FAQ

Die Benachrichtigunen wurden noch nicht manuell ausgelöst

Wieso erhalten die Mitarbeiter keine Anfrage- oder Buchungsbenachrichtigungen?

Nur Mitarbeiter, die mit Zugriff und Benutzergruppe in den Stammdaten hinterlegt sind, können Benachrichtigungen erhalten.

Öffnen Sie den Job, aus dem heraus der Mitarbeiter keine Anfrage- oder Buchunsbenachrichtigung erhalten hat. Ist hinter dem Namen des Mitarbeiters ein Briefsymbol mit einem roten "x" zu sehen? Dann wurde die entsprechende Benachrichtigung noch nicht manuell verschickt. Gehen Sie dazu auf das E-Mail-Symbol oben rechts und wählen Sie die entsprechende Benachrichtigung aus. Wurde sie verschickt, verschwindet das Briefsymbol mit dem roten "x" und der Mitarbeiter hat die Benachrichtigung erhalten. Überprüfen können Sie das im Job selber, wenn Sie auf die drei Punkte hinter dem jeweiligen Mitarbeiter klicken und dort "Anfragedetails" auswählen. Dort ist der gesamte Anfrageprozess dokumentiert.

Hintergrund, warum diese Benachrichtigungen nicht automatisch versendet werden, ist unser Drag&Drop-System. Lässt man den Mitarbeiter aus Versehen zu früh los, kann er schnell in einer falschen Kategorie landen. Würde er dafür automatisch eine Benachrichtigung erhalten, verwirrt das eventuell den Mitarbeiter. Deshalb muss das an dieser Stelle manuell ausgelöst werden, wie oben beschrieben.

Erhält der Mitarbeiter trotz des manuellen Auslösens der Benachrichtigung keine E-Mail oder Push, wurden diese Benachrichtigungen entweder vom Mitarbeiter selber unterdrückt oder gar global ausgeschaltet. Ersteres können Sie in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters unter "Zugang & Einstellungen" bei "Benachrichtigungen anpassen" überprüfen. Der Mitarbeiter selber kann das in seinem Account unter "Benachrichtigungen" einstellen. Wurde es global ausgeschaltet, schauen Sie bitte unter Verwaltung > System > E-Mail > Typen, ob die entsprechende Benachrichtigung auf "nie" gesetzt wurde.

Wie kann man die vielen Benachrichtigungen von CrewBrain regulieren?

Der Sinn von CrewBrain ist es, dass erstmal jeder über alles im System informiert wird. Daher ist voreingestellt, dass man zu allem Benachrichtigungen erhält. Das kann und sollte jeder Mitarbeiter unter Mein Account > Benachrichtigungen selber einstellen, über was er oder sie benachrichtigt werden will. Wer Zugriff auf die Stammdaten hat, kann die Benachrichtigungen dort unter "Zugang & Einstellungen" für alle Mitarbeiter anpassen.

Sollen bestimmte Benachrichtigungen überhaupt nicht versendet werden, also global ausgeschaltet werden, kann man das unter Verwaltung > System > E-Mail > Typen entsprechend einstellen.

Bitte immer darauf achten, dass keine wichtigen Benachrichtigungen ausgeschaltet werden.

Wie können sich Mitarbeiter selber zu Jobs eintragen?

Setzen Sie dazu den Haken unter Verwaltung > Jobs > Anfragen & Buchungen bei "Mitarbeiter dürfen sich selber zu Jobs anbieten". Dadurch haben die Mitarbeiter bei allen Jobs, die Sie im Kalender sehen, einen extra Button, über den Sie sich selber eintragen können.

Wieso stimmt mein Gleitzeitkonto nicht?

Das Gleitzeitkonto hängt immer damit zusammen, was in den Stammdaten unter "Abrechnung & Zeiterfassung" hinterlegt wurde. Sprechen wir vom Gleitzeitkonto, so ist dort als Abrechnungsart die "Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitkonto" hinterlegt.

• Wieviele Arbeitstage wurden angehakt? Im Normalfall geht man hier von einer 5-Tage-Woche aus, eben so viele Tage, wie Soll-Arbeitszeit berechnet werden soll. Das schließt nicht aus, dass der entsprechende Mitarbeiter auch an Tagen arbeiten kann, die hier nicht angehakt sind. Gerade in der Eventbranche finden viele Jobs am Wochenende statt. Werden hier aber alle Tage angehakt, wird 7x pro Woche Soll-Arbeitszeit berechnet. Dadurch rutscht das Gleitzeitkonto ins Minus.

• Was wurde hier unter "Arbeitszeit" hinterlegt? Stunden pro Tag oder pro Monat? Wurden hier Stunden pro Monat hinterlegt, weiß das System erst am letzten Tag des Monats, wie viele Stunden dem Mitarbeiter am Ende des Monats abgezogen werden sollen. Sprich, bis zum letzen Tag des Monats werden alle erfassten Stunden erstmal auf dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben, um dann am letzen Tag abgezogen zu werden. Das führt im Laufe des Monats zu einer hohen Anzahl an Gleitzeitstunden, weshalb es übersichtlicher ist, die Monatsstunden auf "Arbeitstage aufzuteilen".
• Hat man die Arbeitszeit auf "Arbeitstage aufgeteilt" bzw. hat man die Arbeitszeit pro Tag hinterlegt, sollte man die Werte für "Urlaub, Krank und Freitage" auf "0" belassen. Hat man hier einen Wert eingetragen, kann das auch zu Veränderungen im Gleitzeitkonto führen.

• Werfen Sie dazu auch mal einen Blick in unsere Video-Tutorials. Video Nr. 4 befasst sich mit den Einstellungen der Abrechnungszeiträume.

Schnellerfassung

Wie legt man Unterjobs schnell an?

Ob von Projekt- auf Hauptjob-Ebene oder von Hauptjob- auf Unterjob-Ebene, das Anlegen der jeweils unteren Ebene erfolgt immer gleich, und zwar über die Schnellerfassung. Dort kann man dann schnell, viele weitere Unterjobs anlegen indem man nur den Titel, das Datum und rechts den Personalbedarf eingibt. Geht man unten über "+ Unterjob hinzufügen" öffnet sich eine komplett neue Maske, in der man für jeden weiteren Unterjob alle Informationen erneut eingeben muss. Das ist nicht unbedingt zeitsparend.

Wie hinterlegt man "Homeoffice" bzw. weitere Urlaubs- und Abwesenheitskategorien?

In CrewBrain kann man unter Verwaltung > Urlaub & Abwesenheit > Kategorien eigene Urlaubs - und Abwesenheitskategorien erstellen. So z.B. wenn sich jemand im Homeoffice befindet oder auch für "Kind krank", "Elternzeit" o.ä. Beim Erstellen einer neuen Kategorie ist besonders die Wahl des Zeitkonto ausschlaggebend, damit jemand z.B. keinen Urlaubstag verliert, wenn er im Homeoffice arbeitet. Hier werden die einzelnen Zeitkonten erklärt.