Mitarbeiter disponieren

Mitarbeiter

Mitarbeiter anfragen

Mitarbeiter planen Sie entweder über den Schnelleinstieg "Personalbedarf planen" oder über "Kategorien hinzufügen" ein. Die angelegten Kategorien befüllen sie über "Mitarbeiter anfragen" mit konkreten Mitarbeitern. Es werden Ihnen - je nach Auswahl - alle Mitarbeiter, Freelancer, Fahrzeuge oder Dienstleister angezeigt. Diese können Sie nun auswählen und per Drag&Drop entweder anfragen, eintragen oder direkt buchen. Hinter jedem Mitarbeiter sehen Sie dabei die Hochrechnung seiner Personaleinsätze. Bei der Suche nach den richtigen Mitarbeitern kann mit Filtern gearbeitet werden. Es kann nach Kategorien, Zertifikaten, Sprachen, Abteilungen, Standorten, Namen, dem Umkreis, selbst angelegten Zusatzinformationen für Personal oder dem Skill-Level gefiltert werden.

Zu jeder Mitarbeiter-Kategorie können über den Bearbeitungsstift rechts u.a. Notizen hinterlegt werden. Gekennzeichnet durch ein Sternchen können diese Notizen dann auch im Personalplan und in der Unterjob-Übersicht per MouseOver eingesehen werden.

Über "Einstellungen Zeiterfassung" kann außerdem für jeden Job angegeben werden, ob die Pausen für diesen Job bezahlt werden oder nicht und ob garantierte Stunden bezahlt werden - pro Job oder, bei mehreren Unterjobs eventuell pro Tag. Diese garantierten Stunden gelten allerdings nur für Mitarbeiter mit Zeiterfassung, also für Festangestellte. Bei Mitarbeitern oder insbesondere bei Freelancern mit Abrechnung werden garantierte Stunden weiterhin in den Lohn-Einstellungen i, Job hinterlegt.

Sind die Kategorien dann mit konkreten Mitarbeitern besetzt, sehen Sie unter dem Icon "Mitarbeiter" wiederum verschiedene Icons in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters.

Vertrag

Bei Freelancer und Dienstleistern sehen Sie hier ein Icon, das auf den Werkvertrag hinweist. Klickt man darauf, kann der Vertragstext hinterlegt oder aus den Vorlagen übernommen werden. Zudem kann hier gewählt werden, für welche Jobs und Unterjobs der Vertrag gelten soll. Ist der Vertrag erstellt, kann dieser per Klick auf "Speichern&Senden" direkt an den Freelancer oder Dienstleister gesendet werden. Dieser enthält dann eine entsprechende Mail und kann den Vertrag online digital sichten und unterschreiben oder ablehnen.

Lohn

Icons Mitarbeiter

Hier können Sie den Abrechnungsfaktor eingeben. Wird der jeweilige Mitarbeiter nach Stunden, nach Tagessatz oder einem Pauschallohn abgerechnet, können Sie diesen hier eingeben und falls gewünscht, diesen Lohn auch "für alle Unterjobs" mit einem Klick übernehmen. Voreingestellt ist der Lohn, der in den Stammdaten hinterlegt ist. Außerdem können Sie eine garantierte Stundenanzahl sowie eine Lohnstaffelung hinterlegen.

Spesen

Für Mitarbeiter oder Freelancer mit Abrechnung nach Stunden- oder Pauschalen kann man hier auch direkt Spesen erfassen, die automatisch zum Abrechnungsbetrag hinzugefügt werden. Klickt man auf "Spesen", wird man direkt zu den Spesen des entsprechenden Mitarbeiters weitergeleitet. Hier kann man aus vorher angelegten Kategorien (Verwaltung > Personal > Spesen) die entsprechende auswählen, eine Bemerkung hinterlegen, die Anzahl und den Betrag wählen. Dieser Betrag ist dann nicht nur im Job beim Mitarbeiter sichtbar, sondern taucht auch in der Rechnungsbeilage unter "Spesen & Zusatzleistungen" auf. Dort kann dann angehakt werden, ob die Spesen in der Kalkulation und / oder Rechnungsbeilage enthalten sein sollen.

Zeiten

Hier können Sie die Zeiten eines Mitarbeiters einsehen, die bereits auf diesen Job gebucht wurden. Dabei sehen Sie schon an der Farbe der Uhr, ob Zeiten hinterlegt wurden:

schwarz: es wurden noch keine Zeiten erfasst

gelb: es wurden nur Soll-Zeiten erfasst

grün: es wurden Ist-Zeiten erfasst

rot: die erfassten Ist-Zeiten überschreiten die ursprünglich geplante Dauer des Jobs bzw. der Schicht

Durch Klicken auf die Uhr können Sie die genauen Zeiten einsehen und Soll- und Ist-Zeiten manuell hinterlegen.

Erweitert

Anfragedetails

Sehen Sie hier die Details, wer den jeweiligen Mitarbeiter wann angefragt bzw. gebucht hat.

Protokoll

Im Protokoll sehen Sie weitere Details zur Aufgabe des jeweiligen Mitarbeiters. Hier sehen Sie auch, wer diese Details ggf. wann geändert hat.

Auftragsbestätigung

Drucken Sie hier eine Auftragsbestätigung für den Mitarbeiter aus. Unter Verwaltung > Textvorlagen > Auftragsbestätigung können Sie Ihren standardisierten Text definieren.

Berechtigungen

Hier sehen Sie, welche Berechtigungen der jeweilige Mitarbeiter am Job hat und können diese hier auch ändern.

E-Mail

Schreiben Sie den Mitarbeiter hier direkt per Mail an.

Mitarbeiter-Profil

Schauen Sie sich hier das in den Stammdaten hinterlegte Profil des Mitarbeiters an.

Hinweise vom System / Terminüberschneidungen

Taucht bereits im Anfrage-Dialog beim Mitarbeiter ein rotes oder gelbes Ausrufezeichen auf, bedeutet das, dass der Mitarbeiter bereits für einen anderen Job eingeplant ist. Rot bedeutet, dass er exakt zur gleichen Zeit für einen anderen Job eingeplant ist, gelb, nicht zur gleiche Zeit, aber am gleichen Tag. Das gelbe Ausrufezeichen verweist somit auf Ruhezeiten, die eventuell eingehalten werden müssen. Durch Klicken auf das Ausrufezeichen sehen Sie auch, in welchen Jobs der entsprechende Mitarbeiter eingeplant ist und in welchen Status (angefragt, eingetragen oder gebucht). Trotz dieses Hinweises kann der Mitarbeiter aber in weitere Jobs eingeplant werden, das farbige Ausrufezeichen ist dabei immer beim Mitarbeiter zu sehen. Möchten Sie, dass Sie das System aktiv auf diese Doppelbuchung hinweist und Sie sie ggf. sofort stornieren können, dann setzen Sie unter Verwaltung > Jobs > Anfragen & Buchungen den Haken bei "Rückfrage zur Bestätigung bei Anfragen mit Terminüberschneidungen".