Angefragt werden in erster Linie Mitarbeiter, die eine Wahl haben den Job anzunehmen oder nicht. Beispielsweise Freelancer.
Ziehen Sie einen Mitarbeiter per Drag&Drop auf ‘anfragen’, müssen Sie ihm über das E-Mail-Symbol oben rechts noch eine Anfrage-Email senden, damit der Mitarbeiter die Anfrage auch erhält. Damit Sie das nicht für jeden Mitarbeiter einzeln machen müssen, schicken Sie diese E-Mail dann raus, wenn alle Mitarbeiter disponiert wurden. Alle Mitarbeiter, die Sie bis dahin auf "Anfragen" gezogen haben, tauchen dann gesammelt unter "Anfrage-Email senden" auf. Neben der Möglichkeit einen Freitext oder HTML-Textvorlagen inklusive Formatierung einzugeben, enthält diese E-Mail alle relevanten Informationen des angefragten Jobs, sowie einen Link, mit dem die Verfügbarkeit direkt angegeben werden kann. Die angegebene Verfügbarkeit ist dann im System sichtbar.
Die Kategorien, auf die Sie die Mitarbeiter ziehen, können Sie im Nachhinein, über den grünen Stift, bearbeiten. Es öffnet sich eine Maske, über die Sie die Kategorien innerhalb eines Jobs aufteilen und mit Kommentaren versehen können. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn zunächst nur grob geplant wird und die Disponenten die grobe Planung später detailliert ausarbeiten möchten.
Sie können mehr Mitarbeiter anfragen als vorher in den Kategorien angegeben wurden. Nicht verfügbare Mitarbeiter können mit dem roten "x" am Ende der Zeile wieder aus der Liste entfernt werden. Der entsprechende Mitarbeiter enthält dann automatisch eine E-Mail, dass er aus dieser Kategorie storniert wurde. Um sich die gelöschten oder nicht verfügbaren Mitarbeiter wieder anzeigen zu lassen setzen Sie oben den entsprechenden Haken.
Auch Dienstleister, Fahrzeuge und Räume können, analog der Mitarbeiter oder Freelancer, angelegt werden. Bei den Räumen ist dabei zu beachten, dass standardmäßig nur die Räume der im Job gewählten Location angezeigt werden. Wird keine Location im Job hinterlegt, werden alle verfügbaren Räume aller Locations angezeigt.
Ein Mitarbeiter zählt als “eingetragen”, wenn er im Job hinterlegt ist und verfügbar ist. “Gebucht” ist der Mitarbeiter dann, wenn er nicht nur verfügbar ist, sondern auch der gebucht-Haken gesetzt ist. “Eingetragen” ist also üblicherweise ein Vorstatus zu “gebucht”.
¶ Mitarbeiter sollen sich nur selbst eintragen können, wenn Bedarf im Job vorliegt
In CrewBrain können sich Mitarbeiter oder Freelancer in bestimmten Situationen für Jobs selbst bewerben, bzw. eintragen. Das Verhalten kann in der Verwaltung → Jobs → Anfragen & Buchungen eingestellt werden. Zum Beispiel kann hier der Haken unter Anbieten “Mitarbeiter dürfen sich selbst zu Jobs anbieten (ohne Anfrage oder Ausschreibung) in Verbindung mit “nur für Kategorien mit Bedarf im Job” gesetzt werden, damit sich Mitarbeiter nur bei tatsächlichem Bedarf eintragen können.
¶ Mitarbeiter sollen ihre Verfügbarkeit nach Buchung nicht ändern dürfen
In CrewBrain kann eingestellt werden, dass Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit nach Buchung nicht mehr ändern können. Dazu bitte in Verwaltung → Jobs → Anfragen & Buchungen. Hier gibt es die Optionen “Mitarbeiter dürfen Ihre Verfügbarkeit nach einer Buchung nicht mehr ändern” bzw. “Mitarbeiter dürfen ihre Verfügbarkeit bis x Tage vor Terminbeginn ändern”.