Erfassung können Sie hier wieder die Zeiten von Mitarbeitern übernehmen oder die Zeiten für alle Mitarbeiter verwenden.
Stempeluhren
Mit Hilfe der Stempeluhr kann jeder Mitarbeiter sein Kommen und gehen abstempeln. Somit ergibt sich eine exakte Zeiterfassung, die automatisch im Projekt für den jeweiligen Mitarbeiter als Ist-Zeit gespeichert wird. Dafür klickt der Mitarbeiter auf das Feld mit seinem Namen, dessen Rahmen sich dadurch gelb färbt. Klickt er dann auf ‘kommen’ fängt die Stempeluhr an zu zählen. Der Mitarbeiter kann dabei auswählen, ob es sich um Arbeitszeit, Fahrtzeit (Fahrer oder Mitfahrer) oder um Schule bzw. eine Schulung handelt. Die Zeitkategorien können in der Verwaltung > Abrechnung/ Zeiterfassung > Zeitkategorien manuell angepasst werden.
Die Stempeluhr läuft nun im Hintergrund so lange weiter, bis der Mitarbeiter auf das Kästchen mit seiner Zeit klickt, so dass sich dieses wieder gelb färbt, und er dann auf ‘Pause’ oder ‘Gehen’ klickt.
Ist für den Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto als Abrechnungsart hinterlegt, werden Pausen - je nach Einstellung - automatisch abgezogen.