Die Personalkalkulation hilft, die Kosten eines Projekts oder Jobs im Voraus auf Basis der geplanten Personalkategorien und deren VK- sowie EK-Preise zu kalkulieren. Der Menüpunkt befindet sich im Job-Dialog innerhalb der Rechnungsbeilage.
¶ Personalbedarf & Preise
Sie sehen hier eine Auflistung des Personalbedarfs unterteilt in Kategorien. Die Anzahl der Mitarbeiter pro Kategorie kann hier, falls nötig, geändert werden. Tragen Sie zunächst den Einkaufspreis (EK) für die jeweilige Mitarbeiterkategorie ein. Diesen können Sie entweder aus einer vorher angelegten Preisliste übernehmen, für jede Kategorie einzeln eintragen oder, falls alle Kategorien den gleichen Lohn erhalten, unterhalb der Liste eintragen und für alle übernehmen.
Die Löhne können nach Pauschalen, Stunden oder Tagessätzen eingetragen werden. Dabei ist bei der Abrechnung nach Stunden die Eingabe einer Lohnstaffelung möglich. Dasselbe gilt für den Verkaufspreis (VK). Sie sehen oben die Kalkulation, sobald Sie die ersten Gehälter eintragen. So können Sie bereits ohne konkret angelegtes Personal eine grobe Kalkulation erhalten.
Für fest angestellte Mitarbeiter wird basierend auf dem im Abrechnungszeitraum hinterlegten Gehalt zzgl. der Lohnnebenkosten ein durchschnittlicher Stundenlohn berechnet und für die Berechnung der Ist-Kosten verwendet.
¶ Pausenregelung
Beinhaltet der Job eine Pause, kann diese rechts des Jobtitels definiert werden und wird dann bei der Kalkulation von der Dauer des Jobs abgezogen. Nicht nur die Dauer der Pause, sondern auch die genaue Uhrzeit kann hier hinterlegt werden. Somit ist es z.B. möglich, Zuschläge in der Kalkulation korrekt zu berechnen. Diese Pause wird dann auch in der Rechnungsbeilage berücksichtigt.
¶ Zuschläge
Auch Zuschläge können über die Personalkalkulation bereits berechnet werden. In diesem Fall ist jedoch wichtig, dass die Zuschläge über die Preislisten definiert werden. Eine Preisliste kann entweder global (Verwaltung > Kunden > Preislisten) oder im Kundenprofil angelegt werden.
¶ Ausgabe
In den Einstellungen der Personalkalkulation können Sie können Sie nochmal genauer definieren, was genau dort aufgelistet wird. Werden z.B. in einem Projekt mehrere Kunden in den Jobs verwendet, lassen sich mit der entsprechenden Option in den Einstellungen, individuelle Personalkalkulationen je Kunde erzeugen. Anschließend kann die Kalkulation als PDF exportiert werden.
¶ Versand an den Kunden
Die Kalkulation kann aus einem Job oder Projekt heraus zur Unterschrift an den Kunden versandt werden. Gehen Sie dazu auf die Druckansicht “Kalkulation” und dann auf “Dokument senden..” Auf diese Weise kann vom Kunden die finale Freigabe zur Durchführung, basierend auf der Kalkulation, eingeholt werden.