Zeiterfassung

In CrewBrain können Sie Zeiten zu Projekten, Haupt- und Unterjobs und zu Aufgaben erfassen. Arbeitszeiten, die keinem Projekt, Job oder keiner Aufgabe zugeordnet werden können, können als "unabhängige Zeiten" erfasst werden. Die Erfassung der Zeiten erfolgt entweder manuell oder per Stempeluhr.

Vorraussetzung dafür, dass Mitarbeiter Ihre Zeiten erfassen können ist das Anlegen eines Abrechnungszeitraums.

Zeiten zu Projekten erfassen

Zeiten zu Projekten können Sie manuell oder per Stempeluhr erfassen.

Manuell

Öffnen Sie ein Projekt - entweder im Kalender, wenn es mit Datum und Uhrzeit versehen ist oder im Menüpunkt "Projekte". Gehen Sie nun oben rechts auf das Icon der Uhr. Wählen Sie im DropDown einen oder alle Mitarbeiter aus und füllen Sie die grauunterlegten Felder aus. Die Tätigkeit ist je nach Einstellungen (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein > Tätigkeit / Beschreibung der Arbeitszeit) optional. Wichtig sind das Datum und die Start- und Endzeit. Je nach Einstellungen, müssen die Zeiten noch genehmigt werden (Verwaltung > Zeiterfassung > Allgemein). Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des Hakens fahren, sehen Sie, wer die Zeiten wann genehmigt hat. Rechts davon sehen Sie, wer die Zeiten wie (manuell oder per Stempeluhr) wann erfasst hat, können die Zeiten kopieren, bearbeiten oder löschen.

Menüpunkt "Zeiterfassung"

Unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" werden unter “Übersicht” alle  Mitarbeiter mit Gleitzeitkonto aufgelistet. In der Seitenleiste können Sie den aufgelisteten Zeitraum wählen. Die KW, den Monat oder das Jahr. Es werden Ihnen die Anzahl der Jobs, Ist- und Soll-Zeiten, Urlaubstage und Krankmeldungen, die Gleitzeitstunden und die Gleitzeitkappung angezeigt. In der Mitarbeiterliste außerdem die  ungenehmigten Zeiten, die Auszahlung, die Summe aller Zeiten, der Saldo und die restlichen Urlaubstage. So erhalten Sie einen Gesamtübersicht aller geleisteten Stunden im ausgewählten Zeitraum. Diesen können Sie oben im PDF-Format ausdrucken oder im CSV- oder XLSX-Format herunterladen.

Klicken Sie auf die farbig unterlegten gebuchten Jobs eines Mitarbeiters, erhalten Sie eine Übersicht dieser Jobs und können durch nochmaliges Anklicken in den Termin-Dialog jedes einzelnen Jobs gelangen. Durch Klicken auf die farbig unterlegte Personalnummer, den einzelnen Mitarbeiter oder dessen ungenehmigte Zeiten, gelangen Sie in die Zeiterfassung dieses Mitarbeiters.

Über die Seitenleiste können Sie einzelne Mitarbeiter auswählen, um sich deren Arbeitszeiten anzeigen zu lassen. Dies ist in der Wochen-, Monats- und Jahresansicht möglich.

Wochen- und Monatsansicht

Hier sehen Sie - zum Vergleich -  die Zeiten der letzten drei Monate. Unter Informationen sehen Sie neben den Arbeitszeiten im ausgewählten Zeitraum auch die Anzahl der Jobs, für die der Mitarbeiter gebucht wurde. Klicken Sie darauf, erhalten Sie erst einen Auflistung der Jobs, durch nochmaliges Klicken gelangen Sie in den Termin-Dialog jedes einzelnen Jobs.

Unten finden Sie eine tagesgenaue Auflistung der Arbeitszeiten. Diese errechnet sich durch die in den Stammdaten hinterlegten Arbeitszeiten und die Erfassung der Zeit per Stempeluhr oder durch manuelle Zeiterfassung im Job selbst.

Zusätzlich können Sie in der Seitenleiste Haken setzen, ob die genauen Arbeitszeiten und Pausen in der Übersicht angezeigt werden sollen, oder nicht.  Durch setzen eines Hakens bei ‘zukünftige Tage simulieren’, wird Ihnen angezeigt, wieviele Stunden der Mitarbeiter voraussichtlich bis zum Ende des laufenden Monats noch arbeiten wird.

Durch das Klicken auf das Plus oben rechts haben Sie in dieser Ansicht die Möglichkeit weitere Einträge anzulegen. Dazu gehören u.a. weitere Arbeitszeiten, Urlaube, Krankmeldungen oder Auszahlungen. Wie gewohnt kann die Auflistung der Arbeitszeiten im PDF-Format ausgedruckt oder angezeigt werden und im CSV- oder XLSX-Format heruntergeladen werden.

Jahresansicht

Hier sehen Sie die nach Monaten aufgelistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters innerhalb eines Jahres. Durch Klicken auf den farbig unterlegten Monat gelangen Sie in die entsprechende Monatsansicht der Zeiterfassung. Durch Klicken auf die farbig unterlegten gebuchten Jobs, haben Sie wieder die Möglichkeit in deren Termin-Dialog zu gelangen.

Auch in dieser Ansicht können Sie sich die zukünftigen Arbeitstage simulieren lassen, durch Klicken auf das Plus oben rechts weitere Einträge anlegen, die Übersicht im PDF-Format drucken oder die Daten im CSV- oder XLSX-Format herunterladen.