Urlaub anlegen

Ihren Urlaub (oder die nicht verfügbare Zeit für Fahrzeuge) können Sie an unterschiedlichen Stellen anlegen. Entweder im Kalender in der Urlaubsübersicht (diese Ansicht ist nur für entsprechende Benutzergruppen verfügbar) durch Klicken auf ein bestimmtes Datum oder in allen anderen Kalenderansichten oder dem Menüpunkt "Abrechnung" über das Plus-Zeichen oben rechts. In letzteren Fällen gehen Sie dort auf "Ulaub" und klicken auf "weiteren Urlaub hinzufügen". Den so angelegten Urlaub können Sie nur für sich selber anlegen, in der Urlaubsübersicht können Sie den entsprechenden Mitarbeiter auswählen.

Wählen Sie im Fenster "Urlaub hinzufügen" den Zeitraum des Urlaubs aus. Wenn er nicht ganztägig sein soll, nehmen Sie den Haken an entsprechener Stelle raus. Sie können nun einen genaue Uhrzeit oder einen "täglich wiederkehrenden Zeitraum" festlegen. Geben Sie optional den Grund des Urlaubs ein. Die Angabe der Kategorie dagegen ist wichtig, damit das System weiß, von welchem Zeitkonto der Urlaub abgezogen wird:

Urlaub: pro Urlaubstag wird ein Tag vom Jahresurlaub des Mitarbeiters abgezogen.

Gleitzeit: pro Urlaubstag wird dem Mitarbeiter die übliche Arbeitszeit als Soll berechnet. Der Gleitzeitsaldo wird somit verringert.

Schulung/ Schule: diese Kategorie eignet sich dann, wenn der Mitarbeiter arbeiten soll, jedoch keine Zeiten erfassen muss (z.B. bei Schulungen). Es wird automatisch die übliche Arbeitszeit als Soll und Ist-Zeit angenommen.

Freizeit: der Mitarbeiter hat an diesem Tag frei, es wird weder das Urlaubs- noch das Gleitzeitkonto belastet. Verwenden Sie diese Kategorie bspw, für unbezahlten Urlaub oder Elternzeit.

Block: bedeutet nur, dass der Mitarbeiter für diesen Tag für keine Anfragen verfügbar ist, also geblockt ist. Diese Kategorie hat keine Auswirkung auf die Zeiterfassung. Der entsprechende Mitarbeiter arbeitet wie gewohnt und erfasst seine Arbeitszeiten.

Bitte beachten Sie, dass Sie beim Anlegen einer neuen Urlaubskategorie (Verwaltung > Urlaub & Zeiterfassung > Kategorien) das richtige Zeitkonto definieren.

Wurde unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Allgemein angegeben, dass eine Vertretung für den Urlaubszeitraum definiert werden muss, geben Sie hier deren Namen ein. Die Vertretung muss die Urlaubsanträge freigeben, bevor sie an den Vorgesetzten geschickt werden. Ist der Mitarbeiter im gewählten Urlaubszeitraum in einen Job eingeplant wird ihm das angezeigt. Er hat die Möglichkeit, den "Anfrage- / Buchungsstatus auf "nicht verfügbar" zu setzen".

Ob und von wem der Urlaub genhemigt werden muss definieren Sie unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Allgemein.