CrewBrain bietet eine automatische Synchronisation mit Microsoft Office 365. Über die Schnittstelle werden alle Anfragen und Buchungen für Jobs sowie optional auch Urlaube an den persönlichen Outlook-Kalender gesandet. Umgekehrt können die Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender in CrewBrain als Fremdkalender dargestellt werden.
Bevor die Synchronisation genutzt werden kann muss die notwendige App-Registrierung von einem Administrator in Microsoft Entra konfiguriert werden. Dies erfolgt analog der Konfiguration den Logins mit Microsoft Azure, erfordert jedoch zusätzliche URLs die ggf. ergänzt werden müssen. Bitte nutzen Sie zur Einrichtung die Anleitung für den Single-Sign-On mit Microsoft Azure. Stellen Sie sicher, dass die zusätzliche URL für den Office 365 Sync wie dort beschrieben hinterlegt ist.
Jeder Benutzer muss die Verknüpfung mit Office 365 anschließend selbstständig herstellen. Dazu kann der Vorgang unter Mein Account > Office 365 gestartet werden. Bei der Verknüpfung werden Berechtigungen auf das Lesen und Schreiben des Outlook-Kalenders angefordert. Sobald die Verknüpfung erfolgreich besteht, kann der primäre Outlook-Kalender ausgewählt werden.
CrewBrain überträgt Daten an Office 365 und ruft auch Termine aus Office 365 ab.
Standardmäßig sendet CrewBrain alle Anfragen und Buchungen automatisch an Office 365 und legt entsprechende Termine im Kalender an. Angefragte Termine sind hierbei “unter Vorbehalt” und gebucht Termine als “Beschäftigt” hinterlegt. Optional besteht die Möglichkeit, auch alle Urlaube aus CrewBrain als ganztägige Termine an Outlook zu senden. Auch diese werden “unter Vorbehalt” oder wenn genehmigt als “Abwesend” angezeigt.
Die gewünschte Sichtbarkeit lässt sich individuell unter Mein Account > O365 für Jobs und Urlaube konfigurieren.
Neue Jobs und Urlaube werden in annähernd realtime übertragen. Es kann ein Versatz von wenigen Minuten entstehen. Bereits bestehende Termine werden automatische übertragen, sobald die Verknüpfung mit Office 365 hergestellt wurde. Diese initiale Übertragung kann mehrere Stunden dauern.
Optional besteht die Möglichkeit, alle Termine aus Outlook auch in CrewBrain in Form eines Fremdkalenders anzuzeigen. Diese können dann sowohl vom Nutzer selbst genutzt als auch für andere Benutzer freigegeben werden. Auf diese Weise können Disponenten beispielsweise die Verfügbarkeit des Mitarbeiters auch basieren auf seinen Outlook-Terminen abfragen.
Neue Termine werden im Abstand von 2-3 Stunden aus Outlook übernommen. Eine Verarbeitung in realtime direkt nach Erfassung in Outlook ist geplant.