Urlaub anlegen

Ihren Urlaub (oder nicht verfügbare Zeiten für Fahrzeuge) können Sie an unterschiedlichen Stellen anlegen:

• Unter Mein Account > Urlaub auf "weiteren Urlaub hinzufügen"
• In allen Kalenderansichten über das Plus-Zeichen oben rechts
• Unter dem Menüpunkt "Abrechnung" oder "Zeiterfassung" über das Plus-Zeichen oben rechts
• Im Kalender in der Urlaubsübersicht (diese Ansicht ist nur für entsprechende Benutzergruppen verfügbar) durch Klicken auf ein bestimmtes Datum. Je nach Zugriffsrechten kann man hier den Urlaub für alle Mitarbeiter anlegen.

• Im Dashboard Widget "Urlaub"

Wählen Sie im Fenster "Urlaub hinzufügen" den Zeitraum des Urlaubs aus. Fällt der Urlaub auf im System hinterlegte Ferien oder sonstige Hinweiszeiträume, wird das bei der Beantragung angezeigt. Soll der Urlaub nicht ganztägig sein, nehmen Sie den Haken an entsprechener Stelle heraus. Sie können nun eine genaue Uhrzeit oder einen "täglich wiederkehrenden Zeitraum" festlegen. Geben Sie optional den Grund des Urlaubs ein. Die Angabe der Kategorie dagegen ist wichtig, damit das System weiß, von welchem Zeitkonto der Urlaub abgezogen wird:

• Urlaub: pro Urlaubstag wird ein Tag vom Jahresurlaub des Mitarbeiters abgezogen.
• Gleitzeit: pro Urlaubstag wird dem Mitarbeiter die übliche Arbeitszeit als Soll berechnet. Der Gleitzeitsaldo wird somit verringert.
• Schulung/ Schule: diese Kategorie eignet sich dann, wenn der Mitarbeiter arbeiten soll, jedoch keine Zeiten erfassen muss (z.B. bei Schulungen). Es wird automatisch die übliche Arbeitszeit als Soll und Ist-Zeit angenommen.
• Freizeit: verwenden Sie diese Kategorie, wenn kein Zeitkonto belastet werden soll, also der Mitarbeiter hat an diesem Tag frei hat. Es wird weder das Urlaubs- noch das Gleitzeitkonto belastet. Verwenden Sie diese Kategorie bspw, für unbezahlten Urlaub oder Elternzeit.
• Block: bedeutet nur, dass der Mitarbeiter für diesen Tag für keine Anfragen verfügbar ist, also geblockt ist. Diese Kategorie hat keine Auswirkung auf die Zeiterfassung. Der entsprechende Mitarbeiter arbeitet wie gewohnt und erfasst seine Arbeitszeiten.

Bitte beachten Sie, dass Sie beim Anlegen einer neuen Urlaubskategorie (Verwaltung > Urlaub & Zeiterfassung > Kategorien) das richtige Zeitkonto definieren.

Soll der Urlaub oder die Krankmeldung auch an normalerweise freien Tagen (z.B. Wochenende oder Feiertag) gezählt werden, ist der Haken "an freien Tagen relevant" zu setzen. Auf diese Weise kann beispielsweise eine Krankmeldung auch für einen Tag erfasst werden, an dem die betroffene Person normalerweise nicht arbeiten würde, aber disponiert wurde.

Urlaubsvertretung

Wurde unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Allgemein angegeben, dass für eine bestimmte Urlaubskategorie eine Vertretung für den Urlaubszeitraum definiert werden muss, geben Sie hier deren Namen ein. Die Vertretung muss die Urlaubsanträge freigeben, bevor sie an den Vorgesetzten geschickt werden. Ist der Mitarbeiter im gewählten Urlaubszeitraum in einen Job eingeplant, wird ihm das angezeigt. Er hat die Möglichkeit, den "Anfrage- / Buchungsstatus auf "nicht verfügbar" zu setzen".

Ob und von wem der Urlaub genhemigt werden muss definieren Sie unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Allgemein.

Urlaub kopieren

Urlaube können im Urlaubsantrag selbst, oben rechts, kopiert werden. Beispielsweise um die Berufsschultage von Auszubildenden einfach und schnell über längere Zeiträume zu hinterlegen.