Mit Hilfe der Ausschreibungs-Email können fehlende Postionen (Kategorien) in Jobs oder auch Jobs, in denen noch gar kein Personal hinterlegt ist, zeitsparend gefüllt werden, ohne die Mitarbeiter einzeln in den Job ziehen zu müssen.
Klicken Sie dazu im Job oben rechte auf das Email-Symbol (Mitarbeiter kontaktieren) und wählen Sie "Ausschreibungs-Email senden".
- Wählen Sie als erstes die Kategorien aus, für die Sie Mitarbeiter anfragen wollen. Gelistet sind hier alle Kategorien, die vorher im Job hinterlegt wurden. Klicken Sie dann auf "weiter".
- Rechts sehen Sie, vorgefiltert, die erste Kategorie mit den entsprechenden Mitarbeitern. Möchten Sie die Ausschreibung zusätzlich an Freelancer oder Dienstleister versenden, dann setzen Sie oben die entsprechenden Haken. Auch können Sie, genau wie im Anfragedialog, Filter setzen, um die richtigen Mitarbeiter zu finden. Möchten Sie an alle Mitarbeiter, Freelancer oder auch Dienstleister, die Sie nun rechst sehen, eine Ausschreibungsmail senden, dann klicken Sie einfach unten rechts auf "alle übernehmen". Alternativ können Sie einzelne Mitarbeiter anklicken, damit diese dann links in der Empfängerliste auftauchen. In der Empfängerliste selber kann auch nochmal selektiert werden. Über die Buttons rechts auf der Empfängerlist können entweder diejenigen selektiert werden, die "bereits angefragt" wurden (roter Briefumschlag), diejenigen die zur gleichen Zeit bereits in einem Job sind (rotes Ausrufezeichen) oder diejenigen, die noch Ruhezeiten einhalten müssen (gelbes Ausrufezeichen). Das Löschen einzelner Mitarbeiter ist über das entsprechende "X" möglich.
- Wählen Sie nun nach und nach die gesuchten Kategorien aus und wählen Sie die Mitarbeiter, wie in Schritt 2 erklärt, aus. Sind alle nötigen Mitarbeiter links in der Empfängerliste, können per Haken unten die Jobinformationen (voreingestellt) oder eine "Freitext-Email" angehängt werden.
- Sind alle gewünschten Mitarbeiter in der Empfängerliste klicken Sie unten rechts auf "weiter". Sie erhalten dann einen Überblick, wer, in welchen Kategorien für welche Jobs eine Email erhält. Sind Mitarbeiter in mehreren Kategorien gelistet, können diese auswählen, in welcher Kategorie sie im jeweiligen Job arbeiten möchten.
- Klicken Sie auf "senden", um die Ausschreibungs-Email an die entsprechenden Mitarbeiter zu versenden.
Tipp: Wenn Sie die Ausschreibung aus dem jeweiligen Projekt oder Hauptjob heraus versenden, dann erhalten die Mitarbeiter jeweils nur eine Email oder Push-Benachrichtigung, in der dann alle Unterjobs gesammelt ausgeschrieben sind.
Sie beenden eine Ausschreibung, indem Sie im Job unten den Haken bei "Job fertig geplant" setzen. Dann kann sich kein Mitarbeiter mehr bewerben.
Je nachdem, ob man eine Email oder Push-Benachrichtigung erhält (Mein Account > Benachrichtigungen), wird man entsprechend auf die Ausschreibung hingewiesen und kann sich entsprechend eintragen. Wurde ein Mitarbeiter für mehrere Kategorien angefragt, kann er sich hier entscheiden, für welche Kategorie er sich eintragen möchte. Der Mitarbeiter taucht dann als "verfügbar" in dem Job auf. Der Disponent entscheidet dann, welchen Mitarbeiter er für den Job fest bucht und sendet ihm eine Buchungsmail. Die Mitarbeiter, die nicht ausgewählt wurden, können über das rote X wieder aus dem Job gelöscht werden. Dadurch erhalten sie eine Benachrichtigung, dass die "Anfrage zurückgenommen wurde".