Dienstleister

Das Anlegen eines Dienstleisters funktioniert im Prinzip genauso, wie das Anlegen eines Mitarbeiters. Dienstleistern kann rechts im Profil außerdem eine Farbe und eine Kurzname zugeordnet werden, damit die Dienstleister und die Namen ihrer Mitarbeiter im Job besser zu erkennen sind. Die Angabe einer Abteilung oder eines Standortes, unter dem die Anfragen dann angelegt werden, ist ebenfalls möglich.

Zu jedem Dienstleister können außerdem noch Ansprechpartner und Mitarbeiter hinterlegt werden.

Mitarbeiter

Für jeden Dienstleister können Mitarbeiter im System hinterlegt werden. Entweder über das Stammdaten-Profil des Dienstleisters oder durch den Dienstleister selbst unter "Mein Account". Dort können auch weiterführende persönliche Informationen über die Dienstleister-Mitarbeiter gespeichert werden (beispielsweise Geburtsdaten für Meldelisten o.ä.). Die entsprechenden Profile können anschließend in den Jobs ausgewählt werden.

Jeder Dienstleister kann für sich definieren, nach wie vielen Monaten (Standart: 3 Monate) die Daten der Mitarbeiter wieder gelöscht werden sollen, wenn sie nicht verwendet werden. Wird ein Mitarbeiter also drei Monate lang nicht für zukünftige Veranstaltungen gewählt, löscht das System die personenbezogenen Daten automatisch. Da der Wert durch den Dienstleister vorgegeben wird, liegt es in der Verantwortung des Dienstleisters, die Speicherfrist der Daten sicherzustellen, die er seinen Kunden übermittelt.

Fahrzeuge

Im Stammdaten-Profil der Dienstleister können auch Fahrzeug-Kategorien hinterlegt werden. Dies ermöglicht anschließend das Anfragen und Buchen von Fahrzeugen über die Dienstleister - beispielsweise bei Mietwagen-Anbietern. Auch für Fahrzeuge stehen dieselben Funktionen wie für Mitarbeiter bzw. freie Fahrzeuge im Anfragedialog zur Verfügung und der Dienstleister kann die Verfügbarkeit entsprechend im System hinterlegen.

Automatisches Ausfüllen

Setzt der Dienstleister einen eigenen CrewBrain-Account ein und synchronisiert die Daten, so werden ihm nun bereits im Job gebuchte eigene Mitarbeiter automatisch bei der Rückmeldung an den Kunden ausgewählt und vorgeschlagen. Auf diese Weise müssen die Namen der Mitarbeiter nicht mehr manuell erfasst werden.

Benutzergruppe

Da ein Dienstleister Zugriff auf mindestens die Jobs haben sollte, für die er angefragt wird, muss er auch einer Benutzergruppe angehören. Nutzen kann man dafür unsere vorgefertigte Benutzergruppe "Gast". Diese Benutzergruppe hat nur Zugriff auf Jobs, für die sie angefragt ist. Natürlich können alle Gruppen noch individuell angepasst werden.

Bei den Dienstleistern macht es zusätzlich Sinn, ihnen das Leserecht auf die "Projekt-Basisdaten" zu geben. Auf diese Weise werden die Anfragen im Account des Dienstleisters korrekt gruppiert, auch wenn dieser eigentlich nicht auf Projekte zugreifen kann.