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| '''Willkommen beim CrewBrain-Wiki!''' | | '''Willkommen beim CrewBrain-Wiki!''' |
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| Die Firma CrewBrain hat einen Software entwickelt, mit der Sie einfach und effizient Ihren Personalaufwand planen können. Dabei ist uns wichtig, dass das Programm sich Ihren Bedürfnissen anpassen lässt. Dadruch ergeben sich im Programm vielen Anpassungsmöglichkeiten. Um Ihnen den Einstieg in die Software zu erleichert, bzw. Ihnen die Möglichkeit zugeben jederzeit alles nachlesen zu können haben wir dieses Wiki aufgelegt.
| | Mit CrewBrain haben wir eine Softwarelösung entwickelt, mit der Sie einfach und effizient Ihren Personalaufwand planen können. Dabei ist uns wichtig, dass sich die Software Ihren Bedürfnissen anpassen lässt. Dadurch ergeben sich viele Anpassungsmöglichkeiten, die Sie individuell konfigurieren können. Um Ihnen den Einstieg in die Software zu erleichern bzw. Ihnen die Möglichkeit zu geben, jederzeit alles nachlesen zu können, haben wir dieses Wiki erstellt. Viel Spaß beim Durchstöbern! |
| Viel Spaß beim durchstöbern. | |
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| <div style="text-align:center;padding:7px 0px 4px 0px;background-color:#ffffff;border:0px solid #dfdfdf;border-width:1px 0px 0px 0px;">''' | | <div style="text-align:center; padding:7px 0px 4px 0px; background-color:#ffffff; border:0px solid #dfdfdf; border-width:1px 0px 0px 0px; display: flex; justify-content: center; align-items: center; flex-wrap: wrap;"> |
| [[Datei:Tachometer-alt-solid.png|20x20px|link=Dashboard|alternativtext=]]'''[[Dashboard]]''' [[Datei:Check-square-solid.png|20x20px|link=Aufgaben]]'''[[Aufgaben]]''' [[Datei:Calendar-alt-solid.png|20x20px|link=Kalenderansicht]]'''[[Kalenderansicht|Kalender]]''' '''Job/Termine''' [[Datei:List-solid.png|20x20px|link=Meine Jobs]]'''[[Meine Jobs]]''' [[Datei:User-solid.png|20x20px|link=Mein Account]]'''[[Mein Account]]''' '''[[Datei:Stammdaten.png|20px20px|link=Stammdaten]]Stammdaten Abrechnung und Zeiterfassung Stempeluhr Fahrzeuge''' '''Reisekostenabrechnung Fahrtenbuch Verwaltung Protokoll'''</div> | | |
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| | [[Datei:Reisekostenabrechnung.png|20x20px|link=Reisekostenabrechnungen]] <span style="margin-top: 2px;">[[Reisekostenabrechnungen|Reisekostenabrechnung]]</span> |
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| | [[Datei:Verwaltung.png|20x20px|link=Verwaltung]] <span style="margin-top: 2px;">[[Verwaltung]]</span> |
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| | [[Datei:Statistik.png|20x20px|link=Statistik]] <span style="margin-top: 2px;">[[Statistik]]</span> |
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| | [[Datei:Protokoll.png|20x20px|link=Protokoll]] <span style="margin-top: 2px;">[[Protokoll]]</span> |
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| | [[Datei:WebApp.png|20x20px|link=WebApp]][[Smartphone App| <span style="margin-top: 2px;">Smartphone App</span>]] |
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| == Dashboard==
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| Das Dashboard ist eine Übersichtsseite, die individuell bearbeitet und zusammengestellt werden kann. Es gibt im Dashboard die Möglichkeit ein allgemeines [[Dashboard#System Dashboard|Dashboard (System-Dashboard)]] zu erstellen, welches ausschließlich von den Administratoren (oder dem festgelegten Personenkreis) bearbeitet werden kann. Neben dem System-Dashboard hat auch jeder Nutzer die Möglichkeit ein, bzw. mehrere [[Dashboard#Individuelles Dashboard|eigene Dashboards]] anzulegen. Um das Dashboard zu Individualisieren können [[Widget|Widgets]] hinzugefügt werden. Neben dem Hinzufügen von Widgets können Sie die Farbe des einzelnen Widgets und die jeweilige Position ändern. Sind mehrer Dashboards angelegt, bzw. werden genutzt, so können diese im linken Menü ausgewählt werden. Im Menü sehen Sie auch in welchem Dashboard Sie sich gerade befinden.
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| ==Aufgaben == | | <div style="display: flex; margin: 10px 10px 10px 0px"><div style="border: 2px solid #001A33; background-color:#f8f8ff; flex: 1 1 auto; padding: 10px; margin: 0 10px 0 0;"> |
| Neben der "klassischen" Veranstaltungsplanung bietet CrewBrain auch die Möglichkeit [[Aufgaben]] zu erstellen. Diese Aufgaben können sowohl jobunabhängig als auch jobabhängig erstellt werden. Den Aufgabenbereich finden Sie im Hauptmenü. Hier können neue [[Aufgaben|Aufgaben erstellt]], [[Aufgaben#Arbeitszeiten|Arbeitszeiten zu den einzelnen Aufgaben]] gebucht und [[Aufgaben#Aufgaben erledigen|Aufgaben auf erledigt]] gesetzt werden. Um den Überblick zu behalten können [[Aufgaben#Aufgabenlisten|Aufgabenlisten]] erstellt und mit [[Aufgaben#Aufgaben bearbeiten|anderen Nutzern geteilt]] werden.
| | <iframe key="newsletter" height="800px" width="100%" /> |
| | </div> |
| | <div style="border: 2px solid #001A33; background-color:#f8f8ff; flex: 0 0 auto; padding: 10px">[[Datei:Crewbrain Laptop-Smartphone.png|rahmenlos|600x600px|link= ]]</div> |
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| Bereits erstellte Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt [[Aufgaben#Aufgaben bearbeiten|bearbeitet]] werden. Je nach Zugriffsrechten können Sie Aufgaben auch Mitarbeitern zuteilen. Ähnlich wie bei den Jobs können Sie auch bei den Aufgaben [[Aufgaben|Unteraufgaben]] erstellen.
| | </div> |
| | | |} |
| ==Kalender==
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| Der Kalender ist das Herzstück der Software und bietet anhand verschiedenster [[Kalenderansicht|Ansichten]] und [[Filter]] immer genau den Überblick, den Sie brauchen. In jeder Ansicht finden Sie oben rechts vier Symbole, die Ihnen die Möglichkeit bieten einen neuen Kalendereintrag anzulegen, einen Eintrag zu suchen, den Kalender auszudrucken oder ihn herunterzuladen. In jeder [[Kalenderansicht|Ansicht]] können Sie oben rechts das gewünschte Datum wählen. Je nach Ansicht wählen Sie das Jahr, den Monat, die Kalenderwoche oder den Tag. Indem Sie bei 'Heute' vor oder zurück wählen, können Sie sich, wieder je nach Ansicht, durch die Jahre, Monate, Wochen oder Tage bewegen. In jeder Ansicht ist das Setzen von [[Filter|Filtern]] möglich, dadurch wird Ihre Darstellung noch übersichtlicher.
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| ==Job / Termin==
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| Jobs und Termine sind identisch. Welcher Begriff bei Ihnen verwendet wird hängt von den Einstellungen ab. Im Folgenden wird immer der Begriff ‘Job’ verwendet. Jobs sind beim [[Jobs anlegen|Erstellen]] (im Kalender rechts oben über das Plus oder durch Klicken auf ein bestimmtes Datum) erst einmal Einzeljobs, für die immer ein Datum und eine Uhrzeit angegeben werden muss. Jeder Job kann in Haupt-, Unter- und Einzeljobs unterteilt werden. Legt man einen Unterjob an, wird der bisherige Einzeljob automatisch zum Hauptjob. Gemeinsam mit Projekten lassen sich somit bis zu drei Ebenen abbilden.
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| Beispiel:
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| #[[Projekt]] (die Tour einen internationalen Künstlers)
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| #Hauptjob (die Stationen der Tour: Hamburg, München, etc.)
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| #[[Unterjobs|Unterjob]] (die einzelnen Schichten an den Stationen: Aufbau, Veranstaltung, Abbau)
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| In einem Job können Sie Mitarbeiter [[anfragen]], [[eintragen]] oder [[direkt buchen]]. Ist ein Mitarbeiter fest gebucht, kann seine Arbeitszeit [[Zeiten zu Jobs verwalten|manuell]] oder per [[Stempeluhr]] erfasst werden.
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| In jedem einzelnen Job können Sie [[Aufgaben]] erstellen, [[Informationen|Kommentare schreiben]] und/oder [[Informationen|Dokumente hochladen]], [[Rechnungsbeilage|Rechnungsbeilagen]] erstellen, [[Reisekostenabrechnungen|Reisekosten]] angeben, [[Job-Statistik|Statistiken]] anschauen u.v.m. Mit Hilfe der entsprechenden Icons können Sie so Ihre Jobs planen und verwalten.
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| ==Meine Jobs==
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| Hier erhalten alle Mitarbeiter einen schnellen Überblick über ihre anstehenden [[Meine Jobs|Jobs]]. Als Administrator können Sie die Jobs aller Mitarbeiter und Dienstleister einsehen und sie bei Bedarf als Liste für die Mitarbeiter ausdrucken. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen der Jobs fahren, werden rechts dessen Informationen angezeigt. Klicken Sie auf einen Job, öffnet sich dessen vollständige Maske. Je nach [[Benutzergruppen|Zugriffsrechten]] können Sie so den Job bearbeiten. Klicken Sie auf das Druckersymbol, um sich eine tabellarische Ansicht aller Jobs im PDF-Format auszudrucken oder laden Sie die Daten im CSV- oder XLXS-Format herunter. Auch das Datum der angezeigten Jobs kann oben rechts manuell eingestellt werden.
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| ==Mein Account ==
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| Unter [[mein Account]] werden alle persönlichen Informationen eingetragen. Diese sind nur für berechtigte Mitarbeiter sichtbar und relevant für schnelle Absprachen. Neben den klassischen persönlichen Daten können in diesem Bereich noch weitere Daten erfasst werden.
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| ==Stammdaten==
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| In den Stammdaten können Sie [[Mitarbeiter]], [[Freelancer]], [[Dienstleister]], [[Fahrzeuge]], [[Kunden]] und [[Locations]] erfassen. Sie können sich so einen Datenpool anlegen, auf den Sie beim Erstellen von Projekten und Jobs jederzeit zugreifen können. Je nach [[Benutzergruppen|Zugriffsrechten]] können die Mitarbeiter, Freelancer oder Dienstleister ihre Daten selber einspeisen. Dadurch baut sich Ihr Datenpool schnell von selbst auf. Falls Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter bereits in einer Excel-Datei gespeichert haben, können Sie sich mit unserem Support in Verbindung setzen, wir spielen Ihnen diese Liste in CrewBrain ein.
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| ==Abrechnung und Zeiterfassung==
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| CrewBrain unterstützt verschiedene Varianten zur Mitarbeiter-[[Abrechnung]] und [[Zeiterfassung]]. Diese Varianten beziehen sich auf das Angestelltenverhältnis des Mitarbeiters. Freelancer oder Minijobber z.B. werden nach [[Abrechnung nach Stunden oder Pauschalen|Stunden, Pauschalen oder Tagessätzen]] abgerechnet, für Festangestellte wird ein [[Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto|Gleitzeitkonto]] geführt. Als dritte Variante kann als Abrechnungsart noch [[keine Abrechnung]] hinterlegt werden. Ist dies in den Stammdaten hinterlegt, können auf dieser Basis Monatsabrechnungen (als Rechnungsbeilage) erstellt und Zeitkonten (manuell oder per Stempeluhr) erfasst werden.
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| ''Damit das historische Zeitkonto auch nach einer Umwandlung z.B. von einem Mitarbeiter zu einem Freelancer noch korrekt angezeigt wird, ist der Typ des Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Zeitraums hinterlegt. Nach der Umwandlung eines Mitarbeiters oder Freelancers muss daher ein neuer Zeitraum angelegt werden, damit das Zeitkonto korrekt berechnet wird.''
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| ==Stempeluhr==
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| '''''Die Stempeluhr wird erst angezeigt, wenn für den Benutzer unter Stammdaten > Abrechungs- Zeiterfassungs- und Urlaubszeiträume ein [[Abrechnung und Zeiterfassung|Abrechnungszeitraum]] konfiguriert wurde.'''''</blockquote>
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| Die Zeiterfassung per Stempeluhr kann über den [[Stempeluhr in der Desktop-Ansicht|Menüpunkt “Stempeluhr”]], in der [[Stempeluhr in der Webapp|Web App]] oder über eine [[zentrale Stempeluhr]] (z.B. an einem Tablet) erfolgen. Unter ''Stammdaten > Abrechnungs- Zeiterfassungs- und Urlaubszeiträumen > Zeiterfassung'' können Sie für jeden Mitarbeiter angeben, über welche Stempeluhr er seine Zeit erfassen kann. Mit der Stempeluhr können Zeiten zu Projekten, Haupt- , Unterjobs, Aufgaben und für das [[Fahrtenbuch]] erfasst werden. Letzteres erfolgt über die untere DropDown-Liste in der Stempeluhr, für die anderen wählen Sie das Entsprechende aus der oberen Dropdown-Liste aus.
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| Sehen Sie [[Konfiguration Stempeluhr|hier]], wie Sie die Stempeluhr konfigurieren.
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| ==Fahrzeuge==
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| Neben dem Personal können auch Fahrzeuge in Jobs eingeplant werden. Legen Sie dazu unter ''Verwaltung > Fahrzeuge > Kategorien'' Kategorien für Ihre Fahrzeuge an. Die in den [[Fahrzeuge|Stammdaten]] hinterlegten Fahrzeuge können diesen Kategorien zugordnet werden und, analog den Mitarbeiterkategorien, zur Planung genutzt werden. Auf diese Weise ist es möglich, den Bedarf an Fahrzeugen im Voraus in einem Job zu erfassen. Später können die in Frage kommenden Fahrzeuge wie Mitarbeiter im Job [[Kategorien hinzufügen|disponiert]] werden. Sie können einen Fahrer und ggf. Mitfahrer auswählen und [[Zeiten zu Jobs verwalten|Zeiten]] für das Fahrzeug erfassen. Außerdem können Sie Fahrzeuge an verschiedenen [[Standorte|Standorten]] verwalten und [[Inspektionen|Inspektionen und Wartungen]] sowie "[[Urlaub anlegen|Urlaubszeiträume]]" anlegen.
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| ==Reisekostenabrechnung==
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| Hier können [[Reisekostenabrechnungen]] erstellt werden. Auch sehen Sie eine Übersicht all Ihrer Reisekostenabrechnungen, die ausgedruckt oder heruntergeladen werden können.
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| Als Administrator sehen Sie hier die Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter und deren Status - genehmigt oder ausgezahlt. Zusätzlich können Sie sich für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Übersicht anzeigen lassen, die wiederum ausgedruckt oder heruntergeladen werden kann.
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| ==Fahrtenbuch==
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| [[Datei:Fahrtenbuch.png|mini|143x143px|Fahrtenbuch ]]
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| Die Erfassung von Fahrtstrecken erfolgt über die Stempeluhr im Zuge der Arbeitszeiterfassung. Dafür muss unter ''Verwaltung > Abrechnung&Zeiterfassung > Zeitkategorien'' für mindestens eine Zeitkategorie die Zusatzfunktion “Fahrtstrecke” aktiviert werden. Gehen Sie in die Stempeluhr und geben Sie als Zeitkategorie jene mit oben genannter Zusatzfunktion an. Klicken Sie nun auf “Kommen”, gelangen Sie automatisch ins Fahrtenbuch, wählen dort ein Fahrzeug aus und geben den Start-Kilometerstand an. Beim Ausstempeln werden Sie nach dem End-Kilometerstand gefragt. Die Fahrten werden automatisch unter ''Mein Account > Fahrtenbuch'' hinterlegt.
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| ==Verwaltung==
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| In der [[Verwaltung]] können Sie zu allen Bereichen individuelle Konfigurationen vornehmen.
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| Sie können u.a. Bezeichnungen, Typen oder Kategorien nach Ihren Bedürfnissen ändern oder weitere hinzufügen, individuelle Felder mit Zusatzinformationen anlegen oder definieren, oder auswählen, welche Daten in Jobs bzw. Unterjobs übernommen werden sollen. Da ein Großteil dieser Konfigurationen selbsterklärend ist und/oder im Zuge dieser Anleitung unter den einzelnen Punkten bereits angesprochen wurden, wird hier nur auf bestimmte Punkte eingegangen.
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| == Statistik ==
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| Verschaffen Sie sich einen visualisierten [[Statistik|Überblick]] über Projekt, Jobs, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Personalkosten und Arbeitszeiten.
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| ==Protokoll==
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| [[Datei:Ansicht Protokoll.jpg|mini|143x143px|Historie zu einem Job. Anzeige der vorgenommen Änderungen. |alternativtext=]]
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| Hier werden Änderungen an den Stammdaten, Jobs, Aufgaben und vielen weiteren Objekten protokolliert. Das Protokoll zeigt in einer klaren Übersicht alle relevanten Informationen, eventuelle Änderungen und wer diese Informationen wann angelegt hat. Somit können Sie nachvollziehen, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden. Das Protokoll ist in jedem Bereich (Aufgabe, Jobs, Stammdaten, usw.) zu finden (meist unten links in einer Ansicht).
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| == Web App ==
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| Die Web App erhalten Sie, wenn Sie im Browser Ihres Handys Ihre ''eigenedomain''.crewbrain.com eingeben. Diese können sie dann Ihrem Home-Bildschirm hinzufügen.
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| '''Die Web App ist nicht im Play- oder App Store zu finden.'''
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| Gedacht ist die WebApp hauptsächlich für Mitarbeiter, die darüber ihre [[Stempeluhr in der Webapp|Zeiten erfassen]] und eine Übersicht über ihre Jobs, Aufgaben, eventuell Reisekosten und - je nach Abrechnungsart - über ihre Stunden bzw. ihren Lohn erhalten. Auch können sich Mitarbeiter - je nach Zugriffsrechten - darüber selber für Jobs eintragen.
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| Mit der App können [[Jobs in der Web App anlegen|Jobs]], [[Projekte in der Web App anlegen|Projekte]], [[Aufgaben in der Web App erstellen|Aufgaben]] oder [[Reisekostenabrechnungen in der Web App erstellen|Reisekostenabrechnungen]] erstellt, Mitarbeiter disponiert und sowohl Stammdaten - je nach Zugriffsrechten - als auch der eigene Account verwaltet werden. In der Desktop-Ansicht ist dies allerdings deutlich komfortabler.
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