Verwaltung

Abteilungen

Existieren in Ihrer Firma mehrere Abteilungen, können Sie sie hier anlegen und deren Abteilungsleiter und Mitarbeiter eintragen.

Mitarbeiter

Benutzergruppen

Bis auf die Benutzergruppe “Administrator” können Sie hier die Rechte aller anderen Benutzergruppen definieren oder neue Gruppen anlegen. Mit den vielen Konfigurationsmöglichkeiten können Sie so die Hierarchie Ihres Unternehmens perfekt abbilden. Denn Schreibrechte können nicht nur “global”, sondern auch auf die eigene Abteilung oder unterstellte Mitarbeiter beschränkt, vergeben werden.  

In den Stammdaten können Sie diese Benutzergruppen Ihren Mitarbeitern zuweisen. Dabei kann ein Mitarbeiter auch mehreren Gruppen zugewiesen werden. In diesem Fall zählt für den Mitarbeiter die Gruppe mit dem “höchsten” Recht. Ist also ein Recht in einer der Gruppen auf “Schreiben” gesetzt, hat er Schreibrechte.

Zusatzinformationen

Legen Sie hier Zusatzinformationen an, die dann in den Stammdaten der Mitarbeiter abgefragt werden.

Zertifikate

Definieren Sie hier, für wen welche Zertifikate Pflicht sind. Sie erhalten dann automatisch einen Hinweis, wenn ein Zertifikat fehlt oder ausgelaufen ist.

Dienstanweisungen/ Bestätigungen

Hier können Sie Ihren Mitarbeitern Weisungen oder auch Einverständniserklärungen zuweisen und bestätigen lassen. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick, welche Anweisungen und Bestätigungen die einzelnen Mitarbeiter gegeben haben und welche eventuell noch ausstehen.

Preislisten für Mitarbeiter/ Freelancer

Definieren Sie hier allgemeine Einkaufspreise für Mitarbeiter und Freelancer. Diese können auf Wunsch direkt in die Abrechnungszeiträume übernommen werden.

Preislisten können auch für Kunden (Verwaltung > Kunden > Preislisten) erstellt werden.

Dokumenten-Kategorien

Hier können die Kategorien für die Dokumente der Mitarbeiter bestimmt oder neue angelegt werden.  Diese kann man dann in den Stammdaten auswählen.

Arbeitsmittel-Kategorien

Hier können die Kategorien für die Arbeitsmittel der Mitarbeiter bestimmt oder neue angelegt werden. Diese kann man dann in den Stammdaten auswählen.

Zeiterfassung

Stempeluhr

Hier kann die Zeiterfassung per Stempeluhr definiert oder deaktiviert werden. Erfolgt die Zeiterfassung per Stempeluhr zentral (z.B. an einem Tablet), müssen die Mitarbeiter eine PIN hinterlegen, mit der sie sich unter http://eigenedomain.crewbrain.com/stempeluhr  autorisieren.

Arbeitssicherheit

Jeder Unfall oder Vorfall, der Auswirkungen auf die Gesundheit eines Mitarbeiters hat, muss gem. DGUV Vorschrift (§24 Abs. 6 Vorschrift 1) dokumentiert werden. CrewBrain bietet eine elektronische Verarbeitung dieser Informationen, sodass diese direkt vom Mitarbeiter im System gespeichert werden können.

Verbandbuch aktivieren

Das elektronische Verbandbuch kann unter Verwaltung > Arbeitssicherheit > Elektronisches Verbandbuch aktiviert werden. Jeder Mitarbeiter hat anschließend unter „Mein Account“ sowohl in der WebApp als auch in der Desktop-Ansicht einen neuen Menüpunkt, über den er die Vorfälle erfassen kann.

Vorfälle erfassen

Gehen Sie unter Mein Account > Elektronisches Verbandbuch auf "weiteren Eintrag hinzufügen. Dort können zu jedem Vorfall die gem. DGUV-Vorschrift benötigten Informationen zum Hergang, den Erkrankungen oder Verletzungen sowie den Erste-Hilfe-Maßnahmen erfasst werden. Vorfälle können sowohl für den aktuell angemeldeten Benutzer als auch für dritte Personen erfasst werden.

Automatische Benachtichtigung

Für jeden Vorfall, der im elektronischen Verbandbuch erfasst wird, werden die Administratoren per E-Mail informiert. Aus Gründen des Datenschutzes enthalten diese Benachrichtigungen nur den Namen der Person, die den Eintrag verfasst hat. Der gesamte Eintrag kann über einen Link in der Mail oder unter Verwaltung > Arbeitssicherheit > Elektronisches Verbandbuch abgerufen werden.

Datenschutz

Da es sich bei den Einträgen im elektronischen Verbandbuch streng genommen um Gesundheitsdaten handelt, ist der Datenschutz gem. DSGVO strikt zu beachten und zu wahren. Die Einträge werden daher standardmäßig nach 5 Jahren gelöscht und sind ausschließlich durch den betroffenen Mitarbeiter, die eintragende Person sowie Benutzer mit Zugriff auf die Verwaltung abrufbar.

Schnittstellen

Über die verschiedenen Schnittstellen können externe Programme automatisiert auf CrewBrain zugreifen (API) oder von CrewBrain automatisiert abgerufen werden (Eventworx und Epirent).

Eventworx

Aktivieren Sie die Schnittstelle. Um sie einzurichten hinterlegen Sie Ihre Eventworx-Subdomain, sowie den API-Token. Diesen erhalten Sie in Eventworx unter Programmeinstellungen > API

Geben Sie dann an, ob die Eventworx-Angebote und -Aufträge als Job oder Projekt synchronisiert werden sollen.

Unter ‘Job-Status’ entscheiden Sie, was synchronisiert werden soll.

Unter ‘Job-Typen’ kann man die Eventworx-Kategorien abrufen.

Wichtig: In Eventworx sind mehrere Kategorien pro Angebot/ Auftrag möglich. In CrewBrain kann man aber nur eine Kategorie auswählen. Es ist daher einfacher, wenn man auch in Eventworx nur mit einer Kategorie arbeitet.

Unter ‘Kategorien’ können die Eventworx-Leistungen abgerufen werden. Entscheiden Sie dann, was synchronisiert werden soll.

Speichern, einige Minuten warten und die Eventworx-Aufträge erscheinen in CrewBrain.

Es werden nur zukünftige Angebote und Aufträge synchronisiert.

Epirent

Aktivieren Sie die Schnittstelle. Wenn Sie Ihre Epirent-URL eingeben, erhalten Sie den API-Token. Klicken Sie auf API-Abruf testen, um die Mandanten-Liste abzurufen.

Entscheiden Sie, ob Aufträge als Jobs oder Projekte übernommen werden sollen.

Die Entscheidung ist abhängig von der Größe der Jobs und wird so für alle Aufträge übernommen.

Tipp: Für die problemlose Gewährleistung der Synchronisation sollte am Anfang höchstens die Vorbedingung ‘Bestätigt’ auf ‘Ja’ gesetzt werden, alle anderen auf ‘nicht prüfen’.  

Ferien und Feiertage

Wenn Ferien und Feiertage im Kalender angezeigt werden sollen, erfassen Sie sie hier manuell. Feiertage werden in der Berechnung der Arbeitszeiten und in Urlaubskontingenten berücksichtigt. Tragen Sie daher nur Feiertage ein, die in Ihrem Land/ Bundesland gelten. Nutzen Sie ansonsten die Funktion ‘Ferien’.

Vertragsinformationen

Hier können die den Tarif jederzeit verlängern oder in einen höheren Tarif wechseln.

Möchten Sie den Tarif nicht verlängern, nehmen Sie einfach den Haken bei ‘Tarif automatisch verlängern’ heraus. Das ist auch am letzten Tag des Tarifs noch möglich.