Jobs anlegen

Jobs legen Sie an, indem Sie entweder im Kalender auf ein Datum klicken, oder indem Sie oben rechts auf das Plus klicken und einen Job anlegen. In beiden Fällen öffnet sich eine Maske, in der Sie den kompletten Job inklusive Personal, Unterjobs, Zeiterfassung u.v.m. erstellen können.

Informationen

Auf der linken Seite der Maske werden als erstes alle Job relevanten Informationen eingegeben. Dazu gehören der Titel, das Datum, der Typ und der Status. Typ und Status können unter Verwaltung > Jobs > Job-Typen bzw. Job-Status individualisiert werden.  

Den Disponent, den Kunden, die Location und den Projektleiter können Sie direkt Ihrer Datenbank entnehmen, oder im sich öffnenden Fenster neu anlegen, indem Sie unten auf das Plus klicken und alle relevanten Informationen eingeben.

Für noch detailliertere Informationen können Sie außerdem eine Beschreibung hinterlegen (hier ist die Verwendung von Textvorlagen möglich), Dokumente hochladen (Sie entscheiden, für wen diese freigegeben werden) und Kommentare schreiben. Die Kommentarfunktion agiert dabei wie ein Chat, bei dem Sie bei jedem Kommentar entscheiden können, ob ihn alle, oder nur die Disponenten sehen können. Auch im Chat können Dokumente hochgeladen werden.

Schnelleinstieg

Wenn Sie die Maske eines neuen Jobs das erste Mal öffnen, sehen Sie auf der rechten Seite drei verschiedene Varianten, die Möglichkeiten darstellen, wie Sie Ihren Job weiterplanen möchten. Möchten Sie in erster Linie den Personalbedarf planen, eine Produktion bzw. eine Tour planen, oder wollen Sie erst einmal anfragen, welche Mitarbeiter für Ihren Job zur Verfügung stehen? Die Wahl hängt davon ab, was das Ziel Ihres Jobs ist. Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, werden Sie direkt auf die richtige Seite weitergeleitet.

Personalbedarf Planen (Ein-Tages-Job)

Hier werden Sie direkt auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie angeben können, wie viele Mitarbeiter pro Kategorie Sie für Ihren Job brauchen. Die vom System vor eingegebenen Kategorien sind ‘Helfer’, ‘Lichttechniker’, ‘Rigger’ und ‘Tontechniker’.  Unter Verwaltung > Personal > Kategorien können Sie diese individualisieren und weitere hinzufügen.

Klicken Sie auf ‘Kategorie hinzufügen’ und Sie erhalten direkt einen Überblick über Ihren Personalbedarf. Dieser soll nun mit konkreten Mitarbeitern besetzt werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol ‘Mitarbeiter hinzufügen’:

Es werden Ihnen alle Mitarbeiter dieser Kategorie angezeigt. Diese können Sie nun auswählen und per Drag&Drop entweder anfragen, eintragen oder direkt buchen. Bei der Suche nach den richtigen Mitarbeitern kann mit Filtern gearbeitet werden. Neben Mitarbeitern, Freelancern, Dienstleistern und Fahrzeugen kann auch nach Kategorien, Zertifikaten, Sprachen, Abteilungen, Namen, dem Umkreis, oder dem Skill-Level gefiltert werden.

Direkt buchen

Ziehen Sie Mitarbeiter auf ‘direkt buchen’ können Sie ihnen über das Email-Symbol oben rechts eine Buchungs-Email mit allen wichtigen Informationen zum Job senden. Im System ist der Mitarbeiter als fest ‘gebucht’ für den Job eingetragen. Dies ist beispielsweise für festangestellte Mitarbeiter.