CrewBrain bietet keine gesonderte Funktion, um ein Berichtsheft zu erstellen. Sie können aber die Aufgabenverwaltung so nutzen, dass alle Informationen, die ein Berichtsheft enthalten soll (Dokumentation der täglichen Tätigkeiten + Unterschrift des Ausbilders) in CrewBrain abgebildet werden können.
Da für das Berichtsheft eine Unterschrift notwendig ist, legen Sie als erstes unter Verwaltung > Aufgaben > Zusatzinformationen eine weitere Zusatzinformation. Als Name geben Sie hier z.B. Unterschrift Ausbilder ein und wählen als Feldtyp “Unterschrift”. Damit nur der Ausbilder die Unterschrift hinterlegen kann macht es Sinn, den Haken bei “privat” zu setzen.
Erstellen Sie unter dem Menüpunkt “Aufgaben” einen neuen Ordner (z.B. Berichtshefte). Erstellen Sie dann für jeden Azubi eine eigene Aufgabenliste in dem Sie auf “+Aufgabenliste hinzufügen” klicken. Benennen Sie sie z.B. nach dem Namen des Auszubildenden und ordnen Sie diesen dem zuerst erstelltem Ordner zu (das Erstellen eines übergeordneten Ordners ist wichtig, da wir bei der Zusatzinformation “privat” angehakt haben uns somit nur der Ausbilder in den einzelnen Aufgabenlisten auf das Unterschriftenfeld zugreifen kann).
Klicken Sie nun auf eine dieser Aufgabenlisten und erstellen Sie ein Aufgabe, in dem Sie unter “einen neue Aufgaben hinzufügen” einen Titel eingeben (z.B. tägliche Dokumentation). Klicken Sie auf Enter, so dass die Aufgabe unten erscheint und öffnen Sie sie dort durch anklicken.
Hinterlegen Sie hier bei Bedarf eine Beschreibung, auf jeden Fall rechts den Bearbeiter (der entsprechende Azubi) und stellen Sie die Wiederholung auf täglich oder wöchentlich, je nachdem, wie oft der Azubi die Tätigkeit hinterlegen soll bzw. wann er darüber informiert werden soll.
Damit auch jeder Eintrag gesondert unterschrieben werden kann sollte der Azubi für jeden Eintrag eine Unteraufgabe z.B. mit dem jeweiligen Datum erstellen. Damit es nicht zu Unklarheiten kommt, kann das auch so in der Beschreibung der Aufgabe hinterlegt werden.
In der neu erstellten Unteraufgabe kann der Azubi nun in der Beschreibung seine Tätigkeit hinterlegen.
Da der Ausbilder der Ersteller der Aufgabenlisten ist, erhält er jedesmal, sobald ein Azubi eine Unteraufgabe erstellt bzw. erledigt hat, eine Benachrichtigung darüber. Er sieht dann die Aufgaben unter seinem Menüpunkt “Aufgaben” und kann beim Öffnen seine Unterschrift im Unterschriftenfeld hinterlegen. Optional kann er die Aufgaben auch kommentieren, worüber dann der Azubi per Benachrichtigung informiert wird.