Mitarbeiter

Die Namen aller bereits angelegten Mitarbeiter tauchen direkt in der Seitenleiste auf. Diese können dort direkt nach Namen, Kategorien, Abteilungen, Benutzergruppen oder Deaktivierten gefiltert werden. Klickt man auf einen dieser Mitarbeiter werden dessen persönliche Informationen sichtbar. Diese könne vom Administrator oder, je nach Zugriffsrechten, von dem Mitarbeiter selbst bearbeitet werden.

Mitarbeiter anlegen  

Klicken Sie dazu auf “Mitarbeiter anlegen” oder oben rechts auf das Plus-Zeichen. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie alle relevanten Informationen zu Ihrem Mitarbeiter hinterlegen können. Wenn Sie die Anrede, den Benutzernamen und die Mail-Adresse eingetragen haben und Ihren Mitarbeiter in der Benutzergruppe auf Administrator oder Disponent setzen, dann hat er die Möglichkeit, seine Daten selbst einzutragen.

Die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzergruppen können unter Verwaltung > Mitarbeiter > Benutzergruppen definiert werden.

Persönliche Informationen

Geben Sie als erstes die persönlichen Informationen des Mitarbeiters ein. Füllen Sie dazu die vorgegebenen Felder aus. Unter Verwaltung > Mitarbeiter > Zusatzinformationen können weitere Datenfelder angelegt werden. Sie können hier auch ein Foto des Mitarbeiters hochladen.

Kategorien

Teilen Sie Ihre Mitarbeiter in verschiedene Kategorien ein, um sie leichter zu filtern und einzuteilen. Unter Verwaltung > Mitarbeiter > Kategorien könne Sie auch eigene Kategorien anlegen. Hier könne Sie auch das Skill-Level jedes einzelnen Mitarbeiters angeben. Das hilft Ihnen bei der richtigen Auswahl Ihrer Mitarbeiter.

Benutzergruppen

Mit der Einteilung in die verschiedenes Benutzergruppen erhalten die Mitarbeiter entsprechende Zugriffsrechte. Die Zugriffsrechte jeder einzelnen Benutzergruppe sind unter Verwaltung > Allgemein > Benutzergruppen aufgeschlüsselt und können dort auch vom Administrator geändert werden.

Setzen Sie Ihren Mitarbeiter auf “Kein Zugriff”,  kann dieser nur informativ angefragt oder gebucht werden. Er hat keinen Zugriff zu CrewBrain und erhält keine automatischen Mails.

Abrechnungs-, Zeiterfassungs- und Urlaubszeiträume

Hier können Sie die Abrechnungsart definieren. Möglich ist:

• Abrechnung nach Stunden oder Pauschalen (z.B. für externe Mitarbeiter oder Minijobber)
• Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto (z.B. für fest angestellte Mitarbeiter)
• keine Abrechnung

Jedem Mitarbeiter können in verschiedenen Zeiträumen verschiedene Abrechnungsarten zugewiesen werden. Klicken Sie dazu auf weiteren Abrechnungszeitraum hinzufügen, wählen Sie in der Maske die Abrechnungsart und füllen Sie die vorgegebenen Felder aus.

Eine genaue Anleitung zum Thema Abrechnungs-, Zeiterfassungs- und Urlaubszeiträume finden Sie hier.

Notizen

Hier können Sie Notizen zum jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen.

Dokumente

Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um Dokumente wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, den Lebenslauf, Zeugnisse o.ä. hochzuladen. Klicken Sie auf “anderes Dokument”, falls Ihnen keine der vorgegebenen Kategorien entspricht und geben Sie selbst einen Namen dafür ein. Oder legen Sie unter Verwaltung > Mitarbeiter > Dokumenten-Kategorien eine neue  Kategorie an. Sie können das Dokument benennen, eine Beschreibung hinzufügen und/oder es direkt an den Mitarbeiter senden.

Um Dokumente schneller zu finden könne Sie sie oben filtern. Sie können Filter setzen bei: Kategorie, Name, Freigegeben, Zeitraum oder Gelesen.

Haben Sie bereits ein Dokument hochgeladen, können Sie dieses durch Klicken auf das Dokument-Symbol direkt öffnen und einsehen. Standardmäßig sieht der Mitarbeiter das Dokument erst, wenn es freigegeben wurde.

Zertifikate

Genau wie bei den Dokumenten, könne Sie hier Dateien hochladen. Klicken Sie dazu auf weiteres Zertifikat anlegen. Als Bezeichnung vorgegeben sind hier die Betriebshaftpflichtversicherung, die Gewerbeanmeldung und der Nachweis für die Krankenkasse. Passen die vorgefertigten Kategorien nicht, klicken Sie entweder auf Anderes Zertifikat und benennen es selbst oder sie fügen unter Verwaltung > Mitarbeiter > Zertifikate > Zertifikat anlegen eine weitere Bezeichnung hinzu. Dort können Sie auch angeben, welche Zertifikate für wen verpflichtend sein sollen.

Über mein Account kann jeder Mitarbeiter selber Zertifikate hochladen, die dann geprüft und freigegeben werden müssen.

Notfall-Kontakte

Falls während einer Veranstaltung ein Notfall auftritt, können hier Kontakte hinterlegt werden, die in einem solchen Fall benachrichtigt werden sollen. Über die Benutzergruppen (Verwaltung > Mitarbeiter > Benutzergruppen) wird geregelt, wer Zugriff auf die Notfallkontakte hat. Somit können in akuten Notfällen auch Kollegen auf diese Kontakte zugreifen. Hierfür muss unter Verwaltung > Mitarbeiter > Benutzergruppen > Stammdaten der “Zugriff auf Notfall-Kontakte in akuten Notfällen” auf “lesen” gesetzt werden. (Für Disponenten ist das bereits voreingestellt.)

Unter Stammdaten > Notfallkontakte klickt der entsprechende Kollege dann auf “Notfall-Kontakte anzeigen”. Aus Datenschutzgründen wird der Mitarbeiter vom System gefragt, ob es sich wirklich um einen Notfall handelt. Bejaht er dies, werden alle Administratoren sowie der betroffene Mitarbeiter über den Abruf der Daten informiert und der entsprechende Kollege erhält die Kontakte.

Benachrichtigungen

Hier können Sie eine zweite E-Mail-Adresse hinterlegen, an die automatisch Kopien sämtlicher Benachrichtigungen versendet werden. So kann Ihnen keine Nachricht entgehen.

Sie können außerdem eine Outlook E-Mail-Adresse hinterlegen, damit Ihre Termine direkt in Ihren Outlook-Kalender übernommen werden können. Die hier eingetragene E-Mail-Adresse darf mit der im Account hinterlegten übereinstimmen.

Unter Einstellungen definieren Sie, bei welchen Aktionen in CrewBrain E-Mails versendet werden sollen. Dies kann sinnvoll sein, um nicht bei allen minimalen Änderung mit E-Mails überflutet zu werden. Aber achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Benachrichtigungen stets erhalten. Jeder Mitarbeiter kann diese Einstellungen unter Mein Account für sich selbst vornehmen.

Statistik

Hier haben Sie eine Übersicht über die Logins, die Anfragen, die Verfügbarkeit und die Buchungen Ihrer Mitarbeiter.

Fahrtenbuch

Hier erhalten Sie einen Überblick über das Fahrtenbuch Ihrer Mitarbeiter mit Start-, Endzeit und -Kilometerstand, sowie die Distanz, den Ort (sofern er über GPS ermittelt wurde) und das Fahrzeug.   Unter bearbeiten können Sie den Start- und Endkilometerstand im Nachhinein ändern.

Sehen Sie hier, wie Mitarbeiter Fahrten über die Stempeluhr erfassen.

Arbeitsmittel

Hier können Sie alle Arbeitsmittel erfassen, die Sie an Mitarbeiter ausgehändigt haben. Gehen Sie dazu auf Arbeitsmittel hinzufügen. In der sich nun öffnenden Maske können Sie das jeweilige Arbeitsmittel genau beschreiben und sogar Fotos oder Dateien dazu hochladen. Außerdem kann eine regelmäßige Prüfung oder Inspektion des Arbeitsmittels veranschlagt werden. Der jeweilige Mitarbeiter wird dann per E-Mail darüber informiert.

Die angelegten Arbeitsmittel können durch Filter in den Bereichen Kategorie, Inventar-/ Seriennummer, Hersteller, Bezeichnung, Prüfung oder Status schnell gefunden werden.

Inspektion

Für ausgegebene Arbeitsmittel können Prüfungsintervalle oder Inspektionen hinterlegt werden. Gehen Sie dazu auf “Inspektion hinzufügen”, nachdem Sie ein Arbeitsmittel angelegt haben. Geben Sie nun den Typ der Prüfung, das Datum, wann die Prüfung stattfinden soll, sowie den Namen des Prüfers an. Sie können außerdem Notizen hinterlegen oder Dokumente dazu hochladen. Ganz unten können Sie angeben nach wieviel Tagen, Monaten oder Jahren eine weitere Inspektion durchgeführt werden soll. Der Mitarbeiter wird darüber per E-Mail informiert. Das Prüfungsergebnis (bestanden oder durchgefallen) kann jeder, der eine Inspektion anlegen kann,  im System hinterlegen.