Zeiterfassung

In CrewBrain können Sie Zeiten zu Projekten, Haupt- und Unterjobs und zu Aufgaben erfassen. Arbeitszeiten, die keinem Projekt, Job oder Aufgabe zugeordnet werden können, können als "unabhängige Zeiten" erfasst werden. Die Erfassung der Zeiten erfolgt entweder manuell oder per Stempeluhr.

Vorraussetzung dafür, dass Mitarbeiter Ihre Zeiten erfassen können, ist das Anlegen eines Abrechnungszeitraums.

Zeiten zu Projekten erfassen

Zeiten zu Projekten können Sie manuell oder per Stempeluhr erfassen.

Manuell

Öffnen Sie ein Projekt - entweder im Kalender, wenn es mit Datum und Uhrzeit versehen ist oder im Menüpunkt "Projekte". Gehen Sie nun oben rechts auf das Icon der Uhr. Wählen Sie in der Dropdown Liste einen oder alle Mitarbeiter aus und füllen Sie die grauunterlegten Felder aus. Die Tätigkeit ist je nach Einstellungen (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeit / Beschreibung der Arbeitszeit) optional. Wichtig sind das Datum und die Start- und Endzeit. Je nach Einstellungen, müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein). Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Hakens fahren, sehen Sie, wer die Zeiten wann genehmigt hat. Rechts davon sehen Sie, wer die Zeiten wie (manuell oder per Stempeluhr) wann erfasst hat, können die Zeiten kopieren, bearbeiten oder löschen.

Stempeluhr

Öffnen Sie die Stempeluhr in der Desktop-Ansicht, in der WebApp oder die zentrale Stempeluhr. Wählen Sie in der oberen Dropdown Liste das entsprechende Projekt aus und klicken Sie auf "kommen". Auf "Pause" um Pausen zu hinterlegen und auf "gehen", um sich wieder auszustempeln. Die Zeiten werden automatisch im entsptrechenden Projekt hinterlegt. Je nach Einstellungen müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein).

Zeiten zu Jobs erfassen

Arbeitszeiten

Arbeitszeiten Hauptjob

Im Job unter dem Icon Arbeitszeiten sehen Sie zunächst die Vorgabe- und Ist-Zeiten für den Hauptjob. Sie können oben per Dropdown wählen, ob Sie die Arbeitszeiten des Hauptjobs für alle Mitarbeiter oder nur für einen bestimmten angeben bzw. einsehen möchten - je nach Zugriffsrechten.

Liste

Listenansicht Arbeitszeiten

Befindet man sich in der Listendarstellung der Arbeitszeiten, kann man dort die Vorgabe- und Ist-Zeiten getrennt voneinander eingeben. In beiden Fällen füllen Sie die grauunterlegten Felder aus. Die Tätigkeit ist je nach Einstellungen (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeit / Beschreibung der Arbeitszeit) optional. Wichtig sind das Datum und die Start- und Endzeit.

Vorgabe-Zeiten

Tragen Sie hier die von Ihnen veranschlagte Zeit für eine bestimmte Tätigkeit ein. Unter Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeiten / Beschreibung der Arbeitszeit können Sie wählen wie und ob die Tätigkeit erfasst werden soll. Die veranschlagten Zeiten können Sie auch von anderen Mitarbeitern übernehmen oder sie für alle Mitarbeiter verwenden.

Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Hakens fahren, sehen Sie, wer die Arbeitszeiten wann genehmigt hat. Fahren Sie über das Symbol der Tastatur, wird Ihnen angezeigt, wer die Zeitvorgaben wann manuell erfasst hat. Klicken Sie auf kopieren, erscheint exakt die gleiche Zeile - mit Tätigkeit und Arbeitszeitraum - direkt unterhalb nochmals auf. So müssen Sie bei gleichen Zeitvorgaben nicht jedes mal alles neu eingeben.

Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, erhalten Sie eine Übersicht der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters zum jeweiligen Job.

Mit Klicken auf das rote Kreuz löschen Sie die jeweilige Zeile mit den Arbeitszeiten.

Unterhalb der Zeile können Sie alle erfassten Arbeitszeiten auswählen und diese kopieren, für alle Mitarbeiter verwenden oder löschen.

Ist-Zeiten

Die Ist-Zeiten, also die tatsächlich aufgewendete Zeit für eine bestimmte Tätigkeit, kann entweder manuell oder per Stempeluhr erfasst werden.  Wie sie erfasst wurde sehen Sie an dem Icon der Tastatur (manuell erfasst) oder des Bildschirms (per Stempeluhr erfasst). Fahren Sie mit der Maus über diese Icons um zu erfahren wer die Zeiten wann erfasst hat. Je nach Einstellungen (Verwaltung > Abrechnung/Zeiterfassung > Allgemein)  müssen die eingegebenen Zeiten noch genehmigt werden. Klicken Sie auf kopieren, erscheint exakt die gleiche Zeile - mit Tätigkeit und Arbeitszeitraum - direkt unterhalb nochmals auf. So müssen Sie bei gleichen Zeitvorgaben nicht jedes mal alles neu eingeben.

Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, erhalten Sie eine Übersicht der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters zum jeweiligen Job.

Mit Klicken auf das rote Kreuz löschen Sie die jeweilige Zeile mit den Arbeitszeiten.

Unterhalb der Zeile können Sie alle erfassten Arbeitszeiten auswählen und diese kopieren, für alle Mitarbeiter verwenden oder löschen.

Stempeluhren

Arbeitszeiten Stempeluhren

Mit Hilfe der Stempeluhr kann jeder Mitarbeiter sein Kommen und gehen abstempeln. Somit ergibt sich eine exakte Zeiterfassung, die automatisch im Projekt für den jeweiligen Mitarbeiter als Ist-Zeit gespeichert wird. Dafür klickt der Mitarbeiter auf das Feld mit seinem Namen, dessen Rahmen sich dadurch gelb färbt. Klickt er dann auf ‘kommen’ fängt die Stempeluhr an zu zählen. Der Mitarbeiter kann dabei auswählen, ob es sich um Arbeitszeit, Fahrtzeit (Fahrer oder Mitfahrer) oder um Schule bzw. eine Schulung handelt. Die Zeitkategorien können in der Verwaltung > Abrechnung/ Zeiterfassung > Zeitkategorien manuell angepasst werden.

Die Stempeluhr läuft nun im Hintergrund so lange weiter, bis der Mitarbeiter auf das Kästchen mit seiner Zeit klickt, so dass sich dieses wieder gelb färbt, und er dann auf ‘Pause’ oder ‘Gehen’ klickt.

Ist für den Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto als Abrechnungsart hinterlegt, werden Pausen - je nach Einstellung - automatisch abgezogen.  

Arbeitszeiten Unterjobs

Um die Arbeitszeiten für die Unterjobs eines Hauptjobs zu erfassen gehen Sie in der Listenansicht im Hauptjob auf das erste Dropdown-Feld ("Bitte wählen"), und wählen dort den entsprechenden Unterjob aus. Verfahren Sie dann genau wie oben in "Arbeitszeiten Hauptjob".

Arbeitszeiten für Unterjobs können auch direkt in den Unterjobs erfasst werden. Klicken Sie dazu auf das Icon "Unterjobs". In der Übersicht sehen Sie vor jedem Mitarbeiter das Symbol einer Uhr. Klicken Sie darauf, um die Arbeitszeiten wie oben unter "Arbeitszeiten Hauptjob" manuell zu erfassen.

Wurden bei einem Mitarbeiter bereits Arbeitszeiten erfasst, sehen Sie das anhand der Farbe der Uhr:

grün = Arbeitszeit (Ist-Zeit) wurde erfasst

gelb = es wurden Vorgabe-Zeiten erfasst

rot = die erfasste Arbeitszeit weicht stark von den Vorgabe-Zeiten ab

schwarz = es wurde noch keine Arbeitszeit erfasst

Wenn Sie mit der Maus über die farbige Uhr fahren öffnet sich ein Fenster mit Informationen über die Vorgabe- und Ist-Zeiten des Mitarbeiters und wer diese wann und wie erfasst hat. Klicken Sie auf "Arbeitszeiten bearbeiten", um die Zeiten des Mitarbeiters für diesen Unterjob einzusehen bzw. zu bearbeiten - je nach Zugriffsrechten.

Zeiten zu Aufgaben erfassen

Zeiten zu Aufgaben können Sie nur manuell erfassen, nicht über die Stempeluhr. Öffnen Sie dazu die entsprechende Aufgabe - entweder über den Menüpunkt "Aufgaben", im Job unter dem Icon "Aufgaben" oder im Dashboard über das Widget "Aufgaben-Übersicht". Gehen Sie auf "Arbeitszeiten erfassen" und füllen Sie die grauunterlegten Felder aus. Die Tätigkeit ist je nach Einstellungen (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeit / Beschreibung der Arbeitszeit) optional. Wichtig sind das Datum und die Start- und Endzeit. Je nach Einstellungen, müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein). Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Hakens fahren, sehen Sie, wer die Zeiten wann genehmigt hat. Rechts davon sehen Sie, wer die Zeiten wann erfasst hat, können die Zeiten kopieren, bearbeiten oder löschen.

Unabhängige Zeiten erfassen

Damit unabhängige Zeiten (Zeiten die keinem Projekt, Job oder Aufgabe zuzuordnen sind) erfasst werden können muss unter Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein der erste Haken gesetzt sein. Dann ist es möglich unabhängige Zeiten manuell oder per Stempeluhr zu erfassen.

Manuell

Mitarbeiter mit der Abrechnungsart "Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto" können über den Menüpunkt "Zeiterfassung" unabhängige Zeiten erfassen. Klicken Sie dazu in dem Menüpunkt "Zeiterfassung" auf das Pluszeichen oben rechts und dort auf "unabhängige Zeiten" und füllen Sie die grauunterlegten Felder aus. Die Tätigkeit ist je nach Einstellungen (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeit / Beschreibung der Arbeitszeit) optional. Wichtig sind das Datum und die Start- und Endzeit. Je nach Einstellungen, müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein). Auch hier können Sie sehen, wer die Zeiten wann und wie (manuell oder per Stempeluhr) erfasst hat und können die Zeiten kopieren, bearbeiten oder löschen.

Stempeluhr

Über die Stempeluhr in der Desktop-Ansicht, der WebApp oder über die zentrale Stempeluhr können Sie unabhängige Zeiten erfassen. Wählen Sie in der oberen Dropdown Liste "unabhängige Zeiten" und klicken Sie auf "kommen" um sich einzustempeln, für Pausen auf "Pause" und auf "gehen" um sich wieder auszustempeln. Die Zeiten werden automatisch unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" für den entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt. Je nach Einstellungen müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein).

Menüpunkt "Zeiterfassung"

Unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" werden unter “Übersicht” alle  Mitarbeiter mit Gleitzeitkonto aufgelistet. In der Seitenleiste können Sie den aufgelisteten Zeitraum wählen. Die KW, den Monat oder das Jahr. Es werden Ihnen die Anzahl der Jobs, Ist- und Soll-Zeiten, Urlaubstage und Krankmeldungen, die Gleitzeitstunden und die Gleitzeitkappung angezeigt. In der Mitarbeiterliste außerdem die  ungenehmigten Zeiten, die Auszahlung, die Summe aller Zeiten, der Saldo und die restlichen Urlaubstage. So erhalten Sie einen Gesamtübersicht aller geleisteten Stunden im ausgewählten Zeitraum. Diesen können Sie oben im PDF-Format ausdrucken oder im CSV- oder XLSX-Format herunterladen.

Klicken Sie auf die farbig unterlegten gebuchten Jobs eines Mitarbeiters, erhalten Sie eine Übersicht dieser Jobs und können durch nochmaliges Anklicken in den Termin-Dialog jedes einzelnen Jobs gelangen. Durch Klicken auf die farbig unterlegte Personalnummer, den einzelnen Mitarbeiter oder dessen ungenehmigte Zeiten, gelangen Sie in die Zeiterfassung dieses Mitarbeiters.

Über die Seitenleiste können Sie einzelne Mitarbeiter auswählen, um sich deren Arbeitszeiten anzeigen zu lassen. Dies ist in der Wochen-, Monats- und Jahresansicht möglich.

Wochen- und Monatsansicht

Hier sehen Sie - zum Vergleich -  die Zeiten der letzten drei Monate. Unter Informationen sehen Sie neben den Arbeitszeiten im ausgewählten Zeitraum auch die Anzahl der Jobs, für die der Mitarbeiter gebucht wurde. Klicken Sie darauf, erhalten Sie erst einen Auflistung der Jobs, durch nochmaliges Klicken gelangen Sie in den Termin-Dialog jedes einzelnen Jobs.

Unten finden Sie eine tagesgenaue Auflistung der Arbeitszeiten. Diese errechnet sich durch die in den Stammdaten hinterlegten Arbeitszeiten und die Erfassung der Zeit per Stempeluhr oder durch manuelle Zeiterfassung im Job selbst.

Zusätzlich können Sie in der Seitenleiste Haken setzen, ob die genauen Arbeitszeiten und Pausen in der Übersicht angezeigt werden sollen, oder nicht.  Durch setzen eines Hakens bei ‘zukünftige Tage simulieren’, wird Ihnen angezeigt, wieviele Stunden der Mitarbeiter voraussichtlich bis zum Ende des laufenden Monats noch arbeiten wird.

Durch das Klicken auf das Plus oben rechts haben Sie in dieser Ansicht die Möglichkeit weitere Einträge anzulegen. Dazu gehören u.a. weitere Arbeitszeiten, Urlaube, Krankmeldungen oder Auszahlungen. Wie gewohnt kann die Auflistung der Arbeitszeiten im PDF-Format ausgedruckt oder angezeigt werden und im CSV- oder XLSX-Format heruntergeladen werden.

Jahresansicht

Hier sehen Sie die nach Monaten aufgelistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters innerhalb eines Jahres. Durch Klicken auf den farbig unterlegten Monat gelangen Sie in die entsprechende Monatsansicht der Zeiterfassung. Durch Klicken auf die farbig unterlegten gebuchten Jobs, haben Sie wieder die Möglichkeit in deren Termin-Dialog zu gelangen.

Auch in dieser Ansicht können Sie sich die zukünftigen Arbeitstage simulieren lassen, durch Klicken auf das Plus oben rechts weitere Einträge anlegen, die Übersicht im PDF-Format drucken oder die Daten im CSV- oder XLSX-Format herunterladen.