Epirent-Synchronisation

Für Kunden der Software "Epirent" (https://epi.rent) bietet CrewBrain eine automatisierte Schnittstelle, über die Auftragsdaten automatisch nach CrewBrain übertragen werden können.

Synchronisation aktivieren

Um die Synchronisation zu aktivieren ist zunächst ein API-Token notwendig. Dieser kann in Epirent generiert werden und wird anschließend in CrewBrain unter Verwaltung > Schnittstellen > Epirent hinterlegt. Ebenfalls notwendig ist die Angabe der URL, unter der die Epirent-Instanz erreichbar ist. Sind beide Felder gefüllt, kann der Abruf über "API-Abruf testen" getestet werden.

Zugriff auf lokale Epirent-Server

Epirent wird üblicherweise lokal gehostet. Damit CrewBrain auf die Daten in Epirent zugreifen kann ist es daher notwendig, dass der Server von außen per URL oder IP erreichbar ist. Hierfür sind in der Regel Firewall-Freischaltungen und Port-Weiterleitungen im lokalen Netzwerk notwendig. Erst wenn der Zugriff auf die API von außen möglich ist, können die Daten von CrewBrain abgerufen werden.

Hinweise zur Ermittlung der korrekten URL

Die erste Frage ist: auf welchem Port läuft die API? Meist ist es bei Epirent entweder der 8080 oder 8081, das lässt sich in den Epirent-Einstellungen aber auch ändern. Am besten macht man direkt auf dem Rechner, auf dem der Epirent-Server läuft, einen Browser auf und gibt dort folgendes in die Adresszeile ein:

http://localhost:8080/clients

Da sollte euch Epirent entweder mit einer Fehlermeldung oder mit einer Liste der angelegten Mandanten antworten - beides ist ein gutes Zeichen. Wenn da nichts kommt, dann stimmt der Port nicht oder die API ist nicht freigeschaltet.

Wenn das klappt, geht man an einen anderen PC im lokalen Netzwerk und öffnet wieder einen Browser, gibt diesmal aber statt „localhost“ die IP-Adresse des Epirent-Servers an. Auch das sollte dann funktionieren.

Jetzt kommt der eigentliche Schritt der Portfreigabe in der Firewall oder im Router. Sobald diese eingerichtet ist, kann man (am besten über einen PC oder ein Handy außerhalb eures lokalen Netzwerks) versuchen, die öffentliche IP (oder die Dyn-DNS-Adresse) anstelle von „localhost“ in die URL einzutragen. Sobald auch damit entweder die Fehlermeldung oder die Liste der Mandanten bekommt, sollte alles bereit sein und die Adresse kann in CrewBrain eingetragen werden.

Sicherheit bei der Portfreigabe: Durch die Portfreigabe wird die Epirent-API im Internet öffentlich freigebeben. Aus diesem Grund macht es Sinn, die Freigabe auf bestimmte IPs - in dem Fall die IPs unseres Produktions- und unseres Standby-Servers - einzuschränken.

Basis-Einstellungen

Wenn der API-Abruf funktioniert, können zunächst die relevanten Epirent-Mandanten gewählt werden. Anschließend bietet die Synchronisation verschiedene Möglichkeiten, wie Aufträge aus Epirent nach CrewBrain synchronisiert werden können. Diese können wahlweise als Job oder als Projekt in CrewBrain angelegt werden.

Unterjobs

Hinsichtlich der Unterjobs kann gewählt werden, ob der Zeitplan als Unterjobs angelegt werden soll. Wird diese Option gewählt, so werden die Unterjobs auch dann angelegt, wenn keine Service-Positionen für diese Zeiträume vorgesehen sind.

Alternativ kann die Option "Kapitel als Unterjobs" gewählt werden. Hierbei erstellt CrewBrain aus den Kapiteln und den in den Service-Positionen hinterlegten Zeiträumen automatisch die relevanten Unterjobs.

Vorbedingungen

Über die Vorbedingungen kann definiert werden, welche Aufträge nach CrewBrain übernommen werden sollen. Hierbei ist zu beachten, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Auftrag synchronisiert wird. Bedingungen und Optionen, die sowohl "Ja" als auch "Nein" sein können sollten daher ignoriert werden ("nicht prüfen").

Beispiel: Es macht in der Regel Sinn, Abgesagte Aufträge nicht zu synchronisieren. Das Flag "Vermietung" hingegen könnte sowohl für reine Dry-Hire-Jobs als auch für Full-Service-Jobs gesetzt sein. Bei "Vermietung" sollte daher in der Regel eher "nicht prüfen" gewählt werden, da andernfalls auch Full-Service-Jobs nicht oder falsch synchronisiert werden können.

Neben den Optionen aus Epirent besteht auch die Möglichkeit, auf den Epirent-Status zu prüfen. CrewBrain kann keine Statusliste abrufen, daher müssen die Status manuell hinzugefügt werden und es finden während der Synchronisation ein textueller Vergleich mit dem in Epirent hinterlegten Status statt.

Personal

Auch Personaldaten (Mitarbeiter und Freelancer) können direkt aus Epirent übernommen werden. Hierbei ist zu wählen zwischen "Nur neues Personal" oder "Werte regelmäßig aktualisieren". Wird die zweite Variante gewählt, so werden Änderungen in CrewBrain immer mit dem nächsten Lauf der Synchronisation überschrieben. In diesem Fall ist Epirent also das führende System für die Personal(stamm)daten.

Mapping

Termin-Typen & Termin-Status

Sowohl die Termin-Typen als auch die Termin-Status können analog den Vorbedingungen gemappt werden. Basierend auf den Prüfungen lässt sich so bestimmen, welcher Typ oder welcher Status in CrewBrain für einen aus Epirent synchronisierten Auftrag verwendet werden soll. Auch hier kann neben den fix definierten Optionen aus Epirent auch auf den Status in Epirent geprüft werden.

CrewBrain verwendet bei der Synchronisation denjenigen Typ oder Status, auf den die meisten Bedingungen zutreffen und bei dem es keine Ausschlusskriterien (= nicht zutreffende Bedingungen) gibt.

Kategorien

Unter dem Punkt "Kategorien" wird das Mapping der Epirent-Services zu den CrewBrain-Kategorien (z.B. Tontechniker, Lichttechniker, etc.) vorgenommen. Zunächst können über den Button "Epirent-Serviceliste abrufen" die Services abgerufen werden. Anschließend kann für jeden Service definiert werden, ob er synchronisiert werden soll und wenn ja, welche CrewBrain-Kategorie dafür verwendet werden soll.

Kunden & Locations

Die Übernahme von Kunden & Locations erfolgt automatisch, sobald sie in einem Job oder Projekt benötigt werden. Auf Wunsch kann in der Verwaltung jedoch auch die einmalige Synchronisation des gesamten Kunden- oder Location-Bestands aus Epirent nach CrewBrain manuell angestoßen werden. Da bei diesem Prozess je nach Größe der Datenbank sehr viele Daten übertragen werden müssen, kann dieser Abruf mehrere Minuten dauern.

Manueller und automatischer Sync

Der Synchronisationsprozess läuft automatisch alle 2-3 Stunden und hält die Daten somit immer aktuell. Zudem gibt es in CrewBrain in den Kalender-Ansichten oben ein Synchronisations-Symbol, über welches der Prozess auch manuell (für den gesamten Datenbestand) gestartet werden kann. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn gerade ein neuer Auftrag im Quellsystem erstellt wurde.

Zusätzlich zu dieser Möglichkeit, den Sync-Prozess zu starten gibt es das selbe Icon auch in allen synchronisierten Jobs. Dort kann über ein Menü entweder die Synchronisation für diesen einen Job angestoßen oder die Synchronisation für diesen Job bzw. dieses Projekt pausiert werden.

Synchronisation pausieren

Wird die Synchronisation in einem Job oder Projekt über das Kontextmenü pausiert, werden keine Änderungen mehr aus Epirent übernommen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn manuell Änderungen in CrewBrain vorgenommen werden, die nicht mehr zu den ursprünglich aus Epirent übertragenen Daten passen.