Reisekostenabrechnungen
Hier können Reisekostenabrechnungen erstellt werden. Auch sehen Sie eine Übersicht all Ihrer Reisekostenabrechnungen, die ausgedruckt oder heruntergeladen werden können. Als Administrator sehen Sie hier die Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter und deren Status - genehmigt oder ausgezahlt. Zusätzlich können Sie sich für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Übersicht anzeigen lassen, die wiederum ausgedruckt oder heruntergeladen werden kann.
Klicken Sie dazu oben rechts auf das Plus. Geben Sie in der sich nun öffnenden Maske zuerst die Kopfdaten ein. Dies sind allgemeine Informationen zur Abrechnung, wie beispielsweise der Geschäftszweck oder der Buchungsbezug.
Reiseverlauf
Erfassen Sie hier den vollständigen Reiseverlauf, ggf. auch mit zusätzlichen Zwischenstationen. Auf Basis dieser Daten werden anschließend die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen berechnet.
Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
Klicken Sie auf aktualisieren. Basierend auf Ihren Reiseverlauf werden hier die Pauschalen ausgegeben. Falls notwendig können diese Pauschalen auch gekürzt werden, indem Sie die entsprechenden Mahlzeiten anklicken. Dies ist relevant, wenn die Mahlzeiten durch den Arbeitgeber gestellt wurden. Beim Frühstück wird die Pauschale um 20% gekürzt, bei Mittag- und Abendessen jeweils um 40%.
Die hier angegebenen Pauschalen werden nur für das deutsche Reisekostenrecht berechnet und sind nur für Kunden mit Sitz in Deutschland zutreffend.
Fahrtkosten
Erfassen Sie hier Ihre Kilometerpauschale, indem Sie angeben ob es sich um ein privates oder ein vom Unternehmen gestelltes Fahrzeug handelt, dessen Kennzeichen und die gefahrenen Kilometer eingeben. Wenn Sie dies bereits im Fahrtenbuch hinterlegt haben, können Sie es auch direkt daraus importieren.
Belege
Hier können alle Belege wie Tank- oder Hotelrechnungen erfasst werden. Klicken Sie dazu auf weiteren Beleg erfassen. Unter Kategorie finden Sie eine Auswahl aller möglichen Belege. Füllen Sie alle vorgegebenen Felder aus und laden Sie den dazugehörigen Beleg hoch.
Reisekostenabrechnung einreichen
Nachdem alle Felder für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt wurden klicken Sie auf ‘Reisekostenabrechnung einreichen’. Sie werden auf fehlende Informationen hingewiesen und darauf, Ihre Eingaben noch einmal genau zu überprüfen. Auch der Gesamtbetrag der Erstattung wird Ihnen direkt angezeigt.
Prüfen Sie nun noch einmal alle Angaben und klicken Sie anschließend auf "Reisekostenabrechnung einreichen". Der Administrator erhält nun Ihre Reisekostenabrechnung und kann diese entweder genehmigen oder ablehnen. Wurde sie genehmigt, erhält der Mitarbeiter - je nach Einstellung - eine E-Mail, dass die Abrechnung zur Auszahlung bereitgestellt wurde. Andernfalls muss sie nochmal überarbeitet werden.
Unter "Reisekosten" sieht der Mitarbeiter den aktuellen Stand seiner eingereichten Abrechnungen. Diese können jederzeit durch anklicken eingesehen werden.
Reisekosten genehmigen
Reicht ein Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung ein, wird dies dem Administrator im Reiter unter ‘genehmigen’ angezeigt. Klicken Sie auf die eingereichte Abrechnung, damit sie Ihnen angezeigt wird. Prüfen Sie die Angaben, schreiben Sie gegebenenfalls eine Bemerkung dazu und genehmigen oder lehnen Sie sie ab. In beiden Fällen wird der Mitarbeiter per Mail und im System informiert. Die Genehmigung der Reisekostenabrechnung kann von den Nutzern freigegeben werden, die über das entsprechende Recht im System verfügen.
Reisekosten ausbezahlen
Klicken Sie auf ‘Auszahlen’, erhalten Sie eine Auflistung aller genehmigten Reisekostenabrechnungen. Klicken Sie auf eine dieser Abrechnungen, sehen Sie deren Kopfdaten und den Auszahlungsbetrag. Zum Auszahlen setzen Sie einen Haken bei ‘Betrag ausbezahlt’ und ‘Speichern’. Somit ist sie als ausbezahlt markiert und taucht unter dem jeweiligen Mitarbeiter als ‘abgeschlossen’ auf. Der entsprechende Mitarbeiter wird per Mail und im System darüber informiert.
Sie können die Reisekostenabrechnung unter ‘zur Korrektur’ auch an den Mitarbeiter zurückgeben, damit er sie nochmals überarbeiten und neu einreichen kann. Die Bearbeitung der Auszahlung kann (wie die Genehmigung der Reisekostenabrechnung) nur von Nutzern mit entsprechenden Zugriffsrecht vorgenommen werden.
Übersicht
Die Übersicht kann nach Genehmigungs- oder Abrechnungsdatum und Monaten gefiltert werden. Sie erhalten eine Übersicht aller Reisekosten des gewählten Monats, die Sie als PDF ausdrucken oder in den gewohnten Formaten herunterladen können. Als Administrator können Sie außerdem nach Mitarbeitern filtern.